การพัฒนากระบวนงานบริหารพัสดุ ส่วนการจำหน่ายและลงจ่ายออกจากทะเบียน มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ด้วยระบบสารสนเทศ UBUFMIS HUB
สกัดองค์ความรู้ KM: การพัฒนากระบวนงานบริหารพัสดุ ส่วนการจำหน่ายและลงจ่ายออกจากทะเบียน มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ด้วยระบบสารสนเทศ UBUFMIS HUB
ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน | พัฒนากระบวนการทำงาน
ชื่อผลงาน: การพัฒนากระบวนงานบริหารพัสดุ ส่วนการจำหน่ายและลงจ่ายออกจากทะเบียน มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ด้วยระบบสารสนเทศ UBUFMIS HUB
ชื่อเจ้าของผลงาน: นายพงศ์ปณต ทองแท่น กองคลัง สำนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
1. วัตถุประสงค์และที่มาของโครงการ
ความสำคัญ: สินทรัพย์ของมหาวิทยาลัยถือเป็นส่วนสำคัญในการจัดทำรายงานทางการเงินประจำปีงบประมาณ
ข้อจำกัดเดิม: เดิมทีทั้ง 15 ส่วนงานหลักในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีใช้โปรแกรม Excel แยกกันจัดทำและบริหารทะเบียนทรัพย์สิน ทำให้ขาดฐานข้อมูลศูนย์กลาง
เป้าหมายการพัฒนา:
- รวมฐานข้อมูลทรัพย์สิน 15 ส่วนงานหลัก รวม 90,434 รายการ เข้าสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลางเดียวกัน (Centralized Database Architecture บนระบบ Oracle)
- ลดขั้นตอน ระยะเวลา และลดการใช้เอกสารกระดาษ (Paperless)
- เปลี่ยนผ่านกระบวนงานบริหารพัสดุสู่ ระบบอิเล็กทรอนิกส์แบบเต็มรูปแบบ (100%)
2. สถาปัตยกรรมระบบและกระบวนงานดิจิทัล (Workflow)
- การบูรณาการฐานข้อมูลศูนย์กลาง: เจ้าหน้าที่พัสดุระดับส่วนงานตรวจสอบความถูกต้อง หัวหน้าส่วนงานอนุมัติผ่านระบบ UBUFMIS HUB และประมวลผลรายงานฐานทรัพย์สินภาพรวม
- กระบวนการตรวจนับพัสดุประจำปี: ระบบแสดงรายละเอียดครุภัณฑ์เพื่อให้คณะกรรมการตรวจนับบันทึกสถานะคงเหลือและหมายเหตุ (ชำรุด เสื่อมสภาพ สูญหาย หรือหมดความจำเป็น)
- กระบวนการสอบหาข้อเท็จจริง: จำแนกสถานะพัสดุตามความเห็นคณะกรรมการตรวจนับ แล้วให้คณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริงบันทึกความเห็นผ่านระบบ
- กระบวนการจำหน่ายและลงจ่าย: คณะกรรมการจำหน่ายพัสดุประเมินราคาขั้นต่ำผ่านระบบ และเมื่อได้รับการอนุมัติจากอธิการบดี ระบบจะทำการ ตัดจ่ายพัสดุออกจากทะเบียนให้อัตโนมัติ หลังเสร็จสิ้นกระบวนการ
3. ผลสัมฤทธิ์และประโยชน์ที่ได้รับ
- มาตรฐานเดียวกัน: ยกระดับและกำหนดมาตรฐานกระบวนงานบริหารพัสดุของทุกหน่วยงานภายในให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- ขจัดความผิดพลาด: ขจัดปัญหาข้อมูลคลาดเคลื่อนจากการคำนวณค่าเสื่อมราคาผิดพลาดได้อย่างเด็ดขาด
- การยอมรับจาก สตง.: ได้รับคำชื่นชมจากสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ในการเข้าตรวจสอบรายงานทางการเงิน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2569 ด้านความถูกต้อง ครบถ้วนของข้อมูล และมาตรฐานกระบวนงาน
- การประหยัดงบประมาณ: ลดการใช้กระดาษได้ 9,850 แผ่นต่อปี (ประหยัดค่ากระดาษ 2,120 บาทต่อปี) พร้อมลดภาระงานซ้ำซ้อน
- การใช้ทรัพยากรร่วมกัน (Asset Sharing): ต่อยอดฟังก์ชั่นสืบค้นและยืม-คืนครุภัณฑ์ระหว่างส่วนงาน ช่วยลดการจัดซื้อซ้ำซ้อนอย่างมีประสิทธิภาพ
- ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน: ได้รับคะแนนความพึงพอใจจากผู้ใช้งานเฉลี่ย 4.80 จาก 5.00 คะแนน
4. การต่อยอดและการเป็นต้นแบบ (Best Practice Model)
- ต้นแบบองค์กรภาครัฐ: สตง. จ.อุบลราชธานี ยกย่องให้เป็น "ระบบต้นแบบ" และมหาวิทยาลัยนครพนมได้เข้าศึกษาดูงานตามคำแนะนำของ สตง. ภาค 5
- การเชื่อมโยงระบบการเงิน (Data Analytics): เชื่อมต่อฐานข้อมูลสินทรัพย์กับระบบบัญชีการเงินหลัก (UBUFMIS) แบบ Real-time เพื่อสนับสนุนการวิเคราะห์และวางแผนจัดสรรงบประมาณในระดับนโยบาย