เคยไหม? แต่ละวันต้องเจอคำถามเดิมๆ จากนักศึกษาผ่านช่องทางต่างๆ:

• "พี่ครับ กำหนดการผ่อนผันค่าธรรมเนียมการศึกษาเทอมนี้หมดเขตวันไหน?"

• "หนูจะถอนรายวิชาได้ถึงเมื่อไหร่คะ?"

• "วันเปิด-ปิดภาคเรียน และวันสอบปลายภาคเป็นช่วงไหน?"

ด้วยความที่ปฏิทินการศึกษามีรายละเอียดเยอะมาก จะให้จำทั้งหมดคงเป็นไปไม่ได้ สุดท้ายเราก็ต้องเสียเวลาเปิดไฟล์ PDF ปฏิทินการศึกษา กวาดสายตาไล่หาบรรทัดที่ต้องการเพื่อนำมาตอบทีละคน ยิ่งช่วงพีคๆ ที่มีนักศึกษาถามเข้ามาพร้อมกันจำนวนมาก งานส่วนอื่นแทบไม่ต้องทำเลยทีเดียว

จะดีกว่าไหม? ถ้าเรามี "ผู้ช่วยส่วนตัว" ที่จำปฏิทินการศึกษาปี 2569 ได้ทุกตัวอักษร ถามปุ๊บ ตอบได้ปั๊บภายในไม่กี่วินาที!

วันนี้เราจะมาแบ่งปันเทคนิคการจัดการความรู้ด้วยการสร้าง Gem (ฟีเจอร์ AI ที่ปรับแต่งเฉพาะทางของ Google Gemini) เพื่อช่วยตอบคำถามปฏิทินการศึกษา ซึ่งช่วยลดเวลาการทำงานและเพิ่มความแม่นยำได้อย่างมหาศาลค่ะ

Gem คืออะไร? ทำไมถึงช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่าเดิม?

Gem เปรียบเสมือนการสร้าง Gemini เวอร์ชันพิเศษที่เราสามารถใส่ "คู่มือ" และ "คลังข้อมูล" ที่เฉพาะเจาะจงลงไปได้ เมื่อเราสร้าง Gem เสร็จแล้ว ในการใช้งานครั้งต่อๆ ไป เราไม่จำเป็นต้องพิมพ์สั่งยาวๆ หรืออัปโหลดไฟล์ใหม่ทุกครั้ง แค่เปิด Gem นี้ขึ้นมา แล้วพิมพ์คำถามจากนักศึกษาลงไป AI ก็จะนำข้อมูลจากปฏิทินการศึกษาปี 2569 มาประมวลผลและตอบให้อย่างถูกต้องและรวดเร็วทันที

ขั้นตอนการสร้าง Gem "ผู้ช่วยปฏิทินการศึกษา ปี 2569" 

1. เข้าสู่หน้าจัดการ Gem

1. เปิดเว็บไซต์ Gemini (gemini.google.com)

2. มองหาเมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ "ตัวจัดการ Gem" (Gem Manager) หรือคลิกที่ "ค้นพบ Gem" (Explore Gems)

3. คลิกปุ่ม "สร้าง Gem ใหม่" (New Gem)

2. กำหนดข้อมูลพื้นฐานและชุดคำสั่ง (Instructions)

เมื่อเข้าสู่หน้าสร้าง Gem จะมีช่องให้เรากรอกข้อมูลหลักๆ 2 ส่วน ดังนี้:

• ชื่อ (Name): ผู้ช่วยปฏิทินการศึกษา ม.อุบลฯ 2569

• คำสั่ง (Instructions): คัดลอกข้อความชุดคำสั่งด้านล่างนี้ไปวางในช่องคำสั่งได้เลยค่ะ

ตัวอย่างชุดคำสั่ง (Instructions) สำหรับคัดลอกวาง:

คุณคือผู้ช่วยเจ้าหน้าที่บริการการศึกษา มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มีหน้าที่ตอบคำถามนักศึกษาเกี่ยวกับกำหนดการตาม "ปฏิทินการศึกษา ปีการศึกษา 2569" 

 

แนวทางการตอบคำถาม:

1. ให้ตอบคำถามด้วยภาษาที่สุภาพ เป็นกันเอง ชัดเจน และเข้าใจง่าย

2. ระบุ วัน เดือน ปี และรายละเอียดตามปฏิทินการศึกษาปี 2569 ให้แม่นยำ

3. หากคำถามสัมพันธ์กับภาคการศึกษาใด (เช่น ภาคการศึกษาที่ 1, ภาคการศึกษาที่ 2 หรือ ภาคฤดูการศึกษา) ให้ระบุภาคการศึกษานั้นๆ ให้ชัดเจน

4. หากนักศึกษาถามเรื่องการผ่อนผันค่าธรรมเนียม การลงทะเบียน หรือการถอนรายวิชา ให้เน้นย้ำวันสิ้นสุด/วันหมดเขตให้ชัดเจน

5. หากอ้างอิงข้อมูลจากไฟล์ปฏิทินการศึกษาที่อัปโหลด ให้ยึดข้อมูลจากไฟล์นั้นเป็นหลัก หากไม่มีข้อมูลในไฟล์ ให้แจ้งนักศึกษาอย่างสุภาพว่า "ไม่พบข้อมูลในปฏิทินการศึกษา กรุณาติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง"

3. อัปโหลดคลังความรู้ (Knowledge/Files)

ส่วนสำคัญที่สุดที่จะทำให้ Gem ตอบได้ถูกต้อง คือการใส่ไฟล์ปฏิทินการศึกษา

1. เลื่อนลงมาที่หัวข้อ "ความรู้" (Knowledge) หรือไอคอนอัปโหลดไฟล์

2. คลิกอัปโหลดไฟล์ เอกสารปฏิทินการศึกษา มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ปีการศึกษา 2569 (ไฟล์ PDF หรือ Word)

3. เมื่ออัปโหลดเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก" (Save) ที่มุมขวาบน

วิธีการแชร์ Gem ให้บุคลากรและทีมงานใช้ร่วมกัน

ข้อดีอย่างยิ่งของการใช้ Gem ในองค์กรคือ "สร้างครั้งเดียว ใช้ได้ทั้งทีม" ไม่จำเป็นต้องต่างคนต่างสร้าง เราสามารถแชร์ Gem นี้ให้เพื่อนร่วมงานในหน่วยงานเดียวกัน หรือนักศึกษาใช้งานได้ทันที

1. ไปที่เมนู Gem ของฉัน (My Gems) ด้านซ้ายมือ

2. เลือก Gem "ผู้ช่วยปฏิทินการศึกษา ม.อุบลฯ 2569" ที่สร้างไว้

3. คลิกที่ สัญลักษณ์จุด 3 จุด (...) หรือปุ่ม "แชร์" (Share)

4. เลือกรูปแบบการแชร์

   • รับลิงก์สำหรับแชร์ (Get sharable link) คัดลอกลิงก์ส่งให้เพื่อนร่วมงานในไลน์หรืออีเมล

   • กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง สามารถเลือกให้เข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่มีลิงก์ภายในโดเมนมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (@ubu.ac.th) เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

เมื่อเพื่อนร่วมงาน หรือนักศึกษาได้รับลิงก์และกดคลิก ลิงก์จะบันทึก Gem นี้เข้าไปในหน้า Gemini ของพวกเขาทันที พร้อมใช้งานได้โดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่!

สรุปประโยชน์จากการนำ Gem มาปรับใช้

1. ลดเวลาทำงาน  จากเดิมที่ต้องเสียเวลาเปิดไฟล์หาข้อมูล 2-3 นาทีต่อคำถาม เหลือเพียงไม่กี่วินาทีในการคัดลอกคำตอบ

2. ความแม่นยำสูง ลดข้อผิดพลาดจากการดูบรรทัดผิดในเอกสาร PDF

3. มาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร ทุกคนในทีมใช้คลังข้อมูลเดียวกัน ให้คำตอบที่เป็นมาตรฐานและถูกต้องเหมือนกัน

4. ลดความเครียดในการทำงาน เจ้าหน้าที่มีเวลาไปโฟกัสกับงาน และให้บริการตอบคำถามนักศึกษาได้มากขึ้น แม้ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบงานด้านบริการการศึกษา ก็สามารถตอบคำถามเบื้องต้นกับนักศึกษาได้