ระบบบริหารจัดการและติดตามมาตรฐานคุณภาพ Quality Standards Management and Monitoring System (QSMMS)
สกัดองค์ความรู้ KM: ระบบบริหารจัดการและติดตามมาตรฐานคุณภาพ (Quality Standards Management and Monitoring System : QSMMS)
ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน | พัฒนากระบวนการทำงาน
ชื่อผลงาน: ระบบบริหารจัดการและติดตามมาตรฐานคุณภาพ (Quality Standards Management and Monitoring System : QSMMS)
ชื่อเจ้าของผลงาน: นางสาวขนิษฐา จูมลี สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลและทรัพยากรการเรียนรู้
1. ที่มาและปัญหา (Background & Problems)
ในการดำเนินงานด้านมาตรฐานและการประเมินคุณภาพองค์กร ต้องอาศัยข้อมูล ตัวชี้วัด และหลักฐานเชิงประจักษ์จำนวนมาก
แต่ที่ผ่านมาพบปัญหาสำคัญ ได้แก่:
- การจัดเก็บข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบและหลายแหล่ง
- เกิดความซ้ำซ้อนและใช้เวลาในการค้นหาหลักฐาน/เตรียมเอกสารประเมินค่อนข้างมาก
- ยากต่อการติดตามผลการดำเนินงานในภาพรวมขององค์กร
2. วัตถุประสงค์
1. พัฒนาระบบสารสนเทศ สำหรับติดตามมาตรฐานและการประเมินของหน่วยงานแบบบูรณาการ
2. ลดขั้นตอนและระยะเวลา ในการรวบรวมข้อมูลสำหรับการประเมิน
3. สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร ด้วยข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้อง ทันสมัย และเป็นศูนย์กลาง
3. กลุ่มมาตรฐานที่ระบบรองรับในปัจจุบัน
ระบบ QSMMS รองรับการบริหารจัดการและติดตามผล 4 กลุ่มมาตรฐานหลัก ได้แก่
- มาตรฐาน ISO 27001
- มาตรฐาน ISO 14001
- มาตรฐาน Green Office
- การบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน (ทั้งระดับมหาวิทยาลัยและระดับสำนัก)
4. สถาปัตยกรรมเทคโนโลยีและสิทธิ์ผู้ใช้งาน (Architecture & Roles)
สถาปัตยกรรมเทคโนโลยีที่ใช้:
- รูปแบบ: Web Application
- Frontend: HTML, CSS, JavaScript, AdminLTE, Bootstrap, jQuery, SweetAlert2, Chart.js
- Backend: PHP (mysqli)
- Database: MySQL / MariaDB
- สภาพแวดล้อม: เว็บเซิร์ฟเวอร์แบบ XAMPP
- การยืนยันตัวตน: API Center มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
- AI (ทางเลือก): Rule-based analysis และ/หรือ UBU AI Gateway
สิทธิ์การใช้งาน (User Roles):
1. Super Admin: เข้าถึงทุกเมนู และกำหนดบทบาทผู้ใช้งาน
2. เจ้าหน้าที่จัดทำระบบ: จัดการมาตรฐาน ตัวชี้วัด ผู้ติดตาม ผู้ใช้งาน บันทึกผล และดูรายงาน
3. ผู้บันทึกผลการดำเนินงาน/ผู้ที่เกี่ยวข้อง: บันทึกรายการที่รับผิดชอบ และดูรายงานเฉพาะรายการตนเองหรือรายการที่ยังไม่ระบุผู้รับผิดชอบ
4. ผู้บริหาร: ดูรายงานและติดตามผลการดำเนินงาน
5. ผลการดำเนินงานและประโยชน์ที่ได้รับ (Impact)
ระบบ QSMMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานอย่างชัดเจน เมื่อเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังการพัฒนา:
1. การจัดเก็บข้อมูลและหลักฐาน: จัดเก็บในระบบกลางเดียว ลดเวลาจาก 15–30 นาที/มาตรฐาน เหลือเพียง 3–5 นาที/ครั้ง (ลดระยะเวลาได้ประมาณ 80%)
2. การติดตามผลการดำเนินงาน: ติดตามผ่านระบบออนไลน์ ลดเวลาจาก 60 นาที/เดือน เหลือเพียง 10 นาที/เดือน (ลดระยะเวลาได้ 83.33%)
3. การค้นหาหลักฐาน: ลดเวลาจาก 5–10 นาที/รายการ เหลือเพียง 1–3 นาที/รายการ (ลดระยะเวลาได้ 70–80%)
4. การจัดทำรายงาน: สรุปรายงานให้อัตโนมัติ ลดเวลาจาก 1 วัน/รายงาน เหลือเพียง 10–15 นาที/รายงาน (ลดระยะเวลาได้มากกว่า 98%)
5. การติดตามของผู้บริหาร: มี Dashboard แบบ Real-time ดูข้อมูลได้ทันที จากเดิมที่ต้องขอข้อมูล 1–2 วัน/ครั้ง
6. การเตรียมเอกสารรับการประเมิน: เรียกใช้หลักฐานจากระบบกลาง ลดเวลาจาก 5–7 วัน/รอบ เหลือเพียง 1–2 วัน/รอบประเมิน (ลดระยะเวลาได้ประมาณ 75%)
ผลลัพธ์นี้ช่วยส่งเสริมการบริหารจัดการด้วยข้อมูล (Management by Fact) และสนับสนุนการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศตามแนวทาง EdPEx/TQA ได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน