การปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการพัสดุและไปรษณีย์ด้วยระบบดิจิทัล ระบบ Post Ofiice UBU มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

1. สภาพปัญหาเดิม (Background & Problems)

    กองกลาง มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เคยดำเนินกระบวนการรับ-ส่งพัสดุโดยพึ่งพาเอกสารกระดาษและแรงงานคนเป็นหลัก (Manual & Paper-based Process) ตามคู่มือปฏิบัติงาน พ.ศ. 2561 ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาสำคัญ ดังนี้:

   1.ความคลาดเคลื่อนและผิดพลาด: เกิดจากการจำหน่ายซองและบันทึกข้อมูลด้วยลายมือ รวมถึงการกรอกเลขพัสดุ 13 หลักลงในสมุดมือ ทำให้ค้นหาย้อนหลังไม่ได้หรือสืบค้นได้ยาก

    2. การทำงานซ้ำซ้อน (Double Entry): บันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนหลายจุดระหว่างหน่วยงานต้นทาง กองกลาง และบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด

    3. ขาดความโปร่งใสและตรวจสอบยาก: การตรวจสอบพัสดุใช้เวลานาน ขาดความแม่นยำ และไม่มีระบบติดตามสถานะแบบ Real-time ทำให้ผู้ใช้บริการไม่สามารถตรวจสอบสถานะได้ด้วยตนเอง (ลักษณะเปรียบเสมือน "กล่องดำ" หรือ Black Box)

    4. ความล่าช้าในกระบวนการ: การค้นหาเอกสารย้อนหลังต้องรอผู้รับผิดชอบค้นหาให้ และกระบวนการรับเข้า-ส่งออกต้องเขียนชื่อรับในสมุดทุกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนมือ

 

2. วัตถุประสงค์ของการปรับปรุง

     1. ยกเลิกการบันทึกเลขพัสดุและลงทะเบียนด้วยมือร้อยละ 100 โดยเปลี่ยนมาใช้บาร์โค้ดและฐานข้อมูลกลางเพื่อลดงานซ้ำซ้อนและความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล

      2. ลดระยะเวลาในขั้นตอนการคัดแยกและลงทะเบียนพัสดุ พร้อมคืนกำลังคนให้สามารถไปปฏิบัติภารกิจสำคัญอื่น

      3. ยกระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ ด้านการบริหารจัดการพัสดุ-ไปรษณีย์

 

3. เครื่องมือและกรอบแนวคิดในการพัฒนา

     ประยุกต์ใช้กรอบแนวคิด Lean Management ร่วมกับระบบดิจิทัล (Digital-Lean Process) ผ่านเครื่องมือต่างๆ ได้แก่:

      1. DOWNTIME: วิเคราะห์ความสูญเปล่าในกระบวนการเดิม (เช่น Defects, Overproduction, Waiting, Extra-processing)

       2. SIPOC Analysis: วิเคราะห์กระบวนการทำงานเดิมและใหม่ในมิติ Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers

       3. SWIMLANE Diagram: จัดทำผังงานการไหลของงาน (Workflow) ระหว่างหน่วยงานเพื่อค้นหาจุดขวดคอ

       4. หลักการ ECRS: ปรับปรุงกระบวนการทำงานผ่านการตัดขั้นตอน การลดความซ้ำซ้อน การจัดลำดับใหม่ และการรวมขั้นตอน

       5. ระบบ Post Office UBU: พัฒนาร่วมกับสำนักเทคโนโลยีสารสนเทศและทรัพยากรการเรียนรู้ โดยนำระบบออนไลน์ ฐานข้อมูลบาร์โค้ด การติดตามสถานะแบบ Real-time และ Dashboard มาใช้

 

4. การปรับปรุงกระบวนการตามหลัก ECRS (รวม 8 ขั้นตอน)

กระบวนการส่งออก:

     1. การจัดทำใบนำส่ง/ทะเบียนควบคุม: ยกเลิกสมุดและใบนำส่งมือ 100% เปลี่ยนไปใช้ Booking List พร้อม Barcode จากระบบ (Eliminate)

     2. การตรวจสอบพัสดุรับเข้า: เปลี่ยนจากการตรวจด้วยสายตาที่ละชิ้น มาใช้ Handheld Scanner สแกนบาร์โค้ด (Simplify)

     3. การบริหารเวลาส่งของ: กำหนดเวลารอบ Cut-off ใหม่เป็น 10.30 น. เพื่อให้ทันรอบบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด และลดปัญหาพัสดุตกค้างข้ามวัน (Rearrange)

    4. การจัดทำรายงาน/สถิติ: ใช้ Dashboard และการ Export Report จากฐานข้อมูลกลาง แทนการคีย์ข้อมูลซ้ำลง Excel (Eliminate)

 

กระบวนการรับเข้า:

       1. การลงทะเบียนพัสดุ: ยกเลิกการจดเลขบาร์โค้ด 13 หลักลงสมุด โดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดนำเข้าสู่ระบบโดยตรง (Eliminate)

      2. การตรวจสอบหน่วยงาน: ให้ระบบดึงข้อมูลรหัสจากจ่าหน้าและฐานข้อมูลกลางอัตโนมัติ แทนการอ่านจ่าหน้าและค้นหาด้วยมือ (Simplify)

       3. การแสดงสถานะ Real-time: ผู้รับบริการสามารถติดตามสถานะพัสดุได้ทันทีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Rearrange)

       4. การสรุปรายงานรายเดือน: ใช้การกดปุ่ม Export Report จากระบบได้ทันที แทนการนับในสมุดกระดาษและคีย์ลง Excel ใหม่ (Combine)

 

5. ผลการดำเนินงานและตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPIs)

 

มิติการประเมิน / ตัวชี้วัด	ก่อนปรับปรุง	หลังปรับปรุง	ผลการเปลี่ยนแปลง / สถานะ
ภาระเวลาปฏิบัติงาน (งานส่งออก)	60 นาที/รอบ	15 นาที/รอบ	ลดลง 45 นาที/รอบ (ลดลงร้อยละ 75)
ภาระเวลาปฏิบัติงาน (งานรับเข้า)	90 นาที/รอบ	30 นาที/รอบ	ลดลง 60 นาที/รอบ (ลดลงร้อยละ 66.67)
ภาระเวลาปฏิบัติงานรวม (รับเข้า + ส่งออก)	150 นาที/รอบ	45 นาที/รอบ	ลดลง 105 นาที/รอบ (ลดลงร้อยละ 70)
สัดส่วนการยกเลิกเขียนมือ/บันทึกซ้ำ	มีการเขียนมือและลงสมุดซ้ำซ้อน	ร้อยละ 100	ยกเลิกการเขียนมือ/ลงทะเบียนซ้ำได้ 100%
ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ	-	4.55 / 5.00 คะแนน	บรรลุเป้าหมาย (เป้าหมายไม่น้อยกว่า 4.50 คะแนน)
การลดภาระงานบุคลากร (FTE Equivalent)	-	ลดลง 2,310 นาที/เดือน	เทียบเท่า 0.25 FTE (คืนเวลาทำงานร้อยละ 25 ของบุคลากร 1 คน)

 

6. ผลกระทบและการนำไปใช้ประโยชน์ (Impact & Future Direction)

    1. สร้างต้นแบบกระบวนการ Lean-Digital: พัฒนากระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงระบบออนไลน์เข้ากับการวิเคราะห์ความสูญเปล่า ช่วยลดต้นทุนเวลาและกำลังคน

    2. ยกระดับความโปร่งใสของข้อมูล: ระบบ Real-time Tracking ช่วยให้ผู้รับบริการสืบค้นและตรวจสอบย้อนหลังได้ด้วยตนเอง

    3. การถ่ายทอดองค์ความรู้: สามารถถ่ายทอดผ่านคู่มือแนวปฏิบัติ ตาราง ECRS ผังงาน SWIMLANE และสูตรคำนวณภาระเวลาปฏิบัติงาน

    4. แนวทางขยายผลในอนาคต: สามารถนำต้นแบบ Lean-Digital ไปปรับใช้ต่อยอดกับงานธุรการที่มีเอกสารจำนวนมากในส่วนงานอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีได้