การจัดทำสัญญาตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๖๐ ประกอบระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๖๐ สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลและทรัพยากรการเรียนรู้ ในฐานะผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้าง จะต้องจัดทำสัญญาและ บริหารสัญญาให้เป็นไปตามเงื่อนไขหรือข้อกำหนดในสัญญาเพื่อรักษาสิทธิและประโยชน์ของหน่วยงาน หรือคู่สัญญาทั้งจะต้องปฏิบัติตามระเบียบ ข้อกำหนด และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ด้วยความเป็นธรรม และตรวจสอบได้

ค่าปรับ ถือเป็นเงื่อนไขหนึ่งที่ปรากฏอยู่ในข้อสัญญา โดยปกติแล้วถ้าผู้ขายหรือผู้รับจ้างได้ปฏิบัติตาม เงื่อนไขในสัญญา เช่น ส่งมอบพัสดุหรือส่งมอบงานภายในกำหนดสัญญาแล้ว สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลและทรัพยากรการเรียนรู้ในฐานะผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้างก็เพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องของพัสดุหรืองานนั้น หากตรวจสอบแล้วพบว่า ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา ก็ดำเนินการเบิกจ่ายเงินให้กับ ผู้ขายหรือผู้รับจ้างตามเงื่อนไขของสัญญา แต่หากผู้ขายหรือผู้รับจ้างไม่ปฏิบัติตามสัญญา ซึ่งได้ส่งมอบพัสดุหรือส่งมอบงานล่าช้ากว่ากำหนดระยะเวลาสัญญาแล้ว ผู้ขายหรือผู้รับจ้างต้องชำระค่าปรับตามสัญญาให้กับผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้าง