 |
การจัดการความรู้ | ||
| มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี |
|
|
การจัดการความรู้ | ||
| มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี |
ชื่อผลงาน : การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานวิชาการ :การผลิตข้อสอบประจำภาคการศึกษา
| ผู้ถ่ายทอด : วิชชุภงค์ ลิมปิทีปราการ และคณะ | ถ่ายทอด : วันที่ 12 กันยายน 2565 |
1. บทคัดย่อ
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานวิชาการ : การผลิตข้อสอบประจำภาคการศึกษา เป็นระบบสารสนเทศที่คณะพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยในการบริหารจัดการงานวิชาการของคณะศิลปศาสตร์ กล่าวคือ ระบบดังกล่าวเริ่มต้นด้วยการบันทึกข้อมูลภาระงานสอนของบุคลากรสาย และได้มีการพัฒนาต่อเนื่อง โดยนำข้อมูลภาระงานสอนไปใช้ในการคำนวณค่าสอนเกิน แจ้งภาระงานคุมสอบประจำภาคและสุดท้ายคือการโอนข้อมูลภาระงานสอนเข้าสู่ระบบประเมินเลื่อนขั้นเงินเดือน
2. บทนำ
คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เป็นหน่วยงานที่จัดการเรียนการสอนทั้งในวิชาเอก วิชาโท และวิชาศึกษาทั่วไปให้กับนักศึกษาทั้งมหาวิทยาลัย ดังนั้น จึงมีจำนวนรายวิชา กลุ่มการเรียนและนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในแต่ละภาคการศึกษาเป็นจำนวนมาก ทำให้จำนวนข้อสอบประจำภาคการศึกษาในแต่ภาคการศึกษามีปริมาณมากขึ้น ที่ผ่านมาคณะศิลปศาสตร์มีนโยบายในการผลิตข้อสอบโดยส่งให้โรงพิมพ์มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีดำเนินการในรายวิชาที่มีจำนวนข้อสอบมากกว่า 200 ชุด ส่วนข้อสอบที่มีจำนวนชุดต่ำกว่าให้ฝ่ายผลิตเป็นผู้ดำเนินการ ต่อมามีการปรับเปลี่ยนนโยบายมาผลิตเองทั้งหมด ทั้งนี้เพื่อเป็นการประหยัดงบประมาณ
จากการปรับเปลี่ยนดังกล่าวทำให้คณะต้องรับผิดชอบในการผลิตข้อสอบจำนวนมากภายใต้เวลาจำกัด ทำให้เกิดความผิดพลาดในการดำเนินการ ประกอบกับในช่วงเวลาที่ผ่านมาคณะได้สูญเสียบุคลากรที่เป็นกำลังหลักในการผลิต ดังนั้นเพื่อให้การบริหารจัดการการผลิตข้อสอบประจำภาคเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ สำนักงานเลขานุการ คณะศิลปศาสตร์จึงได้พัฒนาระบบสารสนเทศมาช่วยในการบริหารจัดการการผลิตข้อสอบประจำภาคการศึกษาโดยใช้ระบบ KAMOL Modelโดย กมล โมเดล มาจากชื่อคุณกมล โสภาสิน บุคลากรฝ่ายผลิตของคณะผู้ล่วงลับ ซึ่งคณะได้นำมาเป็นค่านิยมในการทำงาน ดังนี้
K-Knowledge คือ ความรู้
A-Achievement คือ ความสำเร็จ
M-Management คือ การบริหารจัดการ
O-Organization คือ องค์กร
L-Learning คือ การเรียนรู้
3. วัตถุประสงค์
4. วิธีการ/ขั้นตอนดำเนินงาน
4.1 ขั้นเตรียมการ/การวางแผนการดำเนินงาน (Plan)
4.2 ขั้นปฏิบัติงาน (Do)
4.3 การแก้ไขปัญหา (Check)
จากการผลิตข้อสอบประจำภาคการศึกษา ปัญหาที่พบคือ
1) การแก้ไขเปลี่ยนแปลงตารางสอบ ซึ่งการแก้ไขเปลี่ยนตารางสอบในแต่ละรายวิชา จะต้องยกเลิกภาระงานคุมสอบของอาจารย์ผู้คุมสอบ ที่นั่งสอบของนักศึกษา ตารางสอบ และเปลี่ยนแปลงวัน เวลา สถานที่สอบใหม่ในระบบผลิตข้อสอบ และต้องจัดตารางสอบในรายวิชานั้น ๆ ใหม่อีกครั้ง ซึ่งทำให้เสียเวลาและการเป็นทำงานซ้ำซ้อน ดังนั้น ในการแก้ไขปัญหา คณะฯ ได้ขอความร่วมมือให้อาจารย์ผู้สอนนัดหมายวัน เวลา สอบกับนักศึกษาให้เรียบร้อยก่อนแจ้งภาระงานคุมสอบ ทั้งนี้ เพื่อป้องการทับซ้อนตารางสอบของนักศึกษา
2) อาจารย์ส่งข้อสอบช้าหลังกำหนด ได้เสนอผู้บริหารพิจารณาแนวทางการดำเนินการ โดยให้มีผลต่อการประเมินเลื่อนขั้นเงินเดือน
3) การจัดสอบนอกตาราง ปัญหาที่พบคือ ผู้สอนไม่ได้แจ้งการจัดสอบในระบบการผลิตข้อสอบของคณะ แต่มีการสอบกลางภาค ดังนั้น การจัดทำข้อสอบของอาจารย์จึงถือเป็นงานแทรก และไม่ถูกนับเป็นการส่งข้อสอบล่าช้าหลังกำหนด เหมือนรายวิชาที่จัดสอบในตารางและแจ้งการจัดสอบผ่านระบบการผลิตข้อสอบของคณะ ดังนั้น เพื่อความเสมอภาคในการจัดส่งข้อสอบตามกำหนดระยะเวลา ได้เสนอให้มีการจัดสอบประจำภาคการศึกษาผ่านระบบการผลิตข้อสอบของคณะทุกรายวิชา
4.4 การประเมินผลการทำงาน และการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Action)
ภายหลังจากที่ผลิตข้อสอบประจำภาคแล้วเสร็จในแต่ครั้ง คณะจะมีการประชุมสรุปผลการดำเนินงานเพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในแต่ละฝ่าย โดยให้แต่ละฝ่ายแจ้งปัญหาที่พบและเสนอแนะแนวทางแก้ไขปัญหา เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินการในการผลิตข้อสอบในครั้งถัดไปให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีตัวชี้วัดดังนี้
4.4.1 ผลิตข้อสอบได้ทันตามกำหนด
4.4.2 ผลิตข้อสอบได้ครบถ้วน ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด
4.4.3 ลดเวลาและแรงงานในการผลิตข้อสอบ
5. ผลการดำเนินงาน
คณะได้เริ่มกิจกรรมการผลิตข้อสอบประจำภาคมาตั้งแต่ ปีการศึกษา 2563 และเว้นในปีการศึกษา 2564 เนื่องจากการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ไม่สามารถสอบ ณ ที่ตั้งได้ จึงไม่ได้ผลิตข้อสอบ และได้เริ่มดำเนินการผลิตข้อสอบอีกครั้งในการสอบกลางภาค ปีการศึกษา 2565 จากผลการดำเนินงานผลิตข้อสอบ สรุปได้ดังรายละเอียดตามตารางท้ายนี้
ตารางที่ 1 แสดงผลการดำเนินงานผลิตข้อสอบ
|
การสอบ |
จำนวนผลิต(ชุด) |
จำนวนกระดาษ(หน้า) |
ต้นทุน |
กรณีจ้างถ่ายเอกสาร |
ส่วนต่าง |
|
กลางภาค 1/2563 |
18,870 |
154,015 |
32,343.15 |
77,007.50 |
44,664.35 |
|
ปลายภาค 1/2563 |
12,389 |
120,166 |
25,234.86 |
60,083.00 |
34,848.14 |
|
กลางภาค 2/2563 |
19,931 |
148,397 |
31,163.37 |
74,198.50 |
43,035.13 |
|
ปลายภาค 2/2563 |
17,974 |
136,996 |
28,769.16 |
68,498.00 |
39,728.84 |
|
กลางภาค 1/2565 |
24,002 |
302,766 |
63,580.86 |
151,383.00 |
87,802.14 |
|
รวม |
93,166 |
862,340 |
181,091.40 |
431,170.00 |
250,078.60 |
จากตารางดังกล่าวข้างต้น คณะผลิตข้อสอบทั้งหมด 5 ครั้ง สามารถผลิตข้อสอบได้จำนวน 93,166 ชุด 862,340 หน้า ต้นทุนการผลิตที่คณะผลิตเองในอัตราหน้าละ 0.21 บาท คิดเป็นเงินจำนวน 181,091.40 บาท และถ้าในกรณีจ้างถ่ายเอกสารในอัตราหน้าละ 0.50 บาท คิดเป็นเงินจำนวน 431,170 บาท ดังนั้น จะเห็นได้ว่าการผลิตข้อสอบของคณะ สามารถประหยัดต้นทุนการในผลิตได้ถึง 250,078.60 บาท (สองแสนห้าหมื่นเจ็ดสิบแปดบาทหกสิบสตางค์) อีกทั้งยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำข้อสอบ และเป็นการลดต้นทุนภาระค่าใช้จ่ายให้กับคณะ
ภาพที่ 1 แสดงการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานผลิตข้อสอบ
6. สรุปผลการดำเนินงาน
จากผลการดำเนินการผลิตข้อสอบประจำภาคของคณะศิลปศาสตร์ สามารถสรุปเป็นประเด็นต่าง ๆ ดังนี้
1) มีระบบสารสนเทศที่ครอบคลุมการผลิตข้อสอบในทุกส่วนงาน
2) มีระบบการทำงานตั้งแต่การผลิตข้อสอบจนถึงการตรวจข้อสอบ
3) สามารถรวบรวมข้อมูลการส่งต้นฉบับข้อสอบตรงตามกำหนดเวลา
4) สามารถลดข้อผิดพลาดในการผลิตข้อสอบ
5) สามารถผลิตข้อสอบเสร็จตามกำหนดเวลาและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
6) ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในคณะ และมีการมอบหมายงานอย่างเป็นระบบ
7) มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันระหว่างผู้ปฏิบัติงาน และระหว่างผู้รับบริการกับผู้ปฏิบัติงานเพื่อปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง
7. ความสามารถในการนำไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นนำไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง
จากการนำค่านิยม KAMOL Model มาปรับใช้ในการผลิตข้อสอบประจำภาคของคณะ ทำให้การทำงานของคณะเป็นไปอย่างมีระบบ แบบแผน ทั้งนี้ เนื่องจากในการทำงาน คณะฯ ได้นำเอาปัญหา หรือประสบการณ์ในการทำงานที่ผ่านมา นำมาประชุมหารือ วางแผนร่วมกันในคณะทำงาน เพื่อให้การผลิตข้อสอบประจำภาคสำเร็จลุล่วง มีประสิทธิภาพ
K-Knowledge คือ ความรู้ ความรู้ที่ได้เรียนรู้การทำงานร่วมกันและการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงาน
A-Achievement คือ ความสำเร็จ การทำงานเป็นทีมที่มุ่งเน้นเป้าหมายในการทำงานให้ลุล่วง
M-Management คือ การบริหารจัดการ การมอบหมายงานอย่างเป็นระบบ และมอบหมายงานตามความถนัด จะช่วยให้การทำงานสำเร็จรวดเร็วยิ่งขึ้น
O-Organization คือ องค์กร ได้ประโยชน์จากนำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารจัดการ
L-Learning คือ การเรียนรู้ มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และและหาแนวปฏิบัติที่ดีสามารถนำไปแลกเปลี่ยนกับส่วนงานอื่น เพื่อให้ประยุกต์ใช้ในการทำงาน
การทำกิจกรรมการผลิตข้อสอบประจำภาคของคณะศิลปศาสตร์ เป็นการร่วมมือ ร่วมแรงการทำงานของบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการ มีการมอบหมายงานให้ตรงตามความสามารถของแต่ละคน (Put the right man on the right job) ดังนั้น ในการผลิตข้อสอบประจำภาคการศึกษา คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี จึงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการทำงาน (Best Practice) คือการทำงานเป็นทีม (Team work) โดยมหาวิทยาลัยและคณะต่าง ๆ สามารถนำไปปรับในการผลิตข้อสอบประจำภาคของคณะต่าง ๆ ได้ ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน และช่วยลดข้อผิดพลาดในการผลิตข้อสอบประจำภาคได้เป็นอย่างดี
