ชื่อผลงาน : ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

1. บทคัดย่อ

      การพัฒนางานในครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อออกแบบและพัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี และทดสอบประสิทธิภาพของระบบ พัฒนาด้วยโปรแกรมภาษา HTML5, CSS, JavaScript, PHP และ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล MySQL ผู้ใช้งานระบบแบ่งออกเป็น 3 ประภาท ได้แก่ 1) เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา 2) นักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา และ 3) คณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา ระบบมีการตั้งโปรแกรมการคำนวณค่าคะแนนในแต่ละด้านตามเกณฑ์ที่คณะ และมหาวิทยาลัยกำหนดไว้ เมื่อผู้สมัครบันทึกข้อมูลการสมัครเข้าในระบบ โปรแกรมจะทำการประมวลผลและจัดเรียงค่าคะแนนของผู้สมัครแต่ละคนเพื่อให้คณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษาตัดสิน เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษาสามารถปรับค่าน้ำหนักคะแนนของเกณฑ์คณะ และมหาวิทยาลัยให้ต่างกันได้ตามดุลพินิจของคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา ประเมินประสิทธิภาพของระบบโดยกลุ่มตัวอย่างผู้ใช้งานจากคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ดังนี้ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา จำนวน 1 คน นักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา จำนวน 84 คน และคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา จำนวน 9 คน จัดเก็บข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม สถิติที่ใช้ในการ  วิเคราะห์ข้อมูลประกอบด้วย ค่าเฉลี่ย และส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ผลการประเมินพบว่า ผลการทดสอบประสิทธิภาพของระบบในภาพรวมอยู่ในระดับ ดี (= 4.41  SD = 0.68)ดังนั้น ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี จึงสามารถจัดการข้อมูลทุนการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. บทนำ

   ทุนการศึกษาในคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มีหลายประเภท ได้แก่ 1) ทุนจากกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา 2) ทุนประเภทต่อเนื่อง คือ ทุนที่ให้ต่อเนื่องจนจบการศึกษาตามระยะเวลาของหลักสูตรตามเงื่อนไขที่เจ้าของทุนกำหนด และ 3) ทุนประเภทรายปี คือ ทุนที่ให้ครั้งเดียวในปีการศึกษานั้น ๆ  ซึ่งในปัจจุบันยังมีนักศึกษาคณะวิทยาศาสตร์จำนวนไม่น้อย ที่มีความขาดแคลนทุนทรัพย์ในการศึกษาและการดำรงชีวิต การดำเนินงานด้านทุนการศึกษาของคณะวิทยาศาสตร์ระบบเดิมนั้น พบปัญหาในทุกขั้นตอน อาทิ การประชาสัมพันธ์ข่าวสารทุนการศึกษาผ่านการติดบอร์ดประชาสัมพันธ์ทำให้สิ้นเปลืองทั้งทรัพยากรและระยะเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งยังไม่เป็นที่น่าสนใจในยุคสมัยที่ผู้คนคุ้นชินกับการติดตามข่าวสารที่รวดเร็ว ผ่านช่องทางสื่อสังคมออนไลน์อย่าง Facebook ที่มีความสะดวก รวดเร็ว นักศึกษาสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย แต่ด้วยความรวดเร็วดังกล่าวก็ยังทำให้เกิดปัญหา ทำให้ข่าวสารนั้นผ่านไปอย่างรวดเร็วเช่นกัน ทำให้ยากต่อการสืบค้นข้อมูล การรับสมัครทุนการศึกษาโดยการให้นักศึกษากรอกใบสมัครมายื่นด้วยตัวเอง เป็นการสิ้นเปลืองกระดาษ สิ้นเปลืองรูปถ่าย ประกอบกับในสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (Covid– 19) ทำให้มีความเสี่ยงต่อการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสอีกด้วยเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนต้องบริหารการจัดเก็บใบสมัครทุนของนักศึกษาในพื้นที่ที่มีอย่างจำกัด การสรุปข้อมูลผู้สมัครทุน เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการพิจารณาทุน กรณีที่เปิดรับสมัครพร้อมกันหลายทุนและมีผู้สมัครจำนวนมาก ต้องใช้เวลาในการสรุปข้อมูลหลายชั่วโมง การพิจารณาทุนการศึกษา บ่อยครั้งที่พบว่ามีนักศึกษาที่มีประวัติใกล้เคียงกันทุกด้าน แต่เมื่อต้องพิจารณาคัดเลือกให้ได้เพียงหนึ่งคน ทำให้เกิดความลำบากในการตัดสิน การเก็บข้อมูลประวัติผู้สมัครทุน ผลการคัดเลือก ประวัตินักศึกษาได้รับทุน มีการจัดเก็บข้อมูลแบบกระจัดกระจายไม่เป็นระบบ สืบค้นค่อนข้างลำบาก ส่งผลให้บางครั้งเกิดความซ้ำซ้อนในการให้ทุน การสรุปข้อมูลประจำปีเพื่อรายงานต่อผู้บริหารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทำได้ล่าช้า ใช้เวลาค่อนข้างมาก อย่างไรก็ดี ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทมากมายในชีวิตประจำวันและการทำงาน การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้จะช่วยให้สามารถจัดกระบวนการดำเนินงานด้านทุนการศึกษาเป็นไปอย่างมีระบบ มีความสะดวก รวดเร็วในการให้บริการนักศึกษา อาทิ การสมัครทุนผ่านระบบออนไลน์ สามารถประมวลผลคะแนนจากข้อมูลที่นักศึกษากรอกในระบบรับสมัครและเรียงลำดับตามความยากจนโดยใช้เกณฑ์ที่มหาวิทยาลัย หรือคณะหรือเจ้าของทุนกำหนด สามารถจัดระเบียบการให้ข้อมูลทุนการศึกษา ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับทุนการศึกษา ง่ายต่อการสืบค้น ผู้ใช้งานทุกคนไม่ว่าจะเป็นนักศึกษา ผู้ดูแลระบบ กรรมการพิจารณาทุนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต ทำให้การบริหารงานทุนการศึกษามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

     ผู้พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงปัญหาและความสำคัญดังกล่าว จึงมีแนวคิดที่จะออกแบบและพัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อจัดเก็บข้อมูลทุนการศึกษาอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลรายละเอียดทุนการศึกษา การเปิดรับสมัคร นักศึกษาสามารถตรวจสอบสถานะการสมัครทุนของตนเองได้ การแจ้งผลการคัดเลือก และจัดการระบบประมวลผลคะแนนเพื่อประกอบการพิจารณาทุนการศึกษา ในเบื้องต้น การบันทึกคะแนนการสัมภาษณ์ การค้นหาข้อมูลนักศึกษาทุน การจัดทำรายงานข้อมูลนักศึกษาทุนเพื่อเสนอต่อผู้บริหาร และรายงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

3. วัตถุประสงค์

     3.1 เพื่อออกแบบและพัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

     3.2 เพื่อทดสอบประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

4. วิธีการ

     การพัฒนางานในครั้งนี้ มุ่งเน้นการสร้างนวัตกรรม เพื่อช่วยสนับสนุนการจัดระบบการดำเนินงานด้านทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์

      4.1 ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง

             4.1.1 ประชากรที่ใช้ในการศึกษา ได้แก่ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา นักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา และคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

             4.1.2  กลุ่มตัวอย่าง ได้แก่ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา จำนวน 1 คน นักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษาจำนวน 84 คน และคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา จำนวน 9 คน โดยกลุ่มตัวอย่างได้จากการเลือกแบบเฉพาะเจาะจง (Purposive Sampling)

       4.2 เครื่องมือที่ใช้

            4.2.1 ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พัฒนาด้วยโปรแกรมภาษา HTML5, CSS, JavaScript, PHP และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล MySQL

            4.2.2 เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ได้แก่ แบบสอบถามประเมินประสิทธิภาพของผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

       4.3 วิธีดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูล

            ผู้พัฒนาระบบ ได้ดำเนินการเก็บข้อมูลด้วย Google Form โดยได้รับความร่วมมือจากกลุ่มตัวอย่างในการตอบแบบสอบถาม สถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลประกอบด้วยค่าเฉลี่ย (Mean) ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (Standard Deviation)

       4.4 วิธีดำเนินการพัฒนา

            (1) ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับทฤษฎี งานวิจัย เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง วิเคราะห์ระบบเดิม วิเคราะห์ปัญหา และหาวิธีการแก้ไขปัญหา ปรับปรุง ออกแบบระบบ และพัฒนาระบบ

            (2) วิเคราะห์และออกแบบระบบ สำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีนั้น ผู้พัฒนาระบบได้ออกแบบกระบวนการทำงาน ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 กระบวนการทำงานของระบบ

            (3) พัฒนาระบบ  ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พัฒนาด้วยโปรแกรมภาษา HTML5, CSS, JavaScript, PHP และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล MySQL

            (4) ทดสอบประสิทธิภาพของระบบ

5. ผลการดำเนินงาน

การพัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ ได้ผลการดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ ดังนี้

5.1 ผลการพัฒนาระบบสารสนเทศ

            งานพัฒนานักศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ ได้พัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ และเปิดใช้งานระบบในภาคการศึกษาที่ 1 ปีการศึกษา 2563 เข้าถึงระบบได้จาก http://www.sci.ubu.ac.th/student/scholarship/index.phpโดยมีตัวอย่างหน้าจอของระบบดังรูปที่ 2 – 4

รูปที่ 2 หน้าจอแบบฟอร์มรับสมัครทุนการศึกษา

     5.2 ผลการวิเคราะห์การทดสอบประสิทธิภาพ

           สำหรับการประเมินประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ผู้พัฒนาระบบได้รวบรวมข้อมูลโดยใช้แบบสอบถามเป็นเครื่องมือวิเคราะห์การทดสอบประสิทธิภาพ โดยมีกลุ่มตัวอย่างเป็นเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา จำนวน 1 คน นักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา จำนวน 84 คน และคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา จำนวน 9 คน การกำหนดกลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการเก็บข้อมูลได้จากการเลือกแบบเฉพาะเจาะจง (Purposive Sampling) และนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหาข้อสรุป โดยสถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลประกอบด้วยค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน และแปลความหมายตามเกณฑ์ที่ใช้ประเมิน 5 ระดับ

                 4.51-5.00  หมายถึง มีความพึงพอใจระดับดีมาก

                 3.51-4.50  หมายถึงมีความพึงพอใจระดับดี

                 2.51-3.50  หมายถึงมีความพึงพอใจระดับปานกลาง

                1.51-2.50  หมายถึงมีความพึงพอใจระดับน้อย

               1.00-1.50  หมายถึงมีความพึงพอใจระดับน้อยที่สุด

          5.2.1   การประเมินผลการทดสอบประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี โดยเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษา

ตารางที่ 1 การประเมินประสิทธิภาพของระบบด้านการตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ (Functional Requirement Test)

ตารางที่ 2 การประเมินประสิทธิภาพของระบบในด้านการทำงานได้ตามฟังก์ชันของระบบ (Functional Test)

ตารางที่ 3 การประเมินประสิทธิภาพในด้านความง่ายต่อการใช้งานระบบ (Usability Test)

ตารางที่ 4 การประเมินประสิทธิภาพในด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ (Security Test)

             5.2.2   การประเมินผลการทดสอบประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีโดยนักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา

ตารางที่ 5 การประเมินประสิทธิภาพของระบบด้านการตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ (Functional Requirement Test)

ตารางที่ 6 การประเมินประสิทธิภาพของระบบในด้านการทำงานได้ตามฟังก์ชันของระบบ (Functional Test)

ตารางที่ 7 การประเมินประสิทธิภาพในด้านความง่ายต่อการใช้งานระบบ (Usability Test)

ตารางที่ 8 การประเมินประสิทธิภาพในด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ (Security Test)

         5.2.3   การประเมินผลการทดสอบประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีโดยคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา

ตารางที่ 9 การประเมินประสิทธิภาพของระบบด้านการตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ (Functional Requirement Test)

ตารางที่ 10  การประเมินประสิทธิภาพของระบบในด้านการทำงานได้ตามฟังก์ชันของระบบ (Functional Test)

ตารางที่ 11  การประเมินประสิทธิภาพในด้านความง่ายต่อการใช้งานระบบ (Usability Test)

ตารางที่ 12  การประเมินประสิทธิภาพในด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ (Security Test)

6. สรุป

       จากการออกแบบและพัฒนาระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พบว่าสามารถ นำระบบมาใช้จัดการงานทุนการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งการจัดเก็บข้อมูลทุนการศึกษา การจัดการข่าวประชาสัมพันธ์ทุน การรับสมัครทุน การพิจารณาทุนโดยการคำนวณคะแนนผ่านระบบ นักศึกษาสามารถตรวจสอบสถานะการสมัครทุนของตัวเองได้ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานทุนการศึกษาสามารถค้นหาข้อมูล จัดทำรายงานข้อมูลผู้ได้รับทุนการศึกษาได้อย่างรวดเร็ว และจากการประเมินผลการทดสอบประสิทธิภาพของระบบจัดการทุนการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พบว่า 1) ผลการประเมินของนักศึกษาผู้ใช้ระบบในด้านการป้องกันข้อผิดพลาดในการกรอกและบันทึกข้อมูลการสมัครทุน มีค่าเฉลี่ยน้อยกว่าด้านอื่น คือ (= 4.11  SD = 0.85)ซึ่งผลประเมินสะท้อนให้เห็นว่านักศึกษาอาจจะยังไม่เข้าใจในบางคำถามตามแบบฟอร์มรับสมัคร ทำให้กรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ หรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา ดังนั้น ควรปรับปรุงแบบฟอร์มการรับสมัครเพิ่มคำอธิบายในข้อที่สื่อความหมายได้ไม่ชัดเจน หรือข้อที่นักศึกษาส่วนมากกรอกข้อมูลผิด  2) ผลการประเมินของคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา ในด้านความถูกต้องในการประมวลผลคะแนนพิจารณาทุน มีค่าเฉลี่ยน้อยกว่าด้านอื่น คือ (= 4.00  SD = 0.71)ดังนั้น ควรนำเสนอประเด็นนี้ในที่ประชุมคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ เพื่อหารือแนวทางในการพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

     6.1 ข้อเสนอแนะ

           6.1.1  ข้อเสนอแนะจากนักศึกษาผู้ใช้ระบบจัดการทุนการศึกษา

                     1) ต้องการให้มีการแจ้งเตือนผ่านอีเมล

                     2) ต้องการให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น การออกแบบที่ให้ผู้ใช้งานไม่สับสน

                     3) ต้องการให้แก้ไขการแนบไฟล์เอกสาร ให้สามารถแก้ไขชื่อไฟล์ได้

                    4) เมื่อแก้ไขข้อมูลการสมัครทุนตาม Commentของคณะกรรมการพิจารณาทุนเรียบร้อยแล้ว ต้องการให้ Commentหายไป

                    5) ต้องการให้ระบบสามารถเข้าถึงได้ง่ายเเละมีระบบเเจ้งเตือนหากมีทุนใหม่ ๆ เข้ามา

        6.1.2  ข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา

                 1) เพิ่มการประชาสัมพันธ์การกรอกข้อมูลให้นักศึกษาเข้าใจตรงกัน

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่น ไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (Impact)

      ระบบจัดการทุนการศึกษาคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีสามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อใช้ในระดับมหาวิทยาลัยได้ เนื่องจากระบบที่ออกแบบไว้มีความยืดหยุ่นในการบันทึกคะแนนพิจารณาทุน โดยเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาประกอบด้วย 1) เกณฑ์มหาวิทยาลัย 2) เกณฑ์เพิ่มเติมที่กำหนดโดยคณะกรรมการพิจารณาทุนของคณะซึ่งเกณฑ์ดังกล่าวสามารถกำหนดอัตราส่วนคะแนนได้ตามความเหมาะสมของแต่ละทุน ซึ่งหากนำไปใช้งานในระดับมหาวิทยาลัยจะเป็นการทำงานแบบรวมศูนย์ จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานของคณะฯ และมหาวิทยาลัยได้ อาทิ การดำเนินการบางทุนสามารถประชาสัมพันธ์รับสมัคร และคัดเลือกในภาพรวมของมหาวิทยาลัยได้เลย โดยไม่ต้องผ่านคณะ ทั้งนี้ หากเป็นทุนที่ดำเนินการภายในคณะ และสิ้นสุดกระบวนการที่คณะ มหาวิทยาลัยก็สามารถสืบค้นข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานข้อมูลที่ต้องการได้ นอกจากเป็นประโยชน์ด้านเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังสามารถนำเสนอข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการประชาสัมพันธ์รับเข้าในระดับคณะ และมหาวิทยาลัยได้อีกด้วย

ดาวน์โหลดไฟลนำเสนอ