การดำเนินกิจกรรม CoP ครั้งนี้ เกิดขึ้นจากปัญหาในการปฏิบัติงานด้านพัสดุที่เกี่ยวข้องกับ การวิจัยและพัฒนา หรือการให้บริการทางวิชาการ ซึ่งบุคลากรยังมีความไม่มั่นใจในการจำแนกกรณีและการตีความแนวทางตามหนังสือ ด่วนที่สุด ที่ กค (กวจ) 0405.2/ว 122 ลงวันที่ 9 มีนาคม 2561 ส่งผลให้บางกรณีเลือกใช้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างตามปกติเพื่อความมั่นใจ ทำให้เกิดขั้นตอน เอกสาร และระยะเวลาการดำเนินงานเพิ่มขึ้น

จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน สมาชิก CoP ได้ถอดสาระสำคัญของ ว122 จากภาษาระเบียบให้เป็นหลักคิดที่เข้าใจง่าย โดยพบว่า หัวใจสำคัญไม่ใช่เพียงการพิจารณาว่าเป็น “งานวิจัย” หรือไม่ แต่ต้องพิจารณาลักษณะและบทบาทของหน่วยงานในแต่ละโครงการให้ชัดเจนก่อน เนื่องจาก ว122 กำหนดแนวทางแตกต่างกันตามข้อเท็จจริงของการดำเนินงาน

องค์ความรู้สำคัญที่ได้จากการถอดบทเรียน สามารถสรุปเป็น “แยกให้ชัด ก่อนจัดซื้อจัดจ้าง” โดยจำแนกเป็น 2 กรณีสำคัญ ได้แก่ กรณีนักวิจัยได้รับทุนอุดหนุนวิจัยและพัฒนาจากหน่วยงานผู้ให้ทุนโดยตรง และหน่วยงานต้นสังกัดประสงค์ให้นักวิจัยดำเนินการวิจัย ซึ่งการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุเพื่อใช้ในการวิจัยและพัฒนาดังกล่าวไม่ต้องดำเนินการตาม พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 ตามกรณีที่ ว122 กำหนด ส่วนกรณีที่ หน่วยงานของรัฐเป็นผู้ทำการวิจัยเอง รับจ้างทำการวิจัย หรือเป็นผู้ให้บริการทางวิชาการ และต้องจัดซื้อจัดจ้างพัสดุเพื่อนำมาใช้ในการดำเนินงาน ต้องดำเนินการตาม พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560