ชื่อผลงาน : โปรแกรมบันทึกข้อมูลโครงการกิจกรรม (Data Project)

1. บทนำ

         โปรแกรมบันทึกข้อมูลโครงการกิจกรรม (Data Project) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลรายการโครงการ/กิจกรรมของทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ที่มีความเชื่อมโยงกับแผนพัฒนามหาวิทยาลัยในทุกมิติ มีความสอดคล้องกับการจัดสรรงบประมาณ และระบบ UBUFMis ของมหาวิทยาลัย เพื่อแก้ไขปัญหาจากการกรอกข้อมูลที่มีความคลาดเคลื่อน ไม่สอดคล้องกันในมิติของแผนยุทธศาสตร์และการจัดสรรงบประมาณตามนโยบายการจัดสรรของทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ให้มีการบันทึกรายการข้อมูลโครงการ/กิจกรรมเป็นไปในรูปแบบเดียวกัน เกิดความเชื่อมโยงกันตั้งแต่พันธกิจหลักของมหาวิทยาลัย แผนพัฒนามหาวิทยาลัย เป้าประสงค์ ตัวชี้วัดหลักโครงการขับเคลื่อน โครงการย่อย และงบประมาณต่าง ๆ ให้มีความสัมพันธ์กันทั้งระบบ สามารถนำไปใช้ในการวางแผน/การจัดการงบประมาณอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทันตามระยะเวลาที่กำหนดและบรรลุผลสูงสุดตามที่ได้กำหนดไว้

2. การพัฒนาระบบ

      2.1 ปัญหาและแนวทางแก้ไข

                เนื่องจากการเก็บรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมจากทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยกองแผนงานได้มีการกำหนดแบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลรวมทั้งอธิบายข้อจำกัด ขอบเขตในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ภายใต้แบบฟอร์มที่กำหนดให้และอธิบายความเชื่อมโยงในด้านต่าง ๆ ที่มีความสอดคล้องกันของข้อมูลผ่านทางแบบฟอร์มใน Microsoft Excel เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูล ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 : แบบฟอร์มการบันทึกโครงการ/กิจกรรม (เดิม)

           ซึ่งการบันทึกข้อมูลโครงการ/กิจกรรมมีความคลาดเคลื่อนของข้อมูล เช่น กรอกข้อมูลผิดหมวด เลือกโครงการที่ไม่มีความสอดคล้องกันกับเป้าประสงค์ หรือมีการกรอกข้อมูลผิดทำให้เจ้าหน้าที่ต้องเสียเวลาในการตรวจสอบข้อมูลเป็นอย่างมาก ส่งผลให้มีการรายงานผลเกิดความล้าช้า ดังนั้นกองแผนงานจึงมีการกำหนดรูปแบบการบันทึกข้อมูลโครงการ/กิจกรรมใหม่เพื่อให้เป็นไปในรูปแบบเดียวกันมีความสอดคล้องกันในทุกมิติ และเพื่อลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น

         2.2 การพัฒนาและการออกแบบ

                เนื่องจากปัญหาที่กล่าวมาในเบื้องต้นกองแผนงานได้จัดความเชื่องโยงของโครงการ/กิจกรรมต่าง ๆ เชื่อมโยงเข้ากับพันธกิจหลักของมหาวิทยาลัย แผนพัฒนามหาวิทยาลัย พ.ศ. 2563-2567 เป้าประสงค์หลักของยุทธศาสตร์ เพื่อสามารถวิเคราะห์โครงการ/กิจกรรมที่จะขับเคลื่อนแผนพัฒนามหาวิทยาลัยให้สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ได้ เชื่อมโยงในมิติของตัวชี้วัดหลัก และตัวชี้วัดรองที่เกิดขึ้นจากโครงการ/กิจกรรมของทุกหน่วยงานที่จะต้องใช้งบประมาณในการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ให้มีความสอดคล้องทั้งกับแผนพัฒนามหาวิทยาลัยและนโยบายการจัดสรรงบประมาณประจำปี รวมทั้งโครงการย่อยภายใต้โครงการหลักที่รองรับกับระบบบันทึกข้อมูล UBUFMisของมหาวิทยาลัย และแผนกลยุทธ์ของทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : ความเชื่อมโยงในทุกมิติในระบบฐานข้อมูล

            ในการออกแบบระบบกองแผนงานใช้ Microsoft Office Excel เป็นชุดโปรแกรมสำนักงาน พัฒนาโดยไมโครซอฟท์ซึ่งสามารถใช้งานได้ในระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท์ วินโดวส์ ที่ใช้งานในทุกหน่วยงาน โดยได้ออกแบบและพัฒนาให้มีระบบ User Interface (UI) ที่เป็นชุดของหน้าจอ และองค์ประกอบแบบรูปภาพต่าง ๆ เช่น ปุ่มและไอคอน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบระบบได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 : ระบบ User Interface (UI) สำหรับบันทึกข้อมูลโครงการ/กิจกรรม

ระบบถูกพัฒนาภายใต้ชุดคำสั่งของ Visual Basic for Application(VBA) ของ Microsoft Office Excelซึ่งอยู่ในโหมดนักพัฒนาของโปรแกรม (Developer) ทำงานควบคู่กับ Microsoft Excel Macroซึ่งเป็นกลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 : โหมดนักพัฒนาของโปรแกรม (Developer) ของ Microsoft Office Excel

            ทำให้ระบบสามารถทำงานได้โดยมีการกรองข้อมูลในมิติต่าง ๆ ตามความเชื่อมโยงที่กำหนดไว้ และง่ายต่อการบันทึกรายการข้อมูล อีกทั้งยังมีระบบตรวจสอบความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลในเบื้องต้นก่อนการบันทึกข้อมูลรายการได้ ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 : การกรองข้อมูลในการบันทึกรายการและการตรวจสอบข้อมูลก่อนการบันทึกรายการข้อมูล           

       นอกจากนี้ระบบยังช่วยในการเรียกข้อมูลขึ้นมาตรวจสอบ แก้ไข ลบรายการข้อมูล แสดงผลด้วยกราฟเปรียบเทียบข้อมูล สั่งปริ้นโครงการกิจกรรม รายงานผลด้วย Pivot Table และส่งออกฐานข้อมูลในรูปแบบของ Excel ได้จากปุ่มไอคอนที่แสดงอยู่ด้านขวามือ ดังรูปที่ 6 - 8 

3. สรุป

      โปรแกรมบันทึกข้อมูลโครงการกิจกรรม (Data Project) เป็นโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้การทำงานด้านงานแผนยุทธศาสตร์และงานงบประมาณมีความกระชับขึ้น ชัดเจนขึ้น ข้อมูลเป็นไปในรูปแบบเดียวกัน ลดความผิดพลาดและความคลาดเคลื่อนของผู้ใช้งาน (Human Error) และลดระยะเวลาในการตรวจสอบข้อมูลสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผน/การจัดการงบประมาณอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4. ปัจจัยความสำเร็จ  ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จในการพัฒนา

1) การกำหนดขอบเขต ความชัดเจนของวัตถุประสงค์ที่ต้องการพัฒนาเพื่อแก้ไขปัญหาในแต่ละด้าน

2) ข้อมูลในด้านต่าง ๆ ที่มีความเชื่อมโยงกันทั้งระบบ เช่น ข้อมูลแผนพัฒนามหาวิทยาลัย ข้อมูลโครงการ/กิจกรรมทุกระดับ ข้อมูลพื้นฐานของทุกหน่วยงาน เป็นต้น

3) ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของผู้พัฒนาระบบ

4) การเลือกใช้เทคโนโลยี และซอฟแวร์ที่เหมาะสมกับการทำงาน

5) การบริหารเวลาในการพัฒนางานที่เหมาะสม

ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ