รายงานการถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้ (CoP)

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

----------------------------------

1. ข้อมูลทั่วไปของชุมชนนักปฏิบัติ (CoP General Information)

1.1 ชื่อกลุ่ม CoP:       CoP Future Office POLUBU

1.2 ประธานกลุ่ม :     นายฐิติกรณ์รัศมิ์ ภัททสิริภูวดล เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการพิเศษ

                       รักษาการหัวหน้าสำนักงานเลขานุการคณะรัฐศาสตร์

     1.3 รายชื่อสมาชิกทีม CoP:

     1.4 ระยะเวลาการดำเนินงาน:1 ตุลาคม 2568 – 30 กันยายน 2569

2. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

2.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย:[ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัลและลดขั้นตอนการทำงาน)

2.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ:[ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

2.3 โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point):สภาวะเศรษฐกิจปัจจุบันส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมการตัดสินใจเลือกศึกษาต่อของผู้สำเร็จการศึกษาระดับมัธยมศึกษา ทำให้อัตราการเข้าเรียนในระดับอุดมศึกษามีแนวโน้มลดลงอย่างต่อเนื่อง ส่งผลกระทบโดยตรงต่อรายได้หลักของสถาบันการศึกษาจากการเก็บค่าธรรมเนียมการศึกษาที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ ด้วยเหตุนี้ สถาบันจึงจำเป็นต้องมีระบบการควบคุม วางแผน และติดตามการใช้จ่ายงบประมาณที่รัดกุม เพื่อให้การบริหารจัดการทรัพยากรเป็นไปตามยุทธศาสตร์องค์กร และเกิดความคุ้มค่าสูงสุด

2.4 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม:เพื่อสร้างคู่มือลัด (Checklist) และพัฒนา Dashboard สรุปข้อมูลการบริหารจัดการ ระบบนี้ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานการณ์การใช้จ่ายงบประมาณได้แบบเรียลไทม์ (Real-time) จัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการใช้งบประมาณผิดวัตถุประสงค์ ขับเคลื่อนแผนกลยุทธ์ของคณะให้บรรลุเป้าหมาย และใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการประเมินผลการใช้จ่ายงบประมาณเมื่อสิ้นปีงบประมาณได้อย่างแม่นยำ

3. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

3.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม:การใช้จ่ายงบประมาณในบางส่วนยังไม่สามารถบรรลุเป้าหมายตามยุทธศาสตร์ที่วางไว้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เนื่องจากขาดการรายงานผลการดำเนินงานและงบประมาณโครงการอย่างต่อเนื่อง โดยสถิติระบุว่า ร้อยละ 30 ของโครงการที่ได้รับการจัดสรรงบประมาณยังคงมีการรายงานผลการดำเนินงานล่าช้า ส่งผลให้ผู้บริหารขาดข้อมูลที่ทันสมัยในการติดตามสถานการณ์และประเมินความเสี่ยงในการบริหารงบประมาณ

องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips):

           เทคนิค (1) การบูรณาการข้อมูล (Data Integration)  (2) การพัฒนาด้วย Google Apps Scriptเพื่อสร้างDashboard เพื่อการตัดสินใจ  (3) ใช้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันในทุกมิติ

      3.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน:

             ไฟล์ Google sheet ใช้เป็นฐานข้อมูลในการใช้ ด้วย Google Apps Scriptเพื่อสร้างDashboard เพื่อการตัดสินใจ

4. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

     4.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice):1) การบูรณาการข้อมูล (Data Integration)นำข้อมูลจากหลายระบบมารวมไว้ในฐานข้อมูลเดียว ได้แก่ฐานข้อมูลการเสนอโครงการ ฐานข้อมูลการรายงานผลโครงการและฐานข้อมูลการรายงานผลการดำเนินงานตาม KPIทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นข้อมูลภาพรวมจากแหล่งเดียว ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes):

        1) มี Dashboard สรุปข้อมูลการบริหารจัดการและติดตามผลการดำเนินงานตาม KPI

        2) ผู้บริหารสามารถติดตามสถานการณ์การรับ-จ่ายงบประมาณได้แบบเรียลไทม์ (Real-time)

          3) ตอบสนองต่อระบบบริหารจัดการองค์การเพื่อความเป็นเลิศ ข้อ 4.1 ตัววัดผลการดำเนินการ (Performance Measures) ในประเด็นของการติดตามข้อมูลสารสนเทศประจำวันและผลการดำเนินงาน

     4.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง:ใช้ข้อมูลจริงในการจัดทำ Dashboard สนับสนุนการตัดสินใจ

3. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

        การบูรณาการข้อมูล (Data Integration) โดยรวบรวมข้อมูลจากหลายระบบ ได้แก่ ฐานข้อมูลการเสนอโครงการ ฐานข้อมูลการรายงานผลโครงการ และฐานข้อมูลผลการดำเนินงานตาม KPI ให้เป็นฐานข้อมูลเดียว ช่วยลดความซ้ำซ้อนและทำให้ผู้บริหารเห็นข้อมูลภาพรวมได้อย่างครบถ้วน

        การประยุกต์ใช้ Google Apps Script เพื่อพัฒนา Dashboard สำหรับผู้บริหาร เชื่อมต่อข้อมูลจาก Google Sheets และแสดงผลผ่าน Web Dashboard ทำให้สามารถติดตามข้อมูลได้สะดวกและเป็นปัจจุบัน

การใช้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน (Real-time Information) โดยออกแบบระบบให้ดึงข้อมูลล่าสุดจากฐานข้อมูล ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานการณ์การรับ–จ่ายงบประมาณและผลการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

4. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

          การออกแบบระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลจากหลายแหล่งเข้าสู่ฐานข้อมูลเดียว แล้วนำมาวิเคราะห์และแสดงผลในรูปแบบ Dashboard เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร ลดขั้นตอนการจัดทำรายงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามผลการดำเนินงานตาม KPI

5. ช่องทางการเผยแพร่และขยายผล (Knowledge Dissemination)

        ระบบคลังความรู้ที่จัดเก็บ (KM Share):โฟลเดอร์ Google Drive ส่วนกลางของคณะ และอัปโหลดขึ้นระบบ KM Portal ของมหาวิทยาลัย

• กิจกรรมการขยายผล:
  • [ / ] จัดสัมมนา/KM Share & Learn
  • [ / ] จัดทำคู่มือปฏิบัติงาน (SOP)