ชื่อผลงาน : การพัฒนางานด้วยโปรแกรม Microsoft Office 365

1. บทนำ

       ในปี พ.ศ. 2563ทุกประเทศทั่วโลกต่างเผชิญกับสถานการณ์โควิด-19ที่ทำให้ผู้คนต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมในการใช้ชีวิตประจำวันไปเป็นรูปแบบ “New Normal” หรือ ภาวะ “ปกติใหม่” นั้น ซึ่งอาจจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการใช้ชีวิตอื่น ๆ ด้วย เกิดปฏิสัมพันธ์ของผู้คนในรูปแบบใหม่ ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์โดยตรงน้อยลง ภาวะการตกงานเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจทำให้เกิดอาชีพหรือธุรกิจใหม่ และมีการใช้เทคโนโลยีออนไลน์มากขึ้น ดังนั้น การทำงานในห้องทำงานขององค์กรต่าง ๆ รวมถึงการผลิตบัณฑิตที่จะออกไปประกอบอาชีพ ควรออกแบบให้เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบัน ซึ่งถือเป็นความท้าทายที่สำคัญของการพัฒนาและออกแบบหลักสูตร รวมถึงรูปแบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

       “หลักสูตร” คือ แนวทางในการจัดการศึกษาที่มุ่งเน้นการพัฒนาผู้เรียนให้บรรลุจุดมุ่งหมายทางการศึกษาตามมาตรฐานสากลและความต้องการของชุมชน ท้องถิ่นและประเทศชาติ ดังนั้น รายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) จึงเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานด้านผลิตบัณฑิตซึ่งเป็นภารกิจหลักของมหาวิทยาลัยเพื่อให้ได้บัณฑิตที่มีคุณภาพและมาตรฐานตามที่ชุมชน ท้องถิ่นและประเทศชาติต้องการ การพัฒนาหลักสูตรจึงเป็นกระบวนการที่สำคัญและเป็นกิจกรรมที่ต้องเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลาที่สภาพสังคมเปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น การจัดการศึกษาให้สนองความต้องการของสังคมที่เปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งจำเป็น และการเปลี่ยนแปลงหลักสูตรในลักษณะของการพัฒนาหลักสูตรเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ตามประกาศกระทรวงศึกษาธิการ เรื่อง เกณฑ์มาตรฐานหลักสูตรระดับปริญญาตรีและระดับบัณฑิตศึกษา พ.ศ. 2558 กำหนดให้มีการพัฒนาหลักสูตร ให้ทุกหลักสูตรพัฒนาหลักสูตรให้ทันสมัย โดยมีการประเมินและรายงานผลการดำเนินการของหลักสูตรทุกปีการศึกษา เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปปรับปรุงพัฒนาหลักสูตรเป็นระยะ ๆ อย่างน้อยตามรอบระยะเวลาของหลักสูตร หรือทุกรอบ 5 ปี

2. ที่มาและความสำคัญ

        สำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาเป็นหน่วยงานที่สังกัดภายใต้สำนักงานอธิการบดีมีภาระหน้าที่ในการพัฒนาคุณภาพการศึกษารวมถึงการพัฒนาหลักสูตรของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีเป็นกลไกช่วยสนับสนุนการบริหารงานวิชาการของมหาวิทยาลัยให้มีคุณภาพมาตรฐานสอดคล้องกับทิศทางการศึกษาของประเทศ ภายใต้กรอบทิศทางของแผนหรือนโยบายของกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม แผนด้านอุดมศึกษาของประเทศ แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ รวมทั้งนโยบายของรัฐบาล เพื่อให้การดำเนินงานเชื่อมโยงสัมพันธ์กันทุกระดับ อันนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายเดียวกันคือเพื่อพัฒนาอุดมศึกษาของประเทศให้มีคุณภาพต่อไป

       สำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา ได้จัดโครงการจัดการความรู้ (KM) ของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา เรื่อง การพัฒนาแบบฟอร์มและแนวทางการจัดทำรายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) ตามข้อเสนอแนะของคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัยอุบลราชธานี และข้อเสนอแนะของสำนักงานปลัดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรมขึ้น เพื่อพัฒนาแบบฟอร์มและร่วมหาแนวทางการจัดทำรายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) รวมทั้งวิเคราะห์สภาพปัญหาที่พบในการทำงานและร่วมกันหาแนวทางการแก้ไขปัญหา ซึ่งพบปัญหาในการทำงานหลายประการ เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัยล่าช้า ระยะเวลาในการดำเนินการตรวจสอบรายละเอียดของหลักสูตร(มคอ.2) มีน้อย ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนในการจัดทำรายละเอียดหลักสูตรของอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร ทำให้ข้อมูลรายละเอียดหลักสูตรการพบข้อผิดพลาดและไม่ถูกต้อง สูญเสียซึ่งระยะเวลาในการดำเนินงาน รวมถึงงบประมาณในการถ่ายเอกสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งบุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาได้ร่วมกันหาแนวทางการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ และได้นำระบบ Microsoft Office 365 ซึ่งเป็นเทคโนโลยีออนไลน์ มาเป็นตัวช่วยในการทำงานร่วมกันในไฟล์เดียวกัน ระยะเวลาเดียวกันระหว่างบุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาด้วยกัน และบุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษากับอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตรให้สามารถปฏิบัติงานได้ทุกสถานที่ ทุกเวลา โดยมุ่งเน้นการแก้ปัญหาที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ซึ่งเป็นการลดระยะเวลา ลดขั้นตอน ลดต้นทุน และการพัฒนารูปแบบการทำงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

3. วัตถุประสงค์ของกระบวนการ

    3.1 เพื่อลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน เน้นการมีส่วนร่วม และการทำงานได้ทุกสถานที่ ทุกเวลาของบุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา

    3.2 เพื่อลดระยะเวลา ลดขั้นตอน และลดต้นทุนในการดำเนินงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา

     3.3 เพื่อการพัฒนาและออกแบบรูปแบบการทำงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

     3.4 เพื่อบูรณาการทำงานเป็นทีม และยกระดับการทำงานให้เหมาะสมในยุคดิจิทัล

4.  กระบวนการ/วิธีการดำเนินการ

            4.1 การวางแผน (Plan) สำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาจัดโครงการจัดการความรู้ (KM) และการประชุมสำนักงานอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง เพื่อมอบหมายภาระหน้าที่ กำหนดระยะเวลาในการดำเนินงาน และร่วมกันวิเคราะห์สภาพปัญหาและทางแนวทางการแก้ไขปัญหา เน้นการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกคนในการวางแผนการดำเนินของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา อาทิเช่น การจัดทำรายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) การจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัย เป็นต้น

            4.2 การดำเนินงานตามแผน (Do) ดำเนินงานตามแผนการดำเนินงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา โดยมีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้

                        1) สมัครเข้าใช้งานผ่านเมล @live.ubu.ac.thของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีในการใช้งานระบบ Microsoft Office 365

                        2) ประสานงาน แจ้งคณะ/หลักสูตรที่ครบรอบการปรับปรุงหลักสูตร ในการส่งข้อมูลหลักสูตร ประกอบด้วย รายละเอียดของหลักสูตรผ่านระบบ Microsoft Office 365

                        3) ดำเนินการตามแผนการดำเนินงานตามที่ได้รับมอบหมาย ผ่านระบบ Microsoft Office 365 ที่มีการทำงานร่วมกันระหว่างบุคลากรภายในและภายนอกสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาในการดำเนินการจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัย และการตรวจสอบรายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) ให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด

                        4) เทคนิคการจดรายงานการประชุมของบุคลากรใช้เครื่องมือ Line applicationหรือ Google docมาช่วยในการพิมพ์ข้อความโดยการพูดหรือสแกนข้อความโดยที่ไม่ต้องพิมพ์หรือจดรายงาน ซึ่งจะทำให้สามารถทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น 

            4.3 การตรวจสอบงาน (Check) บุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา ตรวจสอบผลการดำเนินงาน โดยการประเมินจากระยะเวลาการดำเนินงาน ประเมินต้นทุนในการดำเนินงาน และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่มีการดำเนินงาน ผ่านระบบ Microsoft Office 365 กับข้อมูลเดิมย้อนหลัง พบว่า

                        - ด้านระยะเวลาการดำเนินงาน แบ่งเป็น 1) การดำเนินงานตรวจสอบหลักสูตร ใช้ระยะเวลาในการตรวจสอบ แก้ไปแก้กลับ ระยะเวลาประมาณ 14 วันทำการ ส่วนการทำงานผ่านระบบ Microsoft Office 365 ไม่เกิน 3 วันทำการ และ 2) รายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัย ใช้ระยะเวลาดำเนินการ 14 วันทำการ ส่วนการทำงานผ่านระบบ Microsoft Office 365 ไม่เกิน 7 วันทำการ

                        - ด้านต้นทุนในการดำเนินงาน แบ่งเป็น 1) การดำเนินงานตรวจสอบหลักสูตร ใช้งบประมาณจากค่าถ่ายเอกสารประมาณ 100 บาท/เล่ม ส่วนการทำงานผ่านระบบ Microsoft Office 365 ไม่มีค่าใช้จ่าย และ 2) รายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัย ใช้งบประมาณจากค่าถ่ายเอกสารประมาณ 25 บาท/ชุด ส่วนการทำงานผ่านระบบ Microsoft Office 365 ไม่มีค่าใช้จ่าย

                        - ด้านความถูกต้องของเนื้อหา พบว่า การดำเนินงานตรวจสอบหลักสูตร และรายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณากลั่นกรองหลักสูตรของสภามหาวิทยาลัย มีข้อผิดพลาดลดลงจากเดิมเป็นอย่างมาก เนื่องจาก
มีการแก้ไขเอกสารที่เป็นปัจจุบันทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยมากหรือไม่มีเลย แต่อย่างไรก็ตามยังพบปัญหาจากระบบ คือ หากผู้ใช้งานที่ทำงานร่วมกันในระบบดาวน์โหลดเอกสารและแก้ไขข้อมูลในแต่ละเครื่องของตนเอง ระบบจะสร้างสำเนาของเอกสารแต่ละเครื่องเท่ากับที่จำนวนดาวน์โหลดออกมา ทำให้การแก้ไขข้อมูลไม่ใช่ไฟล์เดียวกัน

            4.4 การปรับปรุง (Act) จากการตรวจสอบปัญหาที่พบในการดำเนินงาน สำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาได้ปรับปรุงการทำงาน โดยร่วมกันหาแนวทางการแก้ไขปัญหา กรณีหากผู้ใช้งานที่ทำงานร่วมกันในระบบดาวน์โหลดเอกสารและแก้ไขข้อมูลในแต่ละเครื่องของตนเอง ระบบจะสร้างสำเนาของเอกสารแต่ละเครื่องเท่ากับที่จำนวนดาวน์โหลดออกมา ทำให้การแก้ไขข้อมูลไม่ใช่ไฟล์เดียวกันนั้น ได้ปรับปรุงวิธีการทำงานโดยให้ทำงานในระบบ Microsoft Office 365 และไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารลงเครื่อง ซึ่งทำให้ลดปัญหาตามที่กล่าวมาแล้วได้

5. สรุป

     จากสถานการณ์โควิด-19ที่ทำให้ผู้คนต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมในการใช้ชีวิตประจำวันไปเป็นรูปแบบ “New Normal” หรือ ภาวะ “ปกติใหม่” นั้น ซึ่งอาจจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการใช้ชีวิตอื่น ๆ เกิดปฏิสัมพันธ์ของผู้คนในรูปแบบใหม่ ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์โดยตรงน้อยลง แต่การดำเนินงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาที่เป็นหน่วยงาน สนับสนุนภารกิจด้านการผลิตบัณฑิตซึ่งเป็นภารกิจหลักของมหาวิทยาลัยในการพัฒนาหลักสูตรซึ่งเป็นกระบวนการที่สำคัญให้ได้บัณฑิตที่มีคุณภาพและมาตรฐานตามที่ชุมชน ท้องถิ่นและประเทศชาติต้องการตามที่สภาพสังคมเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การพัฒนาและออกแบบการทำงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป โดยการใช้เทคโนโลยีออนไลน์ คือ ระบบ Microsoft Office 365 เข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน สามารถช่วยให้ลดระยะเวลา ลดขั้นตอน ลดต้นทุน และลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษาได้จริง ซึ่งตอบสนองนโยบายตามแผนกลยุทธ์สำนักงานอธิการบดี ระยะ 5ปี
(พ.ศ. 2560 - 2564) กลยุทธ์ที่ 1 พัฒนาระบบบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพ มาตรการ (4) ส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีและวิธีที่เหมาะสมในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หลักของกระบวนงาน มาตรการ (5) พัฒนาและบริหารระบบงบประมาณและระบบการเงินให้มีเสถียรภาพ  มาตรการ (6) ส่งเสริมและสนับสนุนการจัดการความรู้เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และมาตรการ (8) พัฒนาระบบเพื่อสร้างความผูกพันระหว่างองค์กรกับบุคลากร นอกจากนี้ ยังตอบสนองตามนโยบายของแผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2563-2567 ในยุทธศาสตร์ที่ 5 พัฒนามหาวิทยาลัยไปสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลอีกด้วย

 6. ปัจจัยความสำเร็จ

      6.1 ความร่วมมือและการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกคนภายในสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา รวมถึงความร่วมมือจากคณะ/หลักสูตรที่ครบรอบการปรับปรุงหลักสูตร

     6.2 การจัดการความรู้ (KM) อย่างมีระบบของสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา

     6.3 บุคลากรทุกคนเรียนรู้และประยุกต์ใช้เทคโนโลยีมาสนับสนุนการปฏิบัติงาน

7. แนวทางในการพัฒนาปรับปรุง

     สร้างความชำนาญในการใช้เทคโนโลยีออนไลน์ในการปฏิบัติงานให้มากยิ่งขึ้น เพื่อถ่ายทอดองค์ความรู้และประสบการณ์ในการปฏิบัติให้ทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีมีการใช้เทคโนโลยีในการปฏิบัติงานด้านอื่น ๆ เพิ่มมากขึ้น

รูปที่ 1 และ 2 แสดงตัวอย่างการตรวจสอบรายละเอียดของหลักสูตร (มคอ.2) จากระบบ Microsoft Office 365

รูปที่ 3 - 6 ภาพการจัดการความรู้ (KM) และการประชุมบุคลากรสำนักงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา

ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ