สกัดองค์ความรู้ KM: การพัฒนาระบบจองห้องปฏิบัติการเครื่องมือกลางนอกเวลาทำการ

 

ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน | พัฒนาห้องปฏิบัติการ

 

ชื่อผลงาน: การพัฒนาระบบจองห้องปฏิบัติการเครื่องมือกลางนอกเวลาทำการ

 

ชื่อเจ้าของผลงาน: นางสาวสมธิดา ทัดเทียม คณะวิทยาศาสตร์

 

1. พื้นที่ดำเนินงาน: 

     ห้องปฏิบัติการเครื่องมือกลาง CBL2205 ซึ่งเป็นพื้นที่ใช้งานร่วมกันของนักศึกษา อาจารย์ และบุคลากร และมีเครื่องมือวิทยาศาสตร์มูลค่าสูงที่ต้องควบคุมการเข้าใช้

 

2. สภาพปัญหาก่อนการพัฒนา (Pain Points)

     1. กระบวนการเดิมเป็นกระดาษและใช้การประสานงานไม่เป็นทางการ: ต้องกรอกแบบฟอร์มกระดาษ (BIO LAB 02) และเดินส่งเอกสารขออนุมัติตามลำดับขั้น (อาจารย์ที่ปรึกษา หัวหน้าห้องปฏิบัติการ หัวหน้าอาคาร และหัวหน้าภาควิชา)

     2. ขาดความสะดวกและความโปร่งใส: ผู้ใช้งานไม่สามารถตรวจสอบตารางห้องว่างได้ด้วยตนเอง ต้องโทรศัพท์หรือติดต่อเจ้าหน้าที่หน้างาน

     3. ความเสี่ยงสูง: เสี่ยงต่อการจองห้องซ้ำซ้อน ข้อข้อมูลกระจัดกระจาย ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก และไม่มีระบบบังคับอ่าน/ยืนยันการรับทราบ SOP ก่อนเข้าใช้

 

3. วัตถุประสงค์หลัก

     1. พัฒนาระบบจองห้องปฏิบัติการในรูปแบบดิจิทัลที่ใช้งานได้จริง

     2. ลดขั้นตอนและภาระการประสานงานที่ซ้ำซ้อน โดยไม่ลดระดับมาตรฐานความปลอดภัยและความรับผิดชอบ

     3. ช่วยให้ผู้ใช้ตรวจสอบตารางว่างและจองได้ด้วยตนเอง เพื่อป้องกันการจองซ้ำซ้อน

     4. สร้างฐานข้อมูลการใช้งานที่สมบูรณ์ ตรวจสอบย้อนหลังได้ (Traceability & Accountability) เพื่อใช้ วางแผนบริหารจัดการทรัพยากรระยะยาว

 

4. เครื่องมือและแนวทางการพัฒนา

วิเคราะห์ตามหลักการ 4 ด้าน: Safety (ความปลอดภัย), Accountability (ความรับผิดชอบ), Accessibility (การเข้าถึงง่าย), และ Traceability (ตรวจสอบย้อนหลังได้)

ประยุกต์ใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้ว (ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม):

     1. Google Sites: ทำหน้าที่เป็น Portal สื่อกลางเข้าสู่ระบบ

     2.Google Apps Script Web App: ระบบจองหลัก มีปฏิทิน Real-time และระบบตรวจเช็กการจองซ้ำซ้อนอัตโนมัติ

     3.Google Sheets: ฐานข้อมูลบันทึกการจอง

    4. Google Drive: จัดเก็บเอกสารแนบในรูปแบบดิจิทัล

    5. Gmail: แจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้ดูแลและผู้เกี่ยวข้อง

ใช้ AI เป็นผู้ช่วยในการพัฒนา: นำ Claude.ai, GPT และ Codex มาช่วยวางโครงสร้างระบบ ออกแบบ Logic เขียน/ปรับปรุงโค้ด และตรวจสอบข้อผิดพลาด สะท้อนว่าบุคลากรสายสนับสนุนที่ไม่มีพื้นฐานการเขียนโปรแกรมมาก่อนก็สามารถพัฒนาระบบดิจิทัลได้

 

5. คุณสมบัติเด่นและการเปรียบเทียบ ผลการดำเนินงาน

ประเด็น	ก่อนพัฒนาระบบ	หลังพัฒนาระบบ
การตรวจสอบห้องว่าง	ต้องสอบถามผู้ดูแลโดยตรง	ดูปฏิทิน Real-time ได้ด้วยตนเอง
การกรอกและส่งเอกสาร	กรอกแบบฟอร์มกระดาษ เดินส่งเอกสารเอง	กรอกออนไลน์และแนบไฟล์ในระบบ
การแจ้งเตือนผู้ดูแล	โทรศัพท์หรือติดต่อที่สำนักงาน	อีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดครบถ้วน
การป้องกันการจองซ้ำ	ไม่มีระบบตรวจสอบ	ระบบตรวจสอบและแจ้งเตือนอัตโนมัติ
การบันทึกข้อมูล	เอกสารกระดาษ ค้นหายาก	บันทึกลง Google Sheets อัตโนมัติ สืบค้นได้ทันที
ความปลอดภัย (SOP)	ไม่มีระบบยืนยันการอ่าน SOP	บังคับอ่านและยืนยัน SOP ทุกครั้งก่อนจอง
การตรวจสอบย้อนหลัง	ยากและใช้เวลานาน	สืบค้นได้ทันทีในระบบ

 

6. การนำไปใช้ประโยชน์และการต่อยอด (Impact)

    1. ขยายผลภายในองค์กร: นำไปประยุกต์ใช้กับห้องปฏิบัติการอื่น ๆ ในภาควิชา คณะ หรือมหาวิทยาลัยได้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์เพิ่ม

    2. ต้นแบบการทำงานร่วมกับ AI: แสดงให้เห็นแนวทางการนำ AI มาช่วยพัฒนาและลดขั้นตอนงานประจำของบุคลากรสายสนับสนุน

    3. แผนพัฒนาต่อยอดในอนาคต: เพิ่มระบบติดตามสถานะการจอง ระบบติดตามการรับ-คืนกุญแจ และระบบวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งานเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจเชิงบริหารและเตรียมพร้อมรับการรับรองมาตรฐานห้องปฏิบัติการ

    4. การสร้างองค์ความรู้: ถอดบทเรียนกระบวนการพัฒนาจัดทำเป็นคู่มือ Best Practice เพื่อเผยแพร่แก่บุคลากรอื่น ๆ