การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ (Real-time Dashboard)
สกัดองค์ความรู้ KM: การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ (Real-time Dashboard)
ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน| การพัฒนาระบบสารสนเทศ
ชื่อผลงาน: การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ (Real-time Dashboard)
ชื่อเจ้าของผลงาน: ทีม EN Smart Dashboard คณะวิศวกรรมศาสตร์
สรุปได้ดังนี้:
1. สภาพปัญหาเดิม (Pain Points)
1. กระบวนการทำงานแบบทำมือ (Manual Process): แต่ละหน่วยงานบันทึกข้อมูลลงไฟล์ Microsoft Excel แล้วส่งต่อให้หัวหน้างานนำมารวบรวม วิเคราะห์ และสรุปผลลงสไลด์ PowerPoint เพื่อนำเสนอในคราวประชุมคณะกรรมการประจำคณะฯ และคณะกรรมการบริหารสำนักงานฯ
2. ความซ้ำซ้อนและภาระงาน: เกิดกระบวนการทำงานซ้ำซ้อนในการจัดทำรายงานของแต่ละหน่วยงาน
3. ความผิดพลาดและความไม่เป็นปัจจุบัน: เสี่ยงต่อการเกิดความผิดพลาดของข้อมูลจากการทำงานด้วยมือ (Human Error) และข้อมูลที่นำเสนอเป็นเพียงข้อมูลย้อนหลังเฉพาะช่วงเวลา ไม่เป็นปัจจุบัน (Non-real-time)
4. ใช้เวลานาน: กระบวนการรวบรวมข้อมูลและจัดทำสไลด์นำเสนอใช้เวลารวมประมาณ 5–8 วันทำการต่อการประชุมหนึ่งครั้ง
2. วัตถุประสงค์ของการพัฒนา
1. ปรับปรุงกระบวนการรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงาน สรุปผลการดำเนินงานให้เป็นแบบอัตโนมัติ
2. ลดขั้นตอน ความซ้ำซ้อน และปัญหาการจัดทำรายงานของแต่ละหน่วยงาน
3. ลดระยะเวลาในการจัดการข้อมูลรายงาน สำหรับการประชุมคณะกรรมการบริหารงาน
3. เครื่องมือ เทคโนโลยี และขั้นตอนการดำเนินงาน (Process & Architecture)
1. การวิเคราะห์และทำความสะอาดข้อมูล (Data Analysis & Cleansing): สำรวจความต้องการรายงานข้อมูลของผู้บริหาร และกำหนดโครงสร้าง Google Sheets มาตรฐาน (Data Schema) ร่วมกับทุกหน่วยงาน เพื่อสร้างมาตรฐานการกรอกข้อมูลและลดความผิดพลาด
2. การเชื่อมโยงและนำเสนอข้อมูล (Data Integration & Visualization): เชื่อมโยงข้อมูลจาก Google Sheets เข้าสู่ Looker Studio (Google Data Studio) ประมวลผลเป็น Dashboard นำเสนอข้อมูลเชิงบริหารแบบเรียลไทม์
3. การจัดหมวดหมู่ Dashboard: ออกแบบหน้าต่างแสดงผลครอบคลุมภารกิจหลัก ได้แก่ งานวิชาการ (Academic), งานวิจัย (Research), งานบริหารทั่วไป (HR, Plan, Inventory) และงานพัฒนานักศึกษา (Student Development)
4. การทดสอบและปรับปรุงระบบ: ทดสอบการอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์และการใช้งานจริงในการประชุม พร้อมรับข้อเสนอแนะเพื่อนำมาปรับปรุงระบบ
4. ผลลัพธ์และการเปรียบเทียบก่อน-หลังการปรับปรุง
การปรับปรุงระบบส่งผลให้ออกแบบและจัดทำรายงานได้รวดเร็วขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
| กระบวนการ | รูปแบบเดิม (Excel / PowerPoint) | รูปแบบใหม่ (Google Sheets / Looker Studio) | ผลการเปลี่ยนแปลง |
| 1. การรวบรวมข้อมูล | กรอกและรวบรวมไฟล์ Excel (3–5 วัน) | บันทึกผ่าน Google Sheets (อัปเดตทันที) | ลดเวลาลง 90% |
| 2. การสรุปผลและทำสไลด์ | ทำสไลด์ PowerPoint (2–3 วัน) | ระบบประมวลผลอัตโนมัติ (0 วัน) | ลดขั้นตอน 100% |
| 3. เวลาที่ใช้รวมต่อการประชุม | ประมาณ 5–8 วันทำการ | ไม่เกิน 0.5–1 วันทำการ | ลดลงกว่า 80% |
| 4. ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล | ข้อมูลย้อนหลังเฉพาะช่วงเวลา | ข้อมูลเรียลไทม์ (Real-time) | เพิ่มความแม่นยำและเป็นปัจจุบัน |
5. ประโยชน์และการต่อยอดในวงกว้าง (Impact)
1. แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): สามารถขยายผลโครงสร้างข้อมูล (Data Schema) และ Dashboard ต้นแบบไปยังคณะ สำนัก หรือกองอื่นๆ ภายในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีได้
2. ประหยัดงบประมาณ (No-cost Tool): ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือฟรีบนระบบ Google Workspace ของมหาวิทยาลัย (Google Sheets และ Looker Studio) โดยไม่มีค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
3. การต่อยอดเทคโนโลยีอนาคต: รองรับการดึงข้อมูลผ่าน API หรือพัฒนาระบบ AI สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลแนวโน้ม (Predictive Analytics) เพื่อการตัดสินใจเชิงบริหารที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น