ชื่อผลงาน : การพัฒนาระบบรับสมัครงานออนไลน์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (jobs.ubu.ac.th)

1. บทคัดย่อ

          ระบบรับสมัครงานออนไลน์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี  (jobs.ubu.ac.th) เป็นระบบสารสนเทศในรูปแบบ Web Application ที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้เป็นระบบกลางในการรับสมัครงานของมหาวิทยาลัย ช่วยให้หน่วยงานที่จะเปิดรับสมัครงานและผู้ประสงค์จะสมัครงานสามารถยื่นใบสมัครผ่านระบบออนไลน์ได้ โดยไม่ต้องเดินทางมายังมหาวิทยาลัย ช่วยลดขั้นตอน ลดการเดินทางส่งผลให้การสมัครงานในมหาวิทยาลัยมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น และเพิ่มโอกาสในการสรรหาบุคลากรของมหาวิทยาลัย

        ปัจจุบันมีหน่วยงานเข้าใช้งานระบบ จำนวน 4 หน่วยงาน ได้แก่ สำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่าย , สำนักงานอธิการบดี ,สำนักบริหารทรัพย์สินและสิทธิประโยชน์ และคณะบริหารศาสตร์ มีตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครมาแล้ว จำนวน 18ตำแหน่ง มีสมาชิกที่ฝากประวัติในระบบ 1,294 คน  (ข้อมูล ณ 5 กันยายน 2565)

2.บทนำ

          ด้วยสถานการณ์การระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ทำให้กระบวนงานในหลายๆส่วนของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีต้องมีการปรับตัวเพื่อให้เป็นไปตามมาตรการป้องกันและเฝ้าระวังการระบาดของโรค อาทิ การเรียนการสอน การประชุมสัมมนา ที่ต้องปรับเปลี่ยนในรูปแบบออนไลน์

          จากสถานการณ์ดังกล่าว สำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่าย เป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบและดูแลระบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย ประสงค์จะเปิดรับสมัครงานในตำแหน่งนักวิชาการคอมพิวเตอร์ ในช่วงเดือนตุลาคม 2564 จึงได้มีแนวคิดในการพัฒนาระบบในการรับสมัครงานที่จะเป็นช่องทางในการดำเนินงาน ซึ่งช่วยลดการเดินทาง อำนวยความสะดวกตลอดจนปรับการทำงานของหน่วยงานให้เข้ากับสถานการณ์ของโรค ตลอดจนพัฒนาระบบการทำงานให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์เพื่อส่งเสริมการทำงานในส่วนงานต่างๆให้เป็น Smart University

3.วัตถุประสงค์

            3.1 เพื่อเป็นช่องทางและ Platform กลางของการรับสมัครงานออนไลน์ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีเพิ่มโอกาสในการคัดเลือกบุคคล

            3.2 เพื่อลดการเก็บเอกสาร หลักฐานต่างๆ

            3.3 เพื่อลดขั้นตอน เวลาและอำนวยความสะดวกในสมัครงานให้กับเจ้าหน้าที่บริหารงานบุคคล

4.วิธีการ/เครื่องมือ

 4.1 วิธีการพัฒนา

 4.2 เครื่องมือในการพัฒนาระบบการรับสมัครงานออนไลน์

            ผู้พัฒนาระบบได้พัฒนาเว็บไซต์ในชื่อ jobs.ubu.ac.th โดยใช้ภาษา PHP และฐานข้อมูล MySQL ในเครื่องมือหลักในการพัฒนาและมีการแบ่งการใช้งานระบบเป็น 3 ระดับ ดังนี้

1. ผู้ดูแลระบบ มีหน้าที่พัฒนาระบบ / ดูแลข้อมูลสมาชิก /กำหนดสิทธิ์การใช้งานให้กับหน่วยงาน
2. เจ้าหน้าที่บุคคล มีหน้าที่บันทึกตำแหน่งงานที่จะเปิดรับ / ตรวจสอบเอกสารหลักฐาน / ประกาศผล
3. ผู้สมัครงาน  มีหน้าที่สมัครเข้าใช้งานระบบ / ฝากประวัติ / สมัครงานในตำแหน่งที่สนใจ /พิมพ์บัตรประจำตัว

     ทั้งนี้ ได้มีการพัฒนาส่วนเฝ้าระวังการใช้งานในส่วนการยืนยันการเข้าใช้งานของผู้สมัครทางอีเมล์ เนื่องจากพบปัญหาการส่งอีเมล์ไปยัง Google หรือ Hotmail ซึ่งอาจมีข้อจำกัดในเรื่องการระงับอีเมล์จากองค์กร และเนื่องจากการสมัครเป็นการพิมพ์ข้อมูลของผู้สมัครซึ่งอาจมีความผิดพลาดเนื่องจากการพิมพ์ จึงทำให้อาจส่งเมล์เพื่อยืนยันตัวตนไม่ได้ ผู้พัฒนาระบบจึงทำการพัฒนาการเฝ้าระวังการส่งอีเมล์ผ่าน Line Notification โดยหากผู้สมัครรายใดให้ข้อมูลอีเมล์ไม่ถูกต้องไม่สามารถส่งอีเมล์ได้ ระบบจะแจ้งเตือนมายังผู้พัฒนาผ่าน Line เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลของผู้สมัครรายดังกล่าวได้ทันที

5. ผลการดำเนินงาน

          5.1 ข้อมูลการใช้งานระบบ

          ปัจจุบันระบบรับสมัครงานออนไลน์มีหน่วยงานที่เข้าใช้งานระบบจำนวน 4 หน่วยงาน มีผู้สนใจฝากประวัติและสมัครเข้าใช้งานระบบจำนวน 1,294 คน  (ข้อมูล ณ 5 กันยายน 2565) โดยแสดงข้อมูลดังตาราง

ตารางที่ 1 แสดงหน่วยงานที่เข้าใช้งานระบบและตำแหน่งงานที่เปิดรับ (ตุลาคม 2564 - กันยายน 2565)

            5.2 การสังเกตุปัญหาและนำมาพัฒนาระบบงาน

ในช่วงการเปิดใช้งานระบบรับสมัครงานออนไลน์ ผู้พัฒนาระบบได้จัดอบรมแนะนำการใช้งานระบบให้กับหน่วยงานในมหาวิทยาลัยเมื่อวันที่ 22 มีนาคม 2565 มีผู้สนใจเข้าอบรม 16 คน จากหน่วยงานต่างๆ และพบปัญหาการเข้าใช้งานของผู้สมัคร ซึ่งจากการสังเกตุจากผู้สมัครที่แจ้งปัญหาการใช้งานต่างๆ ผ่านทาง Facebook , E-mail และโทรศัพท์ ในช่วงเดือนมีนาคม - กรกฎาคม 2565 ที่ผ่านพบข้อมูลปัญหาการใช้งานโดยวิเคราะห์และแบ่งกลุ่ม (Content Analysis) ได้ดังนี้

ตารางที่ 2 แสดงกลุ่มของปัญหาที่ผู้ใช้งานแจ้ง (มีนาคม - กรกฎาคม 2565)

    จากข้อมูลดังกล่าวผู้พัฒนาระบบจึงได้แก้ไขและปรับปรุงระบบในส่วนของคู่มือการใช้งานและคำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้สมัครงาน เพื่อให้ผู้สมัครงานสามารถศึกษาได้ด้วยตนเอง และลดขั้นตอนในการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ นอกจากนี้ได้พัฒนาระบบการตรวจสอบการส่งอีเมล์ผ่าน Line Notifyเพื่อเฝ้าระวังปัญหาของการใช้งานระบบในส่วนการแจ้งเตือนผู้สมัครผ่านทางอีเมล์ด้วย เพื่อให้สามารถรับทราบและแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้งานได้อย่างทันท่วงที

รูปที่ 1 หน้าจอเว็บไซต์ระบบรับสมัครงานออนไลน์ (jobs.ubu.ac.th)

6. สรุป

          ระบบรับสมัครงานออนไลน์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (jobs.ubu.ac.th)  คือ ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการรับสมัครงานในตำแหน่งงานต่างๆของมหาวิทยาลัย รองรับการสมัครงานทั้งตำแหน่งงานในสายสนับสนุนและสายวิชาการ เจ้าหน้าที่บุคคลสามารถกำหนดวันเวลาในการเปิดรับสมัครงานได้ และสามารถตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่างๆของผู้สมัครงานได้ออนไลน์และสามารถแจ้งผลการตรวจเอกสารหลักฐานไปยังผู้สมัครแต่ละราย ตลอดจนสามารถดูประวัติข้อมูลผู้สมัครแต่ละรายได้ผ่านระบบทันที

            ผู้สมัครงานสามารถฝากประวัติ ยื่นสมัครงานในตำแหน่งที่สนใจและสามารถพิมพ์บัตรประจำตัวผู้เข้าสอบได้ออนไลน์โดยจะได้รับการแจ้งเตือน ยืนยันตัวบุคคลและผลการสมัครผ่านทางอีเมล์ โดยไม่ต้องเดินทาง ลดเวลาและอำนวยความสะดวกในการสมัครงาน

            การใช้งานระบบรับสมัครงานออนไลน์ หน่วยงานที่ประสงค์ใช้งานสามารถแจ้งความประสงค์มายังสำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่าย โดยจะมีการกำหนดสิทธิ์การใช้งานซึ่งเชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตของมหาวิทยาลัย

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)

   7.1 ใช้เป็นระบบศูนย์กลางในการเปิดรับสมัครงานและเป็น Platform ในการคัดเลือกบุคคลเข้าปฏิบัติงานในมหาวิทยาลัยให้
        เป็นแนวปฏิบัติเดียวกัน

   7.2 ใช้เป็นฐานข้อมูลการคัดเลือกบุคคลเข้าปฏิบัติงานและพัฒนาเพิ่มเติมในกระบวนการคัดเลือกบุคคล ในส่วนของการ
        สัมภาษณ์ แบบฟอร์มการประกาศผลต่างๆ ฐานข้อมูลผู้ได้รับคัดเลือก  ฐานข้อมูลผู้สนใจเข้าทำงานในสายงานต่างๆเป็นต้น
   7.3 ใช้เป็นช่องทางการสื่อสาร/ประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆให้กับมหาวิทยาลัย

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ