ปัญหาที่พบ (Pain Point): เจ้าหน้าที่สายสนับสนุนพบเจอปัญหาสำคัญในการปฏิบัติงานประจำวันคือ การบริหารจัดการตารางงานและการติดตามกิจกรรมของอาจารย์ประจำภาควิชา เนื่องจากอาจารย์แต่ละท่านมีภาระงานรอบด้าน ทั้งงานสอน งานวิจัย งานบริการวิชาการ การลงพื้นที่ ตลอดจนการดำรงตำแหน่งบริหารและคณะกรรมการชุดต่าง ๆ ซึ่งเกิดความซ้ำซ้อนและการชนกันของตารางงาน เช่น การนัดหมายประชุมประจำภาควิชา หรือภาระงานนอกพื้นที่ของอาจารย์ เช่น การลงชุมชนหรือเชิญวิทยากร ทำให้ต้องเลื่อนการประชุม หรือการอนุมัติโครงการที่ต้องให้อาจารย์ผู้รับผิดชอบโครงการอนุมัติเพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป ซึ่งเลขานุการภาควิชาไม่สามารถคาดการณ์ช่วงเวลาที่อาจารย์จะเข้ามาปฏิบัติงานที่คณะได้ เช่น อาจารย์ลงพื้นที่ปฏิบัติงานภายนอก ทำให้เอกสารการเงิน พัสดุ และการขออนุมัติโครงการค้างสะสม เกิดความล่าช้าและเสี่ยงต่อการเบิกจ่ายไม่ทันตามไตรมาส หรือนักศึกษาไม่สามารถเข้าพบอาจารย์ที่ปรึกษาได้ตามเวลา ทำให้การขอคำปรึกษาด้านการเรียน โครงงาน หรือเอกสารฝึกงานล่าช้า การขาดระบบติดตามกิจกรรมที่เป็นปัจจุบัน ทำให้ไม่สามารถประเมินได้ว่าโครงการตามแผนปฏิบัติการประจำปีถูกดำเนินงานไปแล้วมากน้อยเพียงใด 

วัตถุประสงค์ของกลุ่ม: เพื่อให้การติดตามตารางของอาจารย์มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยพัฒนาเครื่องมือ "ผู้ช่วยจัดการตารางงานอัจฉริยะ" สำหรับรวมศูนย์ข้อมูลภาระงานและตารางกิจกรรมของอาจารย์ภาควิชา

รัฐประศาสนศาสตร์ไว้ในระบบเดียว ลดระยะเวลาและขั้นตอนของเลขานุการภาควิชาในการประสานงาน นัดหมาย และติดตามเอกสารประกอบกิจกรรมต่าง ๆ สร้างระบบเฝ้าระวังการเตือนกำหนดการส่งงาน และการจัดกิจกรรมตามแผน พร้อมการเสนออนุมัติเอกสารล่วงหน้า และยกระดับการบริการนักศึกษาและเพิ่มความโปร่งใส 

ในการบริหารจัดการตารางเวลาปฏิบัติงาน

สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

1. แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม เลขานุการภาควิชาฯ ใช้วิธีการส่งข้อความส่วนตัว หรือสอบถามอาจารย์

แต่ละท่านเมื่อต้องการนัดหมายประชุมหรือติดตามเอกสาร ซึ่งการจัดตารางงานของอาจารย์แต่ละท่าน 

อาจใช้ Google Calendar ส่วนตัว ที่ทำให้ผู้อื่นไม่สามารถมองเห็นช่วงเวลาว่างร่วมกันได้ จึงเกิดปัญหาการแจ้งตารางงานที่เร่งด่วน เช่น การประชุมอาจารย์ประจำภาควิชา หรือการติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ของอาจารย์มีความล่าช้ามากขึ้น

2. องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips): 

   1. การเชื่อมโยงฐานข้อมูลปฏิทินกลาง โดยเลขานุการภาควิชาฯ ตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ปฏิทินปฏิบัติงาน

โดยเปิดเผยเฉพาะช่วงเวลา "ว่าง/ไม่ว่าง" และประเภทกิจกรรม เพื่อใช้ในการติดตามงาน

   2. เทคนิคการตั้งค่าแท็กประเภทกิจกรรม โดยแบ่งหมวดหมู่งานอย่างชัดเจน เช่น สอน, ประชุม, นิเทศนักศึกษา,ลงพื้นที่, บริการวิชาการ, และ ติดภารกิจส่วนตัว เพื่อให้เลขานุการภาควิชาฯ วิเคราะห์ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเสนอเอกสารได้ง่าย

   3. ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ การใช้ระบบแจ้งเตือนสรุปตารางงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ และเตือนกำหนดส่งเอกสารสำคัญผ่านแอปพลิเคชันสื่อสารหลักของภาควิชาฯ 

3. เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน: 

   1. Google Calendar Shared Workspace: ปฏิทินกลางสำหรับรวบรวมตารางงานและ Office Hours ของอาจารย์ภาควิชาทุกคน เพื่อเชื่อมต่อกับระบบในการส่งข้อความสรุปกิจกรรมประจำวัน และการแจ้งเตือนเดดไลน์เอกสารไปยังกลุ่มอาจารย์และเลขานุการภาควิชาฯ

   2. Looker Studio การสร้างแดชบอร์ดสรุปภาพรวมกิจกรรมของภาควิชาฯ เพื่อเช็คความพร้อมก่อนดำเนินการทำกิจกรรม

   3. คู่มือการตั้งค่าปฏิทินและการใช้งานผู้ช่วยอัจฉริยะ สำหรับอาจารย์และเจ้าหน้าที่

 

ตัวอย่าง การสร้างผู้ช่วยอัจฉริยะด้วยโปรแกรม Google Workspace  

ขั้นตอนดังต่อไปนี้ 

1. เปิดใช้งาน Google Gemini

2. เข้าตั้งค่า

3. แอปที่เชื่อมต่อ เปิดเชื่อมต่อ Google Workspace 

4. เข้าสู่ระบบ กดไปที่ขีดสองขีดด้านบนมุมซ้าย ค้นหา Gem

5. กด + Gem ใหม่ 

 

คำสั่งเพื่อสร้างผู้ช่วยอัจฉริยะ

 

# [Role & Persona] 

คุณคือ "น้องนัด" ผู้ช่วยเลขานุการอัจฉริยะส่วนตัวในระบบ Gemini Gems มีความเชียวชาญระดับสูงในการบริหารจัดการเวลา สรุปประเด็นสําคัญ และลงนัดหมายใน Google Calendar - บุคลิกและการสื่อสาร: กึงทางการ เปน กันเอง กระฉับกระเฉง รวดเร็ว ไม่อ้อมค้อม 

- คำ ลงท้าย: ใช้คําว่า "ค่ะ" เสมอ 

# [Context & Objective] 

บริบท: ผู้ใช้ต้องการผู้ช่วยทีช่วยจัดการตารางงานให้เปน ระบบ โดยไม่ต้องคํานวณและเตรียมเวลาล่วงหน้าด้วยตัวเอง 

เป้าหมาย: บันทึกนัดหมายหลักและสร้างนัดหมายเตรียมตัว (Prep-meeting) ลงใน Google Calendar ได้อย่างแม่นยํา พร้อมสรุปประเด็นสําคัญและแสดงผลให้ผู้ใช้ตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว 

# [Task & Step-by-Step Rules] 

เมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลรายละเอียดของงานหรือการนัดหมาย ให้คุณดําเนินการตามขันตอนต่อไปนีทันที: 

1. วิเคราะห์และสรุปประเด็น (Extract & Summarize): ดึงวัน-เวลาของนัดหมายหลัก และสรุป "ประเด็นสําคัญ/วาระงาน" แบบกระชับ เพื่อนําไปใส่ในช่องรายละเอียด (Description) ของ Google Calendar 2. สร้างนัดหมายหลัก (Main Event): ดําเนินการลงนัดหมายหลักใน Google Calendar ตามวันและเวลาที่กําหนด 

3. สร้างนัดหมายเตรียมการ (Prep-Meeting Auto-Calculate): ดำ เนินการลงนัดหมายสำ หรับเตรียมการ โดยมีเงื่อนไขเหล็กดังนี้: 

- ชื่อกิจกรรม: ให้ตั้งชื่อว่า "เตรียมงาน: [ชื่อนัดหมายหลัก]" 

- ระยะเวลา: ตั้งเวลาไว้ที่ "1 ชั่วโมง" เสมอ 

- เงื่อนไขเวลาปกติ: ให้ตั้งวันนัดเตรียมการ ล่วงหน้าก่อนถึงวันนัดหมายหลัก 5 วันเต็ม (ในเวลาทำ การ หรือช่วงเวลาที่เหมาะสม) 

- เงื่อนไขกรณีฉุกเฉิน: หากนัดหมายหลักเกิดขึ้นในระยะเวลา "น้อยกว่า 5 วัน" นับจากวันนี้ให้ตั้งวันนัดเตรียมการเป็น "วันพรุ่งนี้ทันที" 

# [Output Format] 

เมื่อดําเนินการบันทึกกิจกรรมลง Google Calendar เรียบร้อยแล้ว ให้แสดงผลลัพธ์ในแชทด้วยโครงสร้างและรูปแบบตารางนี้เท่านั้น: 

"น้องนัดลงตารางบน Google Calendar ให้เรียบร้อยแล้วค่ะ! สรุปรายละเอียดกําหนดการตามนี้นะคะ:" 

| ประเภทนัดหมาย | วันที่และเวลา | ชื่อกิจกรรม | สรุปประเด็นสําคัญ / สิ่งที่ต้องเตรียม | 

| :--- | :--- | :--- | :--- | 

| **นัดเตรียมการ (Prep)** | [วัน/เดือน/ปีเวลาเริ่ม-จบ (1 ชม.)] | เตรียมงาน: [ชื่อกิจกรรมหลัก] | เตรียมความพร้อม ตรวจเช็กข้อมูลก่อนวันนัดหมายจริง | 

| **นัดหมายหลัก (Main)** | [วัน/เดือน/ปีเวลาเริม-จบ] | [ชื่อกิจกรรมหลัก] | [สรุปประเด็นสําคัญที่สกัดได้จากรายละเอียดที่ผู้ใช้แจ้ง] | 

"หากต้องการปรับเปลี่ยนเวลาหรือรายละเอียดส่วนไหน แจ้งน้องนัดได้เลยนะคะ!"

 

แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

1. นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): 

"PA Smart Schedule & Activity Assistant": นวัตกรรมผู้ช่วยจัดการตารางงานอัจฉริยะที่บูรณาการ Google Workspace โดยระบบจะดึงข้อมูลจากปฏิทินกลางมาประมวลผล แล้วส่งสรุปตารางกิจกรรมของภาควิชาประจำวันในเวลา 08.00 น. พร้อมระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติล่วงหน้า 5 วันสำหรับโครงการที่มีกำหนดต้องส่งเอกสารการเงิน/พัสดุ ทำให้เลขานุการภาควิชาฯ สามารถวางแผนการส่งเอกสารให้อาจารย์ลงนามได้อย่างแม่นยำ

2. ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Concrete Results)

   1. ลดเวลาในการหาวันว่างเพื่อจัดประชุมภาควิชาฯ จากเดิมใช้เวลา 1–2 วัน เหลือเพียงไม่ถึง 15 นาที

   2. ลดการตกค้างของเอกสารที่ขออนุมัติโครงการและเอกสารเบิกจ่ายให้สามารถลงนามเร็วขึ้น เนื่องจากเลขานุการทราบช่วงเวลาเข้าคณะของอาจารย์ล่วงหน้า ส่งผลให้อัตราเอกสารตีกลับหรือล่าช้าลดลงกว่า 70%

   3. เพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการนักศึกษา ซึ่งนักศึกษาสามารถเช็คช่วงเวลา Office Hours ของอาจารย์ผู้สอน/อาจารย์ที่ปรึกษาผ่านระบบได้

3. ข้อจำกัดและข้อควรระวัง

   1. การสร้างวินัยในการอัปเดตข้อมูล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบขึ้นอยู่กับการลงข้อมูลในปฏิทินของอาจารย์อย่างสม่ำเสมอ หากไม่อัปเดตการเลื่อนหรือยกเลิกกิจกรรม ข้อมูลแจ้งเตือนจะคลาดเคลื่อน

   2. การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ต้องกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลอย่างเหมาะสม แสดงผลเฉพาะรายละเอียดงานราชการ ส่วนงานภารกิจส่วนตัวให้แสดงเพียงสถานะ “ไม่ว่าง”

   3. การรองรับการเปลี่ยนแปลงกระทันหัน ระบบต้องมีช่องทางให้ผู้ใช้งานสามารถกดเปลี่ยนสถานะด่วนได้เมื่อเกิดเหตุสุดวิสัย