การพัฒนากระบวนการจัดทําแผนงบประมาณรายจ่ายประจําปี ผ่านระบบ Annual Planning กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
สกัดองค์ความรู้ KM: การพัฒนากระบวนการจัดทําแผนงบประมาณรายจ่ายประจําปี ผ่านระบบ Annual Planning กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน | พัฒนากระบวนการทำงาน
ชื่อผลงาน: การพัฒนากระบวนการจัดทําแผนงบประมาณรายจ่ายประจําปี ผ่านระบบ Annual Planning กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
ชื่อเจ้าของผลงาน: นางสาวนันทวรรณ มาติยะภักดิ์ กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์ สำนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
จากการสกัดองค์ความรู้เรื่อง"การพัฒนากระบวนการจัดทำแผนงบประมาณรายจ่ายประจำปี ผ่านระบบ Annual Planning กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์กร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี" สามารถสรุปสาระสำคัญ ออกเป็น 5 มิติหลัก ได้ดังนี้:
1. บริบทและปัญหาดั้งเดิม (Background & Pain Points)
- หน่วยงานผู้จัดทำ: กองกลยุทธ์และคุณภาพองค์กร ร่วมกับสำนักเทคโนโลยีดิจิทัลและทรัพยากรการเรียนรู้ และกองคลัง มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
- สภาพปัญหาก่อนพัฒนา: กระบวนการเดิมใช้ไฟล์ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือหลักในการบันทึก รวบรวม และจัดส่งข้อมูลแผนงบประมาณ ส่งผลให้เกิดข้อจำกัดหลายประการ:
1. ข้อมูลมีความซับซ้อน เกิดความผิดพลาด ตกหล่น หรือไม่ครบถ้วน
2. มีไฟล์หลายฉบับจากการแก้ไขและรับ–ส่งหลายครั้ง
3. ตรวจสอบและติดตามสถานะได้ยาก ใช้เวลาในกระบวนการรวบรวมและตรวจสอบค่อนข้างมาก
2. วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ (Objectives)
1. สร้างมาตรฐานเดียวกัน: จัดทำแผนและงบประมาณผ่านระบบออนไลน์ที่มีระบบตรวจสอบได้และโปร่งใส
2. ลดขั้นตอนและความผิดพลาด: เพิ่มความคล่องตัวในการบันทึก ลดการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน
3. เพิ่มความสะดวกและตรงเวลา: ช่วยให้ส่วนงานต่าง ๆ บันทึก ตรวจสอบ และส่งข้อมูลได้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามกรอบระยะเวลาที่กำหนด
4. สนับสนุนการตัดสินใจ: ติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ และนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์การจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. กรอบแนวคิดและขั้นตอนการดำเนินงาน 6 ขั้นตอน (Methodology Framework)
กระบวนการพัฒนาใช้แนวคิด Continuous Improvement โดยเริ่มพัฒนาระบบในปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 และเปิดใช้งานอย่างเป็นทางการในปีงบประมาณ พ.ศ. 2568 ผ่าน 6 ขั้นตอนหลัก:
1. กำหนดนโยบายและหลักเกณฑ์: เพื่อให้ทุกส่วนงานปฏิบัติงานบนมาตรฐานเดียวกัน
2. กำหนดกรอบงบประมาณและโครงสร้างข้อมูล: รองรับการรวบรวมและประมวลผลระบบดิจิทัล
3. บันทึกข้อมูลผ่านระบบ Annual Planning: ยกเลิกการส่งไฟล์ Excel เปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์กลาง
4. ตรวจสอบและกลั่นกรองข้อมูล: ตรวจสอบความถูกต้องและเป็นไปตามหลักเกณฑ์
5. อนุมัติและนำข้อมูลไปใช้: ใช้ประกอบการจัดสรรงบประมาณระดับมหาวิทยาลัย
6. ติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: นำข้อเสนอแนะและปัญหาจากผู้ใช้งานจริงในปี พ.ศ. 2568–2569 มาปรับปรุงระบบอย่างสม่ำเสมอ
4. ผลลัพธ์เชิงประจักษ์และการลดภาระงาน (Empirical Results)
จากการเปรียบเทียบระยะเวลาการปฏิบัติงานของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยรวม 24 หน่วยงาน (คณะ/สำนัก 12 แห่ง และสำนักงานมหาวิทยาลัย 12 แห่ง):
1. กระบวนการเดิม (ก่อนปรับปรุง): ใช้เวลาบันทึกและตรวจสอบข้อมูลในระบบ UBUFMIS รวมทั้งสิ้น 192 ชั่วโมง
2. กระบวนการใหม่ (หลังพัฒนาระบบ Annual Planning และเชื่อมโยงไปยัง UBUFMIS): ใช้เวลาปฏิบัติงานรวมเหลือเพียง 60 ชั่วโมง
3. สรุปประสิทธิภาพ:
- ลดระยะเวลาทำงานลงได้ 132 ชั่วโมง
- คิดเป็นเวลาที่ลดลงถึงร้อยละ 68.75 (ใช้เวลาเพียงร้อยละ 31.25 ของกระบวนการเดิม)
5. ผลกระทบและการนำไปใช้ประโยชน์ (Impact)
1. ด้านกระบวนการและผู้ปฏิบัติงาน: ลดความซ้ำซ้อนของไฟล์ เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และความถูกต้องในการบันทึกข้อมูลออนไลน์โดยตรง
2. ด้านคุณภาพข้อมูลและการกำกับติดตาม: ฐานข้อมูลเป็นปัจจุบัน ติดตามสถานะการจัดทำแผนของแต่ละส่วนงานได้แบบเรียลไทม์
3. ด้านการบริหารและการยกระดับองค์กร: ช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลถูกต้อง โปร่งใส สำหรับประกอบการตัดสินใจจัดสรรงบประมาณ และเป็นฐานในการเปลี่ยนผ่านสู่การบริหารจัดการดิจิทัลในระยะยาว