วัตถุประสงค์

เพื่อให้ห้องปฏิบัติการมีระบบบันทึกข้อมูล คู่มือการปฏิบัติงาน และหลักฐานอ้างอิงที่เป็นระบบ สำหรับส่งต่อความรู้ ป้องกันการปฏิบัติงานที่ขาดประสิทธิภาพ และพัฒนาความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง

---

 

การจัดการข้อมูลและเอกสาร ประกอบไปด้วย 4 องค์ประกอบ ดังนี้

1. ระบบการจัดกลุ่ม

หมายถึง การจัดกลุ่มของข้อมูลและเอกสารทั้งหมดที่มีในห้องปฏิบัติการ แบ่งออกเป็นกลุ่มชัดเจน ไม่ปะปนกันเพื่อให้การเข้าถึงหรือค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว 

 

2. ระบบการจัดเก็บ

หมายถึง วิธีในการจัดเก็บข้อมูลและเอกสาร ซึ่งอาจจะเป็นในรูปแบบเอกสาร และ/หรือ อิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ต้องคำนึงถึง การเข้าถึงข้อมูลที่ง่ายสะดวก รับรู้ร่วมกันแม้เมื่อเกิดภาวะฉุกเฉิน 

 

3. ระบบการนำเข้า-ออก และติดตาม

หมายถึง วิธีการนำเข้า-ออกของข้อมูลหรือเอกสารที่เป็นระบบ และสามารถตรวจติดตามได้ว่า มีการนำเข้า-ออกข้อมูลหรือเอกสารในช่วงเวลาใด และใครเป็นผู้ดำเนินการเรื่องนั้นๆ โดยข้อมูลหรือเอกสารต้องมีที่มา ที่ไป ไม่สูญหาย โดยไม่ทราบสาเหตุ

 

4. ระบบทบทวนและปรับปรุงให้ทันสมัย 

หมายถึง การทบทวนและปรับข้อมูลให้ทันสมัยบนพื้นฐานความคิดในเชิงพัฒนา ให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น 

องค์ประกอบของข้อมูลและเอกสารในห้องปฏิบัติการ ได้แก่

- ข้อมูลองค์กร / บุคลากรที่ปฏิบัติงาน

- ข้อมูลเครื่องมือ / อุปกรณ์

- ข้อมูลวิธีการ / ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

- ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสารเคมีและของเสียอันตราย

- ข้อมูลเอกสารการเงิน / ค่าใช้จ่าย

- ข้อมูลระบบการบริหารความปลอดภัย

- การรายงานผล บันทึก และเอกสารการดำเนินงาน

 

โครงสร้างของระบบเอกสาร

- คู่มือความปลอดภัย (Safety Manual)

- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure)

- วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction)

- เอกสารสนับสนุน (Supporting Document) 

 

คู่มือ / วิธีการปฏิบัติงานมาตรฐาน (Standard Operating Procedure , SOP)

เป็นเอกสารที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ เพื่อให้มีการปฏิบัติอย่างถูกต้องและมีทิศทางในแนวเดียวกัน โดบชยระบุขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน และสามารถปรับปรุงพัฒนาได้ตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้เกิดผลจริงที่ปฏิบัติได้ ซึ่งวิธีการของห้องปฏิบัติการแต่ละแห่งอาจจะแตกต่างกันไป ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของ SOP คือ ลดการปฏิบัติงานผิดพราก และสามารถใช้เป็นแนวทางขององค์กร/หน่วยงานในการจัดการขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้