 |
การจัดการความรู้ | ||
| มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี |
|
|
การจัดการความรู้ | ||
| มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี |
ชื่อผลงาน การพัฒนาระบบจองเวลาใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
| ผู้ถ่ายทอด : เสาวนีย์ เหล่าสิงห์ | ถ่ายทอด : วันที่ 12 กันยายน 2565 |
1. บทคัดย่อ
ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มีเครื่องมือวิทยาศาสตร์ให้บริการมากกว่า 15เครื่อง โดยแบ่งเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ทางวิทยาศาสตร์ และเครื่องมือในห้องปฏิบัติการทั่วไป โดยการจองเครื่องมือแบบเดิม ผู้ใช้บริการต้องมาลงใบจองใช้เครื่องมือที่ห้องปฏิบัติการซึ่งไม่สะดวกและเสียเวลา จึงได้ศึกษาการนำโปรแกรมประยุกต์ของ Google คือ Form, Sheet และ Calendar มาออกแบบระบบจองเวลาใช้เครื่องมือแบบปฏิทิน มีขั้นตอนการทำงาน คือเมื่อผู้ใช้บริการกรอกข้อมูลการขอใช้ใน Google Form แล้วข้อมูลจะถูกส่งไปเก็บไว้ที่ GoogleSheet จากนั้นสร้างส่วนขยายใน Apps Scriptเพื่อส่งข้อมูลไปยัง Google Calendarและเชื่อมต่อข้อมูลการจองไปยัง LineApplication เพื่อแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่ดูเลเครื่องมือผ่านบริการ Line Notifyเมื่อนำลิงค์แบบฟอร์มการจองไปวางไว้บนเว็บไซต์ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ข้อมูลการกรอกแบบฟอร์มจะไปแสดงผลบนปฏิทิน และมีการแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่เครื่องมือภายในเวลา 5นาที ช่วยอำนวยความสะดวกและลดขั้นตอนให้ทั้งผู้ใช้บริการและนักวิทยาศาตร์ดูแลเครื่องมือในการบริหารจัดการเวลาและการทำงาน สามารถรวบรวมข้อมูลปริมาณของการใช้เครื่องมือเพื่อบริหารจัดการครุภัณฑ์วิทยาศาสตร์ได้ถูกต้อง สะดวกและรวดเร็ว
2. บทนำ
ห้องปฏิบัติการเครื่องมือวิทยาศาสตร์ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เป็นห้องปฏิบัติการการเรียนการสอน การวิจัยและบริการวิชาการ สำหรับอาจารย์ นักวิจัย นักวิทยาศาสตร์และนักศึกษา มีเครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ทางเคมีอยู่มากกว่า 15เครื่องในระยะเวลากว่า 5ปีที่ผ่านมามีแนวโน้มอัตราการขอใช้บริการเพิ่มขึ้นทั้งจากนักศึกษาระดับปริญญาตรี ระดับปริญญาโทและระดับปริญญาเอก นักวิจัย และนักวิทยาศาสตร์ ในงานด้านการเรียน งานวิจัย และงานด้านบริการ ก่อนปี พ.ศ. 2561 ผู้ใช้บริการเครื่องมือวิทยาศาสตร์ของภาควิชาต้องมาจองเวลาใช้เครื่องมือในใบจองเครื่องมือและลงเวลาในปฏิทินที่ห้องปฏิบัติการ เพื่อให้นักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือได้มีการนัดหมายการใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์ ตารางวันฝึกสอนการใช้เครื่องมือและให้คำปรึกษาการใช้งาน และในปัจจุบันจำนวนผู้ใช้บริการเริ่มมีเพิ่มขึ้นทำให้ความต้องการใช้เครื่องมือบางชนิดสูงมากในช่วงเวลาเดียวกันทำให้เกิดการจองซ้อนกันและทำให้ผู้ใช้บริการต้องวางแผนการใช้เครื่องมือใหม่ซึ่งขั้นตอนการจองเครื่องมือต้องใช้เวลานาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาปรับใช้ในขั้นตอนการทำงานหรือการให้บริการจองเครื่องมือ จึงเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับงานทำงานในยุคปัจจุบัน ซึ่งปัจจุบันการเข้าถึงข้อมูลทางอินเตอร์เน็ตเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้คนทั่วไป ระบบการจองคิวแบบออนไลน์ทางอินเตอร์เน็ตเป็นระบบที่สะดวกรวดเร็ว ได้รับความพึงพอใจจากผู้ใช้บริการและลดขั้นตอนการปฏิบัติงานทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ซึ่งในปัจจุบันการจองคิวแบบออนไลน์ก็เป็นที่นิยมในหน่วยงานด้านการศึกษา เช่น การจองห้องเรียน ห้องประชุม การจองใช้รถ เป็นต้น มีทั้งแบบที่ทำระบบอย่างง่ายไปจนขึ้นการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างแบบฟอร์มจองคิวออนไลน์
ผู้พัฒนางานนี้ในฐานะนักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือวิทยาศาสตร์ จึงมีความประสงค์ที่จะพัฒนาระบบจองเวลาแบบออนไลน์ โดยใช้โปรแกรมประยุกต์ (application) ที่เหมาะสม เป็นระบบที่ง่าย ใช้โปรแกรมที่ไม่ซับซ้อน ไม่ใช่ระบบที่ต้องออกแบบโครงสร้างและเขียนคำสั่งด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบการจองเวลาที่ไม่มีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม สามารถสร้างระบบ ประยุกต์ใช้งาน และแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง สะดวกแก่ผู้ใช้บริการ ลดเวลาในการจอง ผู้ใช้บริการสามารถกำหนดระยะเวลาการจองได้อย่างเหมาะสมและนักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือสามารถทราบการจองอัตโนมัติผ่านทางการเตือนใน Application Line Notifyและลดการใช้ทรัพยากรกระดาษสิ้นเปลือง ดังนั้นจึงได้ศึกษาและนำเอาโปรแกรมประยุกต์ของ Google เพื่อการศึกษา (Google Application for Education) เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ไม่มีค่าใช้จ่าย มีพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลไม่จำกัดสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้แก่ Google Form, Google Sheet และ Google Calendar มาใช้ออกแบบระบบจองเวลา โดยโปรแกรมทั้งสามนี้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ทั้งหมด และได้ปฏิทินการจองเวลาแบบออนไลน์ในรูป Google Calendar เพื่อนำไปติดตั้งในเว็บไซต์ของภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ ข้อมูลจากจองจะถูกส่งผ่านบริการ Line Notify ถึงผู้ดูแลเครื่องมือวิทยาศาสตร์
3. วัตถุประสงค์
4. วิธีการดำเนินการพัฒนา
การพัฒนางานในครั้งนี้ มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วงสนับสนุนการจัดระบบการดำเนินงานด้านการจองใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์
5. ผลการดำเนินงาน
การจองเวลาแบบลงบันทึกในสมุดปฏิทิน
การจองเวลาแบบลงบันทึกในสมุดปฏิทิน ใช้เวลา 20 – 30 นาที ต่อครั้ง จากการเดินทางมาที่ห้องปฏิบัติการรับแบบฟอร์ม กรอกแบบฟอร์ม ให้อาจารย์ที่ปรึกษาลงนาม และลงเวลาจองในปฏิทิน รวบรวมแบบฟอร์มการจอง จดบันทึกการจองในปฏิทินซึ่งมีช่องขนาดเล็กลงได้เพียงชื่อกับเวลาในการจอง เกิดปัญหาคือ ตัวหนังสือขนาดเล็ก อ่านลายมือไม่ออก ชื่อผู้จองไม่ชัดเจน ผู้ใช้บริการไม่สามารถทราบว่าช่วงเวลาไหนว่างได้ด้วยตัวเองต้องมาดูที่ปฏิทินที่ห้องปฏิบัติการ นักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือต้องรวบรวมแบบฟอร์มการจองจากกระดาษแล้วกรอกรายละเอียดการใช้งานลงในคอมพิวเตอร์เพื่อเก็บเป็นข้อมูลปริมาณการใช้งาน
ระบบการจองเวลาแบบออนไลน์
ผลการดำเนินการตามขั้นตอนที่พัฒนาทำให้ได้ลิงค์บริการสำหรับจองเครื่องมือวิทยาศาสตร์อยู่ในเว็บไซต์ของภาควิชาวิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ URL link : http://chem.sci.ubu.ac.th/ ดังแสดงในรูปที่ 1 เมื่อผู้ใช้บริการเข้าที่แบบฟอร์มขอใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์แล้วจะเข้าสู่ google form สำหรับจองเครื่องมือ ดังแสดงในรูปที่ 2ฟอร์มจองจะมี
บัญชี Googleเท่านั้นที่จะแก้ไขปฏิทินได้ ผู้ใช้บริการสามารถดูวันว่างและช่วงเวลาที่ผู้ใช้บริการคนอื่นที่จองไว้ในปฏิทินเพื่อวางแผนการกำหนดเวลาในการใช้งานอย่างเหมาะสม ดังแสดงในรูปที่ 5
รูปที่ 7 การแสดงผลรายงานการอนุมัติการจองเครื่องมือ และรายงานปริมาณการใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์
ผลการใช้งานระบบการจองเครื่องมือออนไลน์โดยยังไม่ได้เชื่อมข้อมูลแจ้งเตือนผ่าน Line Notifyตั้งแต่เดือนตุลาคม 2561จนถึง เดือน ธันวาคม 2564 และเริ่มใช้การแจ้งเตือนผ่าน Line Notify เดือนมกราคม 2565 จนถึงปัจจุบัน (สิงหาคม 2565) ระบบที่พัฒนาขึ้นนี้ ยังคงสามารถใช้งานได้โดยอัตโนมัติเป็นปกติ ไม่มีปัญหาใดต้องแก้ไข มีแค่ส่วนที่เพิ่มเครื่องมือใหม่ที่ได้รับการจัดสรรในแบบฟอร์มการจองเครื่องมือ ผู้ใช้บริการได้รับความสะดวกในการจองเวลาใช้เครื่องมือ โดยไม่ต้องเข้ามาจองด้วยตัวเองที่ห้องปฏิบัติการ นักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือวิทยาศาสตร์สามารถบริหารจัดการการใช้เครื่องมือให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อเปรียบเทียบกับการใช้การจองผ่านการกรอกฟอร์มแบบกระดาษ ปัญหาที่นักวิทยาศาสตร์พบคือผู้ใช้บริการไม่เข้าดูปฏิทินการจองเครื่องก่อนที่จะกรอกข้อมูล ทำให้เกิดจากจองซ้อนบ้าง แก้ไขโดยการยึดเวลาที่ประทับใน Google Sheet แล้วติดต่อแจ้งผู้ใช้บริการที่จองซ้อนให้หาเวลาที่สะดวกใช้เครื่องใหม่ และแนวทางแก้ไขต่อไปคือการให้ข้อมูลการจอง แนะนำวิธีการจองให้ผู้ใช้บริการผ่านทางเว็บภาควิชาเคมี
6. สรุป
การพัฒนาระบบการจองใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์ โดยใช้โปรแกรมประยุกต์ของ Google คือ Form, Sheet, Calendar และ Data Studio ร่วมกับการแจ้งเตือนผ่านทาง Line Notifyสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติเป็นอย่างดี ผู้ใช้บริการสามารถจองเวลาใช้งานผ่านระบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่มีการจองซ้อนกัน มีการวางแผนเวลาในการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม นักวิทยาศาสตร์ดูแลเครื่องมือสามารถบริหารเวลาจัดการทำงานได้ดีขึ้น สะดวกในการติดต่อสื่อสารกับผู้ใช้บริการ การใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์ของภาควิชาเคมีมีประสิทธิภาพ และทำให้ได้ข้อมูลความถี่การใช้งานเครื่องมือมีความถูกต้องตรงกับการใช้งานจริง
7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)
ระบบการจองเครื่องมือวิทยาศาสตร์ออนไลน์ภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ สามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อใช้กับการจองเครื่องมือวิทยาศาสตร์พื้นฐานอื่นๆ ที่มีจำนวนมากในภาควิชาเคมี และภาควิชาอื่นๆในคณะวิทยาศาสตร์โดยที่นักวิทยาศาสตร์ไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรมได้ เนื่องจากระบบที่พัฒนาใช้โปรแกรมประยุกต์อย่างง่าย ช่วยลดขั้นตอนการจอง ผู้ใช้บริการสามารถวางแผนการใช้งานได้ด้วยตนเอง ลดปริมาณการใช้ทรัพยากรกระดาษ และเป็นประโยชน์ด้านเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถนำเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจของหัวหน้างานหรือผู้บริหารที่มีอำนาจในการพิจารณาความคุ้มค่าเมื่อส่งซ่อม จัดหาทดแทน หรือจัดซื้อครุภัณฑ์ใหม่ที่ทันสมัยกว่าเดิม นอกจากนั้นเครื่องมือที่มีการใช้งานมากจะแสดงถึงความเชี่ยวชาญของคณาจารย์ในภาควิชา ข้อมูลความถี่การใช้เครื่องมือวิทยาศาสตร์จึงเป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่งในการกำหนดยุทธศาสตร์การวิจัยของภาควิชาเคมี คณะวิทยาศาสตร์ได้
