โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point): จากการดำเนินงานด้านพัสดุของสำนักงานเลขานุการคณะรัฐศาสตร์ พบว่า แม้กรมบัญชีกลางจะกำหนดแนวทางตามหนังสือเวียน ว804 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อวงเงินไม่เกิน 50,000 บาท แต่ผู้ปฏิบัติงานยังมีความไม่มั่นใจในการนำแนวทางดังกล่าวมาใช้จริง โดยพบประเด็นสำคัญ ได้แก่

1. เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่ยังไม่สามารถจำแนกกรณีการจัดซื้อที่สามารถใช้แนวทางตามหนังสือเวียน ว804 ได้อย่างถูกต้อง

2. ขาด Decision Tool สำหรับช่วยพิจารณาก่อนเริ่มกระบวนการจัดซื้อ

3. เจ้าหน้าที่ยังคงใช้กระบวนการจัดซื้อแบบเดิมหรือแบบปกติในหลายกรณี ทำให้มีขั้นตอนและเอกสารมากเกินความจำเป็น

4. ใช้เวลาในการปฏิบัติงานสูงกว่าที่ควร

5. ผู้ปฏิบัติงานมีความกังวลเกี่ยวกับการตีความและการปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบ

6. ยังไม่มี Checklist ที่สรุปขั้นตอนและเอกสารที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที

7. มีการใช้กระดาษและจัดทำเอกสารประกอบกระบวนการจำนวนมาก

จึงเกิดโจทย์สำคัญของ CoP ว่า

“ทำอย่างไรให้เจ้าหน้าที่รู้ได้อย่างรวดเร็วว่า การจัดซื้อครั้งนี้ใช้ ว804 ได้หรือไม่ และหากใช้ได้ ต้องดำเนินการอย่างไรให้ถูกต้อง รวดเร็ว และลดขั้นตอน?”

บทสรุป (Lesson Learned)

          จากการดำเนินกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice: CoP) เรื่อง “ว804 Smart Procurement : ซื้อไม่เกิน 50,000 บาท ง่ายขึ้น เร็วขึ้น ลดขั้นตอน” ทำให้บุคลากรได้ร่วมกันศึกษา แลกเปลี่ยนประสบการณ์ และถอดองค์ความรู้จากแนวทางปฏิบัติตามหนังสือเวียน ว804 จนสามารถแปลงข้อกำหนดที่มีรายละเอียดเชิงระเบียบให้เป็นแนวทางปฏิบัติที่เข้าใจง่ายและสามารถนำไปใช้ในการทำงานจริงได้

บทเรียนสำคัญที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ ปัญหาของการปฏิบัติงานด้านพัสดุไม่ได้เกิดจากการขาดระเบียบหรือแนวทาง แต่ส่วนหนึ่งเกิดจากผู้ปฏิบัติงานยังไม่มั่นใจว่า “กรณีใดใช้ ว804 ได้ และเมื่อใช้แล้วต้องดำเนินการอย่างไร” ส่งผลให้หลายกรณียังคงเลือกใช้กระบวนการเดิมที่มีขั้นตอนและเอกสารมากกว่าที่จำเป็น

การถอดบทเรียนครั้งนี้จึงทำให้เกิดแนวคิดในการเปลี่ยนจาก “การอ่านและตีความหนังสือเวียน” ไปสู่ “เครื่องมือช่วยปฏิบัติงาน” โดยนำสาระสำคัญมาพัฒนาเป็น ว804Smart Toolkit ได้แก่ Decision Tool, Checklist,  One Page Guide เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบเงื่อนไข ตัดสินใจ และดำเนินงานตามลำดับขั้นได้อย่างเป็นระบบ

นอกจากนี้ ทีม CoP ได้เรียนรู้ว่า การลดขั้นตอนไม่ได้หมายถึงการลดความถูกต้องหรือการควบคุม แต่เป็นการออกแบบกระบวนงานใหม่ให้เหลือเฉพาะขั้นตอนที่จำเป็น ภายใต้หลักเกณฑ์ที่กรมบัญชีกลางกำหนด โดยหนังสือเวียน ว804 กำหนดแนวทางเฉพาะสำหรับการจัดซื้อครั้งหนึ่งวงเงินไม่เกิน 50,000 บาท ตั้งแต่การรายงานขอซื้อ การดำเนินการจัดซื้อ การตรวจรับ การจัดทำหลักฐาน ตลอดจนการดำเนินการภายหลังการจัดซื้อ และให้ใช้กับการจัดซื้อตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคม 2568 เป็นต้นไป