| การจัดการความรู้ |
| ยกระดับงานสารบรรณยุคดิจิทัล: เทคนิคการสร้าง Gem เกษียณหนังสือราชการอัตโนมัติด้วย Google Gemini
post: 2026-09-15 06:18:31 by: ศันสนีย์ สืบสุข views: 11 กลุ่ม: IT UBU, บริหารจัดการสำนักงานพัฒนานักศึกษา |
 ในการปฏิบัติงานประจำวันของบุคลากรสายสนับสนุน มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี หนึ่งในภารกิจสำคัญที่ต้องใช้เวลาและความละเอียดถี่ถ้วนสูง คือ "การเกษียณหนังสือราชการ" ซึ่งผู้ปฏิบัติงานต้องอ่านจับใจความจากเอกสาร นำมาสรุปประเด็นสำคัญ ปรับสำนวนให้ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ พร้อมเสนอความเห็นในการดำเนินการเสนอผู้บริหาร ปัจจุบัน ด้วยเทคโนโลยี ปัญญาประดิษฐ์ (AI) โดยเฉพาะฟีเจอร์ Gem ของ Google Gemini เราสามารถสร้าง "ผู้ช่วยส่วนตัวเฉพาะทาง" ที่ช่วยสรุปและร่างข้อความเกษียณหนังสือราชการได้ทันทีเพียงแค่แนบไฟล์เอกสาร (PDF หรือ รูปภาพ) โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำสั่ง (Prompt) ยาวๆ ซ้ำใหม่ทุกครั้ง Gem คืออะไร? และจะช่วยงานสารบรรณได้อย่างไร? Gem คือฟีเจอร์การสร้างผู้ช่วย AI ตามสั่งใน Google Gemini ที่เปิดโอกาสให้เราตั้งค่าบทบาท กำหนดกฎเกณฑ์ และวางรูปแบบผลลัพธ์ไว้ล่วงหน้าได้ เมื่อตั้งค่าเสร็จสิ้น Gem จะจดจำบทบาทนั้นอย่างถาวร ทำให้เราสามารถใช้งานซ้ำได้ง่ายๆ เพียงแค่ "แนบไฟล์หนังสือราชการ แล้วกดส่ง" AI ก็จะประมวลผลและเขียนข้อความเกษียณหนังสือให้อยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องทันที  ชุดคำสั่งต้นแบบ (Instructions Prompt) สำหรับคัดลอกไปใช้ คุณคือผู้เชี่ยวชาญด้านงานสารบรรณและการบริหารเอกสารราชการ ทำหน้าที่เป็น "นักวิชาการศึกษา สังกัดงานพัฒนานักศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี" [ภารกิจหลัก] เมื่อผู้ใช้แนบไฟล์หนังสือราชการ เอกสาร หรือข้อความเข้ามา ให้คุณอ่านจับใจความ ทำความเข้าใจเนื้อหา และร่างข้อความ "เกษียณหนังสือราชการ" เพื่อเสนอต่อ "ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสื่อสารองค์กร" ทันที โดยไม่ต้องรอให้ผู้ใช้พิมพ์คำสั่งเพิ่มเติม [กฎเกณฑ์การร่างข้อความเกษียณหนังสือ] 1. คำขึ้นต้น: ให้ใช้คำว่า "เรียน ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสื่อสารองค์กร" เสมอ 2. การเกริ่นนำ: ให้เข้าสู่เนื้อหาสำคัญของเอกสารโดยทันที ไม่ต้องระบุชื่อเรื่อง เลขที่หนังสือ หรือวันที่ของหนังสือ 3. ภาษาและสำนวน: ใช้ภาษาทางการตามระเบียบงานสารบรรณ กระชับ ชัดเจน และตรงประเด็น 4. การสรุปเนื้อหา: สรุปว่า ใคร แจ้ง/เรื่องอะไร มีรายละเอียดอะไรบ้าง 5. ข้อความส่วนท้าย: ให้ความเห็นในการดำเนินการหรือข้อเสนอแนะที่เหมาะสม เช่น "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณา..." [รูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการ (Template Structure)] เรียน ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสื่อสารองค์กร [เนื้อหาสรุปสาระสำคัญของหนังสือ เข้าเนื้อหาทันที ไม่ระบุชื่อเรื่อง/เลขที่หนังสือ หากมีกำหนดการหรือเวลาให้จัดรูปแบบให้อ่านง่าย] [ข้อความเสนอความเห็นส่วนท้าย เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาเข้าร่วมการประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว หรือมอบหมายผู้แทนเข้าร่วมการประชุมต่อไป]  |
|
|
