Smart UBU EduFair : การพัฒนากระบวนงานเพื่อบริหารจัดการกิจกรรม "นิทรรศการตลาดนัดหลักสูตรอุดมศึกษา มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี"

สกัดองค์ความรู้ KM: Smart UBU EduFair : การพัฒนากระบวนงานเพื่อบริหารจัดการกิจกรรม นิทรรศการตลาดนัดหลักสูตรอุดมศึกษา มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

 

ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: สายสนับสนุน | การพัฒนาระบบสารสนเทศ

 

ชื่อผลงาน: Smart UBU EduFair : การพัฒนากระบวนงานเพื่อบริหารจัดการกิจกรรม นิทรรศการตลาดนัดหลักสูตรอุดมศึกษา มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

 

ชื่อเจ้าของผลงาน: นางเดือนดารา รัตนกาสาว์ กองวิชาการ สำนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

 

มีสาระสำคัญและโครงสร้างองค์ความรู้ดังนี้:

 1. บริบทและโจทย์ปัญหาเดิม (Problem Statement)

     - การจัดงานนิทรรศการตลาดนัดหลักสูตรอุดมศึกษาเป็นกิจกรรมระดับชาติที่มีผู้เข้าร่วมงานเติบโตขึ้นทุกปี

     - ปัญหาของกระบวนงานเดิม: พึ่งพาการติดต่อทางโทรศัพท์ เอกสารกระดาษ และเจ้าหน้าที่เป็นหลัก

  2. การจองบูท: มีขั้นตอนซับซ้อน ตรวจสอบการชำระเงินแยกจากระบบจอง ทำให้ติดตามสถานะไม่ได้ทันที

  3. การลงทะเบียนหน้างาน: เกิดปัญหาคอขวดและระยะเวลารอคอยนาน

  4. การบริหารจัดการข้อมูล: ข้อมูลพฤติกรรมการเยี่ยมชมบูทไม่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ขาดข้อมูลเชิงลึกสำหรับนำไปวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์การรับนักศึกษา

  5. ประสบการณ์ผู้ใช้: รูปแบบเดิมไม่สอดคล้องกับพฤติกรรมของนักเรียน Gen Z ที่คุ้นเคยกับระบบออนไลน์

 

2. วัตถุประสงค์การพัฒนา (Objectives)

    1. ยกระดับกระบวนงานแบบครบวงจร (End-to-End): ตั้งแต่สมัคร/จองบูท, ชำระเงิน, ลงทะเบียน, เช็กอิน และ Gamification โดยตั้งเป้ารองรับผู้ลงทะเบียนไม่น้อยกว่า 20,000 คน และสถาบันการศึกษาไม่น้อยกว่า 70 บูท ภายในเวลา 2 วัน

    2. พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ: มี Real-time Dashboard ช่วยติดตามสถานการณ์ระหว่างจัดงาน

    3. เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพบริการ: ลดขั้นตอนและภาระงาน โดยตั้งเป้าความพึงพอใจไม่น้อยกว่า 4.50 จาก 5.00

    4. สร้างการมีส่วนร่วมรูปแบบใหม่: นำแนวคิด Gamification มากระตุ้นการเยี่ยมชมบูท

    5. สร้างต้นแบบ Data-Driven Event Management: สำหรับนำไปประยุกต์ใช้กับกิจกรรมขนาดใหญ่อื่นๆ

 

3. สถาปัตยกรรมระบบและเทคโนโลยี (System Architecture & Technology)

    1. ระบบพัฒนาในรูปแบบ Integration System เชื่อมโยง 3 ระบบย่อยผ่าน REST API และส่งข้อมูลเข้า Looker Studio

         - EduFair Booking System (ระบบจองบูทและชำระเงินออนไลน์): Tech Stack: Next.js และ MySQL

         - ฟังก์ชัน: ให้บริการแบบ Self-Service เช่น เลือกตำแหน่งบูท, ชำระเงินผ่าน QR Code PromptPay, ตรวจสอบสถานะอนุมัติ และดาวน์โหลดเอกสารได้ด้วยตนเอง

      2. EduFair Registration System (ระบบลงทะเบียนและเช็กอิน):

          - Tech Stack: PHP และ MySQL เชื่อมต่อ LINE Login

           - ฟังก์ชัน: ลงทะเบียนล่วงหน้าผ่าน LINE รับ QR Code และสแกนเช็กอินหน้างานด้วยสมาร์ตโฟน ช่วยกระจายความหนาแน่น

       3. Warp Greeting System (ระบบเช็กอินบูทและกิจกรรมแจกวอเชอร์):

           - Tech Stack: Next.js และ MySQL

           - ฟังก์ชัน: นำแนวคิด Gamification มาใช้นำทางผู้เข้าชม โดยการสแกน QR Code เพื่อเช็กอินตามบูท สะสมคะแนน และแลกรางวัล

 

4. กระบวนการดำเนินงาน 5 ขั้นตอน (Methodology)

    1. วิเคราะห์ปัญหาและออกแบบกระบวนงานใหม่ (Process Redesign): เปลี่ยนจากเอกสารกระดาษสู่ Digital Workflow

    2. ออกแบบสถาปัตยกรรมและพัฒนาระบบ (Integration System)

    3. นำระบบไปใช้จริง: ในงานนิทรรศการครั้งที่ 28

    4. ติดตามและประเมินผลจากข้อมูลจริง (4 ด้าน): ประเมินปริมาณงาน, ประสิทธิภาพกระบวนงาน, คุณภาพบริการ/ประสบการณ์ผู้ใช้ และการใช้ประโยชน์จากข้อมูล

    5. ปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง: ตามวงจร PDCA

 

5. ผลสัมฤทธิ์และตัวชี้วัดความสำเร็จ (Results & Key Metrics)

    1. ผู้ลงทะเบียนเข้างาน: 23,750 คน (เป้าหมาย 20,000 คน — สูงกว่าเป้า 18.75%)

    2. การเข้าร่วมของสถาบันการศึกษา: 74 บูท (เป้าหมาย 70 บูท — สูงกว่าเป้า 5.71%)

    3. ประสิทธิภาพระบบ: ไม่เกิดปัญหาคอขวดในกระบวนการลงทะเบียน

    4. ความคุ้มค่าและการเติบโต: อัตราผู้ลงทะเบียนเติบโตสะสม 25.63% ใน 3 ปี (ครั้งที่ 26: 18,903 คน → ครั้งที่ 27: 22,149 คน → ครั้งที่ 28: 23,750 คน) โดยไม่ต้องเพิ่มบุคลากรหรือปรับโครงสร้างระบบ

    5. ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน: เฉลี่ยรวม ≥ 4.50 / 5.00

 

6. นวัตกรรมและองค์ความรู้ที่สกัดได้ (Key Knowledge & Innovation Breakdown)

องค์ความรู้ใหม่ 5 มิติ (New Knowledge Dimensions)

    1. Digital Workflow สำหรับ Event ขนาดใหญ่: การเชื่อมโยงกระบวนงานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำอย่างไร้รอยต่อ

    2. Gamification ในงานแนะแนวการศึกษา: การสร้างแรงจูงใจให้ผู้เรียนสำรวจข้อมูลหลักสูตรได้อย่างครอบคลุม

    3. Integration System Architecture: การบูรณาการ LINE Ecosystem, QR Payment, QR Check-in และ Data Analytics ไว้ในระบบเดียว

    4. Behavioral Data Modeling: โมเดลการจัดเก็บและวิเคราะห์พฤติกรรมความสนใจของผู้เข้าร่วมงานเพื่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์

    5. Data-Driven Event Management Framework: ต้นแบบการบริหารจัดการกิจกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจริงที่วัดผลได้

การถ่ายทอดองค์ความรู้ 4 ระดับ (Knowledge Transfer Levels) 

    1. ระดับแนวคิด: Digital Workflow, Process Redesign และ Gamification Framework

    2. ระดับเทคนิค: Self-Service, QR Check-in, Real-time Dashboard และ Data Pipeline ไปยัง Looker Studio

    3. ระดับข้อมูล: โมเดลข้อมูลพฤติกรรมและการทำ Data Analytics

    4. ระดับปฏิบัติการ: บทเรียนการแก้ปัญหา และคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)

 

7. ผลกระทบและการนำไปใช้ประโยชน์ต่อยอด (Impact & Future Direction)

    1. ภายในมหาวิทยาลัย: สามารถนำสถาปัตยกรรมและซอร์สโค้ดไปปรับใช้กับกิจกรรมอื่นได้ทันที เช่น งานปฐมนิเทศนักศึกษาใหม่, งานไหว้ครู, งานสัมมนา หรือการจัดแสดงผลงาน

    2. ภายนอกมหาวิทยาลัย: ถ่ายทอดผ่านเวทีวิชาการและคู่มือการปฏิบัติงาน (SOP) ให้สถาบันอื่นนำไปประยุกต์ใช้ได้โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์

    3. การต่อยอดในอนาคต: นำข้อมูลพฤติกรรมไปใช้ตัดสินใจเชิงประจักษ์ (Evidence-Based Decision Making), พัฒนาระบบแนะแนวส่วนบุคคล (Personalized Guidance) และขยายสู่รูปแบบ Hybrid Event (On-site + Online)