"Smart Academic Clinic: การพัฒนาระบบคลินิกวิชาการดิจิทัล เพื่อการดูแลนักศึกษาเชิงรุกและลดอัตราการตกออก"

ที่มาและปัญหาที่พบ (Pain Points)

• ในอดีตนักศึกษาต้องเดินทางเข้ามาขอรับคำปรึกษาด้านวิชาการ (เช่น เสี่ยงตกออก หรือเกรดไม่ถึงเกณฑ์) ที่คณะโดยตรง
• เกิดปัญหาการเก็บข้อมูลไม่ครบถ้วน เนื่องจากมีนักศึกษาหลายคนไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บริการ
• ไม่มีระบบจองคิวและการแจ้งเตือน ทำให้นักศึกษาต้องรอคิวนานและเกิดความล่าช้า
• ไม่สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา (เช่น ผลการเรียน การตกออก) เพื่อรายงานต่อผู้บริหารหรืออาจารย์ที่ปรึกษาได้อย่างเป็นระบบ

การพัฒนาระบบและวิธีการแก้ปัญหา

• การเก็บข้อมูล:เปลี่ยนมาใช้ Google Forms เพื่อสร้างฐานข้อมูลและบังคับให้เกิดการเก็บข้อมูลเบื้องต้นอย่างครบถ้วน
• การจองคิวและแจ้งเตือน:ประยุกต์ใช้ AI (เช่น ChatGPT/Gemini) มาช่วยเขียน Google Apps Script เพื่อสร้างระบบจองคิวล่วงหน้า และแจ้งเตือนสถานะผ่านอีเมลหรือ LINE
• การแสดงผล:นำข้อมูลไปเชื่อมต่อกับ Looker Studio เพื่อสร้าง Dashboard สรุปประเด็นปัญหาของนักศึกษาแบบ Real-time
• การจัดทำมาตรฐาน:มีการเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) เพื่อให้บุคลากรสามารถดูแลและใช้งานระบบได้อย่างต่อเนื่อง

ผลลัพธ์และประโยชน์ที่ได้รับ

• ข้อมูลครบถ้วนขึ้น:สามารถเก็บข้อมูลสถิติผู้รับบริการได้ 100% จากเดิมที่เก็บได้เฉพาะผู้ที่ยอมลงชื่อ
• ประหยัดเวลา:นักศึกษาสามารถจองคิวล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องมารอหน้าห้อง
• บริหารจัดการง่ายขึ้น:ข้อมูลถูกสรุปผลอัตโนมัติบน Dashboard ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของปัญหา และสามารถวางแผนป้องกันการตกออกเชิงรุกได้

แผนพัฒนาในอนาคต

• ในระยะ 180 วัน มีแผนที่จะนำข้อมูลจาก Dashboard ของคลินิกนี้ ไปบูรณาการร่วมกับ "Smart Graduation Dashboard"
• เป้าหมายเพื่อวิเคราะห์ความสัมพันธ์เชิงระบบว่า การให้คำปรึกษาสามารถช่วยลดอัตราการตกออกและเพิ่มอัตราการสำเร็จการศึกษาได้มากน้อยเพียงใด