ชื่อผลงาน : ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์

1. บทคัดย่อ

     ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ เป็น Web Application ที่ถูกเขียนขึ้นโดยโปรแกรมวิชวลเบสิก (Visual Basic) ให้สามารถเปิดใช้ใน Web browser ได้โดยตรง ซึ่งระบบฯ ถูกพัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) พัฒนาการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน และ 2) นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

     มีวิธีการดำเนินงานแบ่งเป็นขั้นตอนที่ 1 ศึกษาประเด็นปัญหา และวิธีการแก้ไขปัญหา โดยงานพัฒนานักศึกษาในฐานะผู้รับผิดชอบภาระงานนักศึกษาฝึกงาน ดำเนินการสรุปและรวบรวมข้อมูล ขั้นตอนที่ 2 นำเสนอประเด็นปัญหาและวิธีการแก้ไขปัญหา โดยงานพัฒนานักศึกษานำเสนอข้อมูลต่อที่ประชุมกรรมการวิชาการประจำคณะบริหารศาสตร์ เพื่อขออนุมัติหลักการในการดำเนินงาน ขั้นตอนที่ 3 ประชุมร่วมกับคณะทำงานอันประกอบด้วยงานพัฒนานักศึกษา และงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย เพื่อออกแบบและพัฒนาระบบฯ ขั้นตอนที่ 4 งานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย ดำเนินพัฒนาระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ โดยงานพัฒนานักศึกษาและงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย นำเสนอขั้นตอน กระบวนการทำงานของระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ต่อผู้บังคับบัญชา ขั้นตอนที่ 6 ปรับปรุงและทดสอบการใช้งานของระบบฯ ตามข้อเสนอแนะผู้บังคับบัญชา โดยงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย ขั้นตอนที่ 7 รายงานผลการดำเนินงาน โดยงานพัฒนานักศึกษาและงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย จัดทำรายงานผลการพัฒนาระบบฯ และคลิปวิดีโอแนะนำการใช้งานระบบฯ

     ผลการดำเนินงานสรุปผลได้ดังนี้ ข้อ 1 ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ สามารถเปิดให้ใช้งานผ่าน Web browser ได้เมื่อวันที่ 2 กันยายน 2564 ข้อ 2 ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ ครอบคลุมกระบวนการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน ตั้งแต่กระบวนการยื่นคำร้องขอหนังสือราชการขอความอนุเคราะห์ให้นักศึกษาเข้ารับการฝึกงานในหน่วยงาน การพิจารณาอนุมัติของอาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชาการฝึกงานประจำหลักสูตร การรับหนังสือขอความอนุเคราะห์ การยื่นแบบตอบรับนักศึกษาฝึกงาน การออกหนังสือราชการส่งตัวนักศึกษาเข้ารับการฝึกงาน และการรับหนังสือส่งตัว โดยนักศึกษา อาจารย์ และงานพัฒนานักศึกษา สามารถดำเนินการผ่านระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์

2. บทนำ

     การฝึกงาน (Training/internship) เป็นกระบวนการเพิ่มทักษะวิชาชีพและประสบการณ์ชีวิตที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประกอบอาชีพในอนาคตของนักศึกษา โดยนักศึกษาจะได้นำความรู้จากภาคทฤษฎีไปสู่การปฏิบัติงานจริง ซึ่งมีส่วนช่วยให้นักศึกษามีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงาน เกิดทักษะและความสามารถในการทำงานสอดคล้องกับความต้องการของตลาดแรงงาน การฝึกงานจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการศึกษาในยุคปัจจุบัน อันจะเป็นการเตรียมพร้อมเพื่อก้าวเข้าสู่โลกแห่งการทำงานที่แท้จริงและการฝึกงานยังเป็นโอกาสอันดีที่นักศึกษาจะได้พิจารณาตนเองว่ามีความรู้ ความสามารถ และทักษะเหมาะสมกับงานประเภทใด ทราบถึงจุดแข็ง และจุดที่ควรพัฒนาเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ต่อไป นอกจากนี้ ยังเป็นการสร้างความเชื่อมั่นและทัศนคติที่ดีต่อวิชาชีพและฝึกการทำงานร่วมกับผู้อื่น โดยปกติสถานประกอบการส่วนใหญ่จะเปิดโอกาสให้นักศึกษาเข้าไปฝึกงาน ซึ่งต้องมีหนังสือติดต่อประสานงานจากสถาบัน และดำเนินการคัดเลือกตามขั้นตอนของหน่วยงานในบางครั้งอาจจะต้องทำการทดสอบสอบสัมภาษณ์เพื่อคัดกรองนักศึกษาจากหลากหลายสถาบันเข้ารับฝึกปฏิบัติงาน

     แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบต่อวิถีชีวิตของคนในสังคมทั้งในด้านการใช้ชีวิตประจำวัน การทำงานและการศึกษา รวมถึงการฝึกงานของนักศึกษาด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงไตรมาสที่ 2 ของปี 2564 เป็นต้นมา ประเทศไทยประสบปัญหาการแพร่ระบาดของโควิดสายพันธุ์เดลต้า (Delta) หรือที่เรารู้จักในชื่อ “โควิดสายพันธุ์อินเดีย” ที่มีความรุนแรงและแพร่กระจายได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น สถาบันจึงมีความจำเป็นจะต้องปรับขั้นตอนการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน ให้สอดคล้องกับประกาศ กฎระเบียบ แนวทางและมาตรการเพื่อป้องกันการระบาดโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโควิด-19 ของทางภาครัฐ

     ดังนั้น งานพัฒนานักศึกษา และงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย จึงได้ร่วมกับพัฒนาระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่นักศึกษาฝึกงาน ในการติดต่อประสานงานระหว่างนักศึกษา สถาบัน และสถานประกอบการ และให้เป็นไปตามนโยบายภาครัฐที่มุ่งเน้นให้ประชาชนช่วยกันเว้นระยะห่างทางสังคม งดการเดินทางในชีวิตประจำวันเพื่อป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อโรค

3. วัตถุประสงค์

1. เพื่อพัฒนาการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน

2. เพื่อนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

4.วิธีการ/เครื่องมือ

    ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ เป็น Web Application ที่ถูกเขียนขึ้นโดยโปรแกรมวิชวลเบสิก  (Visual Basic) โดยมีขั้นตอนในการดำเนินงาน ดังนี้

       4.1 ศึกษาประเด็นปัญหาและวิธีการแก้ไขปัญหา โดยงานพัฒนานักศึกษา ในฐานะผู้รับผิดชอบภาระงานนักศึกษาฝึกงาน ทำการศึกษาข้อมูล สถิติการใช้บริการ และประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น (เดือนมิถุนายน 2564)

      4.2 งานพัฒนานักศึกษา นำเสนอประเด็นปัญหา และวิธีการแก้ไขปัญหาต่อที่ประชุมกรรมการวิชาการคณะบริหารศาสตร์ ครั้งที่ 7/2564 เมื่อวันที่ 22 กรกฎาคม 2564 เพื่อขออนุมัติหลักการ

      4.3 ประชุมคณะทำงานเพื่อออกแบบและพัฒนาระบบ ซึ่งที่ประชุมประกอบด้วยผู้บังคับบัญชา งานพัฒนานักศึกษา และงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย เมื่อวันที่ 23 กรกฎาคม 2564

      4.4 พัฒนาระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ โดยงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย โปรแกรมวิชวลเบสิก  (Visual Basic)มีห้วงระยะเวลาในการดำเนินการตั้งแต่วันที่ 24 กรกฎาคม 2564 ถึงวันที่ 18 สิงหาคม 2564

      4.5 ทดสอบระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ โดยงานพัฒนานักศึกษาและงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย นำเสนอและทดสอบการใช้งานระบบต่อผู้บังคับบัญชา เมื่อวันที่ 19 สิงหาคม 2564

      4.6 ปรับปรุงและทดสอบการใช้งานของระบบฯ ตามข้อเสนอแนะผู้บังคับบัญชา โดยงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย ห้วงระยะเวลาในการดำเนินการตั้งแต่วันที่ 20-27 สิงหาคม 2564

      4.7 รายงานผลการดำเนินงาน โดยงานพัฒนานักศึกษาและงานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย จัดทำรายงานผลการพัฒนาระบบฯ และคลิปวิดีโอแนะนำการใช้งานระบบฯ ต่อผู้บังคับบัญชา ห้วงระยะเวลาในการดำเนินการตั้งแต่วันที่  28-31 สิงหาคม 2564 และนักศึกษาสามารถใช้งานได้เมื่อวันที่ 2 กันยายน 2564

5. ผลการดำเนินงาน

     ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ สามารถเข้าใช้งานได้ผ่าน www.bus.ubu.ac.thเมื่อวันที่ 2 กันยายน 2564

รูปภาพที่ 1 ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์

     5.1 นักศึกษาสามารถสมัครเข้าใช้งานระบบ โดยใช้อีเมล @ubu.ac.th หรือ @live.ubu.ac.th และหมายเลขโทรศัพท์ส่วนบุคคล

     5.2 นักศึกษาสามารถดำเนินการ ยื่นความประสงค์ดำเนินการเรื่องฝึกงาน และดาวน์โหลดเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องทั้งหมดผ่านระบบฯ ได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องเดินทางมาติดต่อราชการด้วยตนเอง

     5.3 อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชาการฝึกงาน สามารถพิจารณาอนุมัติผ่านระบบฯ

     5.4 การดำเนินการออกหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการฝึกงาน งานพัฒนานักศึกษามีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และกรอกข้อมูลเลขที่-วันที่ออกของหนังสือราชการ ระบบฯ สามารถจัดทำหนังสือราชการโดยอัตโนมัติ

     5.5 ระบบฯ สามารถรายงานข้อมูลสถานะต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกงาน

6. สรุป

     ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อให้บริการนักศึกษา ซึ่งครอบคลุมกระบวนการขั้นตอนในการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน ตั้งแต่การส่งข้อมูลขอเข้าฝึกงานในสถานประกอบการ การพิจารณาอนุมัติของอาจารย์ประจำหลักสูตร การออกหนังสือขอฝึกงานและติดต่อกับสถานประกอบการ การติดตามแบบตอบรับนักศึกษาฝึกงาน การจัดทำหนังสือส่งตัวนักศึกษาฝึกงาน ซึ่งระบบดังกล่าวใช้ได้ง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน และอำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงานระหว่างนักศึกษา สถานบันและสถานประกอบการได้เป็นอย่างดี และสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันที่มีปัญหาการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อโควิด-19 เพราะนักศึกษาสามารถใช้บริการจากที่ใดก็ได้ เพียงเข้าใช้งานผ่านWeb browser ทำให้ไม่ต้องเดินทางมาติดต่อราชการด้วยตนเอง

     ระบบดังกล่าว สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการของหน่วยงาน ทั้งในแง่การลดขั้นตอนในการให้บริการนักศึกษาฝึกงาน เป็นช่องทางที่สะดวกเข้าถึงได้ง่าย สอดคล้องกับวิถีชีวิตยุคใหม่ (New Normal) และพฤติกรรมนักศึกษา (Gen-Z) ที่ให้ความสำคัญและชื่นชอบการติดต่อสื่อสารบนโลก Internet หรือบนโทรศัพท์มือถือ  

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)

    จากปัญหาและความสำคัญข้างต้นที่ได้กล่าวมาแล้ว จะเห็นได้ว่าการออกฝึกงานของนักศึกษาเป็นส่วนสำคัญใน  การพัฒนาประสบการณ์เรียนรู้และการทำงานของนักศึกษา และจากสถิติการให้บริการนักศึกษาฝึกงานคณะบริหารศาสตร์ย้อนหลัง 3 ปี มีปริมาณการใช้บริการที่สูง (ปีการศึกษา 2561 มีการใช้บริการ 968 ครั้ง ปีการศึกษา 2562  มีการใช้บริการ 1,762 ครั้ง ปีการศึกษา 2563 มีการใช้บริการ 1,195 ครั้ง) ซึ่งระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์  จะถูกนำมาใช้งานตั้งแต่ปีการศึกษา 2564 เป็นต้นไป นอกจากจะสามารถอำนวยความสะดวกให้แก่นักศึกษาแล้ว ยังเป็นการลดขั้นตอนการทำงานของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบภาระงานนักศึกษาฝึกงาน ให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะระบบสามารถออกหนังสือราชการเป็นไฟล์ดิจิทัล เก็บไว้ในระบบให้นักศึกษาสามารถดาวน์โหลดไปใช้งานได้ทันที และสามารถเก็บข้อมูลสถานที่ฝึกงานที่เคยมีนักศึกษาเข้ารับการฝึกงานแล้ว เพื่อการสืบค้นสถานที่ฝึกงานของนักศึกษาในรุ่นถัดไป

            อนึ่ง ระบบบริการนักศึกษาฝึกงานออนไลน์ของคณะบริหารศาสตร์ จะมีส่วนช่วยให้คณะ หรือส่วนงานต่างๆภายในมหาวิทยาลัย ที่ดำเนินงานเกี่ยวข้องกับการให้บริการนักศึกษาฝึกงานหรือสหกิจศึกษา ได้นำแนวความคิดและข้อมูลการพัฒนาระบบฯ ไปพัฒนาต่อไป

ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ