ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการจัดการ การแผนและงบประมาณ การพัสดุ การเงิน และการบัญชี โดยพัฒนาต่อยอดจากระบบ UBUFMIS เป็นระบบ UBUFMIS - Hub 360 องศา
สกัดองค์ความรู้ KM: ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการจัดการ การแผนและงบประมาณ การพัสดุ การเงิน และการบัญชี โดยพัฒนาต่อยอดจากระบบ UBUFMIS เป็นระบบ UBUFMIS - Hub 360 องศา
ผลงาน UBU KM FAIR 2026 | ประเภทผลงาน: AI Hackathon | นวัตกรรมเพื่อการบริหารจัดการองค์กรและการให้บริการ
ชื่อผลงาน: ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการจัดการ การแผนและงบประมาณ การพัสดุ การเงิน และการบัญชี โดยพัฒนาต่อยอดจากระบบ UBUFMIS เป็นระบบ UBUFMIS - Hub 360 องศา
ชื่อเจ้าของผลงาน: นายพจนารถ พันธัง กองคลัง สำนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
สามารถสรุปสาระสำคัญออกเป็น 5 ประเด็นหลัก ได้ดังนี้:
1. สภาพปัญหาเดิมก่อนการพัฒนา (Problem Statement)
1. การทำงานแยกส่วน: เดิมทีระบบงานแผนและงบประมาณ งานพัสดุ งานการเงิน และงานบัญชี ดำเนินงานแยกจากกัน ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน
2. ความล่าช้าและติดตามยาก: บุคลากรประสบความยากลำบากในการติดตามสถานะเอกสารเบิกจ่ายและการโอนเงิน รวมถึงมีความล่าช้าในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่าย
3. ความต้องการด้านธรรมาภิบาล: การบริหารจัดการทะเบียนทรัพย์สินและการจัดทำรายงานทางการเงินต้องการความถูกต้อง รวดเร็ว และมีความโปร่งใสตามหลักธรรมาภิบาล
2. วัตถุประสงค์และกรอบเป้าหมาย (Objectives & SMART Goals)
1. การเปลี่ยนผ่านสู่ศูนย์กลางดิจิทัล: ยกระดับจากระบบ UBUFMIS เดิม เป็น UBUFMIS - Hub 360° เพื่อรวบรวมและบริหารจัดการระบบงานหลักไว้ ณ จุดเดียว (Centralized Hub)
2. เชื่อมโยงข้อมูลด้วย API: เพิ่มประสิทธิภาพการเชื่อมต่อข้อมูลข้ามฐานข้อมูลให้มีความปลอดภัย รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนในการนำเข้าข้อมูล
3. ยกระดับงานบริการพัสดุและการเงิน: ปรับปรุงระบบทะเบียนทรัพย์สิน การตรวจสอบพัสดุ พร้อมทั้งเพิ่มระบบติดตามการโอนเงิน ตรวจสอบเอกสารเบิกจ่าย และระบบแจ้งเตือนผ่านอีเมลอัตโนมัติ
4. ประยุกต์ใช้ SMART Goals:
- Specific: กำหนดเป้าหมายชัดเจน ครอบคลุมกลุ่มงานหลัก
- Measurable: มีตัวชี้วัดชัดเจนอย่างน้อย 1 ระบบ ต่อ 1 กลุ่มงาน (รวมขั้นต่ำ 4-5 ระบบสารสนเทศ)
- Achievable: นำมาใช้งานปฏิบัติงานจริงและแก้ปัญหาได้ตรงจุด
- Relevant: เพิ่มความพึงพอใจแก่ผู้ใช้งานและส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีของกองคลัง
- Time-Bound: พัฒนา ทดสอบ และเปิดใช้งานจริงภายในกรอบเวลา 1 ปีงบประมาณ
3. เครื่องมือและแนวทางการพัฒนา (Development Methodology)
1. กระบวนการมีส่วนร่วม: เริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคจริงจากผู้ใช้บริการ สังเคราะห์ข้อมูล และจัดประชุมร่วมกับตัวแทนกลุ่มงานย่อยที่เกี่ยวข้อง
2. เทคโนโลยีที่ใช้: ออกแบบและพัฒนาระบบโดยใช้ภาษา PHP ร่วมกับฐานข้อมูล Oracle และ MySQL
3. การทดสอบและประเมินผล: ทดสอบระบบร่วมกับผู้ใช้จริง จัดแนะนำการใช้งานแก่บุคลากรทุกส่วนงาน และประเมินผลความพึงพอใจหลังเปิดใช้งาน
4. องค์ความรู้ใน 5 กลุ่มงานหลัก (5 Core Functional Modules)
1. กลุ่มงานแผนและงบประมาณ: ตรวจสอบยอดงบประมาณคงเหลือและรายการเบิกจ่ายได้แบบเรียลไทม์ พร้อมเชื่อมโยงส่งต่อข้อมูลข้ามฐานข้อมูลผ่าน API
2. กลุ่มงานพัสดุ: บริหารจัดการทะเบียนทรัพย์สิน ตรวจสอบพัสดุประจำปี/ระหว่างปี บันทึกข้อมูลสอบหาข้อเท็จจริง ประเมินราคาขาย และย้ายทะเบียนทรัพย์สินผ่านระบบออนไลน์
3. กลุ่มงานการเงิน: ดูแลระบบรับ-ฝาก-นำส่งเงินประจำวันอย่างแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดการกระทบยอดเงินฝาก มีระบบสืบค้นและดาวน์โหลดใบรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ด้วยตนเอง พร้อมระบบแจ้งเตือนการโอนเงินสำเร็จผ่านอีเมลอัตโนมัติ
4. กลุ่มงานบัญชี: ดึงข้อมูลและประมวลผลรายงานงบแสดงทางการเงินของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีโดยอัตโนมัติ ทั้งในรูปแบบตารางและแผนภูมิ เพื่อช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจบริหาร
5. กลุ่มงานสืบค้นและติดตามเอกสาร (ผู้ใช้บริการทั่วไป): สืบค้นและติดตามสถานะเอกสารเบิกจ่าย (Tracking Lifecycle) ได้ตลอดกระบวนการจนถึงการโอนเงิน ช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความโปร่งใส
5. ผลกระทบและคุณประโยชน์ของผลงาน (Impact & Scalability)
1. ผลกระทบภายในองค์กร (Internal Organizational Impact):
- การบริหารเชิงยุทธศาสตร์: ผู้บริหารมีข้อมูลรายงานทางการเงินและแนวโน้มที่ถูกต้อง แม่นยำ ประกอบการตัดสินใจจัดสรรงบประมาณ
- ลดภาระงานและเวลา: ระบบแจ้งเตือนและการสืบค้นอัตโนมัติช่วยลดภาระเจ้าหน้าที่ในการตอบคำถามภายนอก
- การควบคุมภายในและตรวจสอบได้: กระบวนการทำงานดิจิทัลแบบ 360 องศา ช่วยให้การตรวจสอบงบประมาณและพัสดุประจำปีมีความโปร่งใส ลดข้อผิดพลาดทางบัญชี
2. การต่อยอดในวงกว้าง (Scalability & External Impact):
- โมเดลต้นแบบ (Best Practice Model): ใช้เป็น Blue-print สำหรับมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานภาครัฐอื่นที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบคลังและพัสดุดิจิทัล
- โครงสร้างรองรับ API: สามารถขยายการเชื่อมโยงระบบไปยังคณะ/สำนัก/หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยในอนาคต
- เปิดเผยข้อมูลสาธารณะ (Open Data & Transparency): ส่งเสริมความโปร่งใสตามหลักธรรมาภิบาลและการตรวจสอบของประชาชน