ชื่อผลงาน : การบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป

1. บทคัดย่อ

ด้วยผู้บริหารคณะวิทยาศาสตร์ ได้มีนโยบายและส่งเสริมและสนับนุนให้สำนักงานเลขานุการ คณะวิทยาศาสตร์ เป็นสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบกับความก้าวล้ำนำสมัยด้านเทคโนโลยีในโลกยุคโลกาภิวัฒน์ หรือโลกยุคดิจิทัล ดังนั้น งานบริหารทั่วไป สำนักงานเลขานุการ คณะวิทยาศาสตร์ เป็นส่วนงานที่ดูแลในส่วนงานสารบรรณ งานยานพาหนะ ภูมิทัศน์ ความสะอาด และความปลอดภัย อาคารสถานที่ภายในอาณาบริเวณของคณะวิทยาศาสตร์ จึงได้คิดวิเคราะห์เพื่อพัฒนาปรับปรุงการบริหารจัดการระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตอบโจทย์ในทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน รวมทั้งเป็นการพัฒนาตนเองพัฒนางานควบคู่กันไป โดยเน้นการประหยัดทรัพยากรและเวลา เพื่ออำนวยความสะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อนในแต่ละ ขั้นตอนของงาน และที่สำคัญเพื่อให้ผู้บริหารได้พิจารณาเอกสารทางราชการในระบบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประหยัดเวลา ทั้งในและนอกคณะวิทยาศาสตร์ เพื่อเป็นแนวปฏิบัติเดียวกันในการติดต่อสื่อสารด้านการบริหารจัดการระบบสารสนเทศที่ใช้ทดแทนด้านเอกสารทางราชการภายในคณะวิทยาศาสตร์  รวมทั้งได้พัฒนาศักยภาพของบุคลากรผู้ปฏิบัติงานไปพร้อมกับการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด

            ดังนั้น งานบริหารทั่วไป สำนักงานเลขานุการ คณะวิทยาศาสตร์ จึงได้มีการพัฒนากระบวนการปฏิบัติการให้เป็นในรูปแบบของ “ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการของงานบริหารทั่วไป” โดยพิจารณาคิด วิเคราะห์ และพัฒนาร่วมกัน ภายใต้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ (E - Management) คณะวิทยาศาสตร์ เพื่อให้บุคลากรคณะวิทยาศาสตร์เปิดใช้ระบบในช่องทางเดียวกันทั้งคณะวิทยาศาสตร์ ระบบที่ได้พัฒนามีจำนวน 4 ระบบ ดังนี้

            1. การขอใช้ห้องประชุม ห้องเรียน อาคารวิจัย ได้พัฒนาเป็น “ระบบจองใช้ห้อง”

            2. การขอใช้รถยนต์ของทางราชการ ได้พัฒนาเป็น “ระบบจองใช้รถยนต์”

            3. การขอยืมใช้พัสดุในการจัดกิจกรรม/โครงการ ได้พัฒนาเป็น “ระบบยืมใช้พัสดุ”

            4. การรับพัสดุ - ไปรษณีย์ภัณฑ์ จากบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด ได้พัฒนาเป็น “ระบบไปรษณีย์ภัณฑ์”

            การพัฒนากระบวนการบริหารจัดการระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 องค์ประกอบ และระบบจะมีการแจ้งในระบบไลน์เมื่อมีการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

            1. บุคลากรผู้รับผิดชอบและดูแลระบบ

            2. บุคลากรผู้ใช้ระบบ

            3. ผู้บริหาร

2. บทนำ

การบริหารจัดการระบบสารสนเทศ เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม อีกทั้งช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในการคิดวิเคราะห์ปัญหา แก้ไขปัญหา และสร้างผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Hardware) โปรแกรม (Software) และผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศ และเป็นระบบที่รวบรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน เพื่อการดำเนินงานการบริหารจัดการและการตัดสินใจในองค์กรที่มีระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ และตรงตามนโบายของผู้บริหารที่มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ ส่งผลให้การปฏิบัติงานในภาพรวมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และเกิดประโยชน์กับทางราชการให้มากที่สุด

            ดังนั้น งานบริหารทั่วไป สำนักงานเลขานุการ คณะวิทยาศาสตร์ จึงได้คิดวิเคราะห์ปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัติงาน พบว่า เพื่อลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากร พื้นที่การจัดเก็บเอกสาร ลดและกระชับระยะเวลา ความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการปฏิบัติงาน การสื่อสารที่ล่าช้าและเกิดความสับสน และเพื่อเป็นการพัฒนากระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน เน้นการประหยัดทรัพยากรและเวลาในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน เพื่ออำนวยความสะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อน การสื่อสารที่เข้าใจตรงกัน และรวบรวมข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ รวมทั้งเพื่อเป็นการพัฒนาศักยภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น และเพื่อสนองรับนโยบายของผู้บริหารคณะวิทยาศาสตร์ ให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID- 19)ทำให้มีความเสี่ยงต่อการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสจากการติดต่อประสานงาน การพบปะพูดคุย และการสัมผัสร่วม

3. วัตถุประสงค์

            1. เพื่อประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงานของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ ทั้งผู้ให้บริการ และผู้รับบริการ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดของกระบวนการและขั้นนตอนการปฏิบัติงานในทุกภาคส่วนได้อย่างเป็นรูปธรรมได้จริงอย่างเป็นรูปธรรมได้จริง

            2. เพื่อพัฒนากระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงานให้ทันกับโลกยุคโลกาภิวัฒน์ และสนองรับนโยบบายของผู้บริหารที่จะให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ

            3. เพื่อให้ผู้บริหารได้พิจารณาสั่งการเอกสารราชการในระบบสนสนเทศได้อย่างถูกต้องและเพิ่มความสะดวกรวดเร็ว

4. วิธีการ/เครื่องมือ

       การพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ภายใต้นโยบายผู้บริหารที่จะพัฒนาให้เป็น “สำนักงานอัตโนมัติ”

            4.1 การพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป แบ่งออกเป็น 3 องค์ประกอบ

                 1. บุคลากรผู้รับผิดชอบและดูแลระบบ

                 2. บุคลากรผู้ใช้ระบบ

                 3. ผู้บริหาร

            4.2 กระบวนการและขั้นตอนการพัฒนการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป ดังนี้

                 1. ผู้ปฏิบัติงานในส่วนงานบริหารทั่วไปร่วมประชุมปรึกษาหารือ วิเคราะห์ปัญหา อุปสรรค เพื่อนำมาพัฒนากระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติให้เป็นรูปแบบการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป ภายใต้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (E - Management) คณะวิทยาศาสตร์ โดยการแน้นการประหยัดทรัพยากรและเวลา อำนวยความสะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อนของแต่ละกระบวนการและขั้นตอนในการปฏิบัติงาน

                 2. เสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาการปรับเปลี่ยนกระบวนการและขั้นตอนในการปฏิบัติงานจากรูปแบบเอกสาร เป็น รูปแบบการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป เพื่อสนับสนุนให้การพิจารณาสั่งการของผู้บริหารมีความถูกต้อง สะดวก และรวดเร็ว  ไม่ว่าจะปฏิบัติงานอยู่ในสถานที่ใด

                 3. ผู้ปฏิบัติงานได้ดำเนินการพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศ โดยใช้โปรแกรม Visual Studio ASP .Net C# ในการพัฒนา และใช้ Microsoft SQL Server เป็นฐานข้อมูล  ซึ่งเริ่มจากระบบการขอใช้รถยนต์ของทางราชการ ระบบการขอใช้ห้องประชุมห้องเรียนอาคารวิจัย ระบบการขอยืมใช้พัสดุ และระบบการแจ้งเตือนไปรษณีย์ภัณฑ์ของบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด และนำเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาแนวทางการบริหารจัดการระบบ ก่อนนำไปสู่การปฏิบัติจริง

                 4. ผู้บริหารพิจารณาเห็นชอบให้เริ่มทดลองใช้ระบบ

               5. งานบริหารทั่วไป สำนักงานเลขานุการ ได้เชิญผู้บริหาร/หัวหน้าภาควิชา/สำนักงานเลขานุการ/บุคลากร เข้าร่วมอบรมการใช้ระบบ และเริ่มประกาศใช้ระบบสารสนเทศ ซึ่งระหว่างการทดลองใช้ระบบ ผู้ใช้ระบบได้ให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้พัฒนาปรับปรุงระบบให้เข้ากับบริบทของคณะวิทยาศาสตร์ให้มากที่สุด เช่น การแจ้งเตือนเข้าไลน์

5. ผลการดำเนินงาน

       การพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ภายใต้นโยบายผู้บริหารที่จะพัฒนาให้เป็น “สำนักงานอัตโนมัติ”  โดยใช้โปรแกรม Visual Studio ASP .Net C# ในการพัฒนา และใช้ Microsoft SQL Server เป็นฐานข้อมูล และระบบจะมีการแจ้งเตือนในระบบไลน์เมื่อมีการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน  ซึ่งได้ผลการดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ ดังนี้

           5.1 ผลการพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป ประกอบด้วย 4 ระบบ ดังนี้

                1. การขอใช้ห้องประชุม ห้องเรียน อาคารวิจัย ได้พัฒนาเป็น “ระบบจองใช้ห้อง”

                2. การขอใช้รถยนต์ของทางราชการ ได้พัฒนาเป็น “ระบบจองใช้รถยนต์”

                3. การขอยืมใช้พัสดุในการจัดกิจกรรม/โครงการ ได้พัฒนาเป็น “ระบบยืมใช้พัสดุ”

                4. การรับพัสดุ - ไปรษณีย์ภัณฑ์ จากบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด ได้พัฒนาเป็น “ระบบไปรษณีย์ภัณฑ์”

                การพัฒนากระบวนการบริหารจัดการระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 องค์ประกอบ

                1. บุคลากรผู้รับผิดชอบและดูแลระบบ

                2. บุคลากรผู้ใช้ระบบ

                3. ผู้บริหาร

               การเปิดใช้งานในระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป สำนักงานเลขานุการ คณะวิทยาศาสตร์  เข้าระบบได้จาก http://www.e-manage.sci.ubu.ac.th/menu_administrator.aspx โดยมีตัวอย่างหน้าจอของระบบ ดังรูปที่ 1 -  6

5.2 ผลการวิเคราะห์แบบสำรวจความพึงพอใจในการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารของงานบริหารทั่วไป

            การประเมินความพึงพอใจในการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารของงานบริหารทั่วไป ได้รวบรวมข้อมูลโดยใช้แบบสำรวจความพึงพอใจเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ กลุ่มตัวอย่างเป็นบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ จำนวน 88 คน การกำหนดกลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการเก็บข้อมูลได้จากการเลือกแบบเฉพาะเจาะจง (Purposive Sampling) และนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหาข้อสรุป โดยใช้ค่าเฉลี่ยในการวิเคราะห์ข้อมูล และแปลความหมายตามเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมิน 5 ระดับ

4.51 - 5.00 หมายถึง มีความพึงพอใจระดับดีมาก

3.51 - 4.50 หมายถึง มีความพึงพอใจระดับดี

2.51 - 3.50 หมายถึง มีความพึงพอใจระดับปานกลาง

1.51 - 2.50 หมายถึง มีความพึงพอใจระดับน้อย

1.00 - 1.50 หมายถึง มีความพึงพอใจระดับน้อยที่สุด

            5.3 ข้อเสนอแนะ

                 1) ระบบช่วยลดกระดาษ ลดโลกร้อน ประหยัดเวลาและบันทึกข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

                 2) ระบบการยืมพัสดุ ควรมีการนำเสนอข้อมูลจำนวนพัสดุหรือครุภัณฑ์ เพื่อสะดวกและง่ายต่อการเลือกยืมใช้งาน สำหรับระบบใช้งานอื่น ๆ ใช้งานได้ง่ายสะดวกและรวดเร็ว

6. สรุป

        การพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ภายใต้นโยบายผู้บริหารที่จะพัฒนาให้เป็น “สำนักงานอัตโนมัติ”  พบว่า เป็นการประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวกสบาย รวดเร็ว เข้าถึงระบบได้ทุกที่ทุกเวลา ลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนในการปฏิบัติงานทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการในทุกภาคส่วนได้อย่างเป็นรูปธรรม ทั้งนี้ ผู้ให้บริการและผู้พัฒนาระบบได้นำข้อเสนอแนะมาพัฒนาปรับปรุงระบบให้สะดวกรวดเร็วในการใช้ระบบและให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์  หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)

            การพัฒนาการบริหารจัดการระบบสารสนเทศของงานบริหารทั่วไป มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ภายใต้นโยบายผู้บริหารที่จะพัฒนาให้เป็น “สำนักงานอัตโนมัติ” พบว่า เป็นการช่วยลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากร พื้นที่การจัดเก็บเอกสาร กระชับระยะเวลา ความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการปฏิบัติงาน การสื่อสารที่ล่าช้าและเกิดความสับสน  และเพื่อเป็นการพัฒนากระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน เน้นการประหยัดทรัพยากรและเวลาในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน เพื่ออำนวยความสะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อน การสื่อสารที่เข้าใจตรงกัน และรวบรวมข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ รวมทั้งเพื่อพัฒนาศักยภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากร ประกอบกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID - 19 )ช่วยลดความเสี่ยงต่อการแพร่กระจายเชื้อไวรัสได้ และสามารถต่อยอดเพื่อใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้างอย่างเป็นรูปธรรมได้จริง

ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ