1. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

1.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัลและลดขั้นตอนการทำงาน)

1.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

1.3 โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point): เจ้าหน้าที่สายสนับสนุนพบเจอปัญหาการบริหารและติดตามการใช้จ่ายงบประมาณโครงการตามแผนปฏิบัติการประจำปี กรณีศึกษา: โครงการภาควิชารัฐประศาสนศาสตร์ ประจำปีงบประมาณ 2569 ได้รับอนุมัติโครงการทั้งสิ้น 9 โครงการ โดยแต่ละโครงการมีความซับซ้อนของงานเอกสาร ขั้นตอนการประสานงาน และระยะเวลาในการดำเนินการที่แตกต่างกัน รวมเวลาการทำเอกสารเบื้องต้นทุกโครงการใช้เวลาจำนวนมากต่อรอบการดำเนินงาน หากรวมกระบวนการแก้ไขเอกสารจะใช้เวลานานส่งผลให้เกิดความล่าช้าในโครงการที่มีงบประมาณสูง ทำให้เกิดผลกระทบต่อตัวชี้วัดการเบิกจ่ายงบประมาณในระดับคณะและมหาวิทยาลัย เนื่องจากข้อมูลจัดเก็บแบบแยกส่วน ในไฟล์ Excel หรือ Google Sheets ส่วนบุคคล และกระดาษ ทำให้ไร้การตรวจสอบเรื่องเอกสารยืมเงิน การเบิกจ่ายซ้ำซ้อนหรือตกหล่น และอาจทำให้อาจารย์ไม่สามารถมองเห็นสถานะงบประมาณคงเหลือแบบเรียลไทม์ ทำให้ขาดข้อมูลประกอบการวางแผนการใช้จ่ายงบประมาณย้อนหลังและงบประมาณปีถัดไป

1.4 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม: เพื่อพัฒนาระบบ Dashboard ให้เป็นการรวมศูนย์กลาง ในการติดตาม วิเคราะห์ และแสดงผลสถานะงบประมาณทั้งหมดแบบเรียลไทม์ เพื่อยกระดับมาตรฐานการบริหารจัดการงบประมาณให้มีความแม่นยำ เป็นปัจจุบัน และมีประสิทธิภาพสูงสุด สร้างระบบเฝ้าระวังและแจ้งเตือนความเสี่ยง 

สำหรับโครงการที่มีแนวโน้มการดำเนินการล่าช้าเพื่อให้อาจารย์ในภาควิชาฯ สามารถติดสินใจบนฐานข้อมูลได้ทันที การสร้างมาตรฐานการจัดทำเอกสารการเงินและพัสดุของภาควิชาฯ ผ่านระบบเช็คลิสต์ (Checklist) และนำตัวอย่างเอกสารที่ผ่านการดำเนินการอย่างสมบูรณ์จากเจ้าหน้าที่ผู้ชำนาญการเฉพาะด้าน 

เช่น งานการเงินและงานพัสดุมาปฏิบัติตามระเบียบมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี โดยรวบรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลกลางบน Google Drive เพื่อลดข้อผิดพลาดในขั้นตอนการเตรียมเอกสารและลดภาระงานและระยะเวลาในการจัดทำติดตามเอกสารของเลขานุการภาควิชาลงอย่างน้อย ร้อยละ 50 

2. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

2.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม อาจารย์ต่างเก็บข้อมูลในไฟล์ของตนเอง โดยไม่มีฐานข้อมูลกลางและมีการติดตามเอกสารผ่านเจ้าหน้าที่ อาจทำให้ข้อมูลตกหล่นและติดตามยากเนื่องจากต้นเรื่องอาจไม่มีน้ำหนักมากเพียงพอต่อการดำเนินงาน โดยแนวปฏิบัติเดิมสามารถสรุปได้ดังนี้

รับข้อมูลโครงการ หรือ ต้นเรื่องจากอาจารย์ → เลขานุการภาควิชาฯ ดำเนินแก้ไขเอกสารที่เป็นข้อมูลที่ไม่ตรงตามระเบียบทางการเงิน หรือระเบียบทางงานพัสดุของคณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เนื่องจากอาจารย์ผู้รับผิดชอบโครงการไม่ทราบขั้นตอนและเอกสารประกอบที่ถูกต้องตามระเบียบพัสดุและการเงิน → เลขานุการภาควิชาฯ ดำเนินการแก้ไขเอกสารให้ถูกต้อง → เสนอผู้บริหาร

ปัญหาที่พบคือ การรับรู้เรื่องเอกสาร ขั้นตอน ระเบียบพัสดุและการเงินที่ทำให้กระบวนการดำเนินการมีความล่าช้า 

2.2 องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips): 

1. การออกแบบกระบวนการจัดการส่งผ่านข้อมูล และ ผังข้อมูล: การจัดโครงสร้างหมวดหมู่งบประมาณโครงการทั้งหมดให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

2. การจัดทำ Digital Checklist และแนวปฏิบัติ: นำองค์ความรู้และเทคนิคจากเจ้าหน้าที่ผู้ชำนาญการ (งานการเงินและงานพัสดุ คณะรัฐศาสตร์) มาถอดบทเรียนเป็นรายการตรวจสอบเอกสารยืมเงิน/เบิกจ่าย พร้อมแนบตัวอย่างเอกสารที่อนุมัติผ่านแล้ว เพื่อให้อาจารย์และเลขานุการภาควิชาปฏิบัติตามได้อย่างแม่นยำ

3. เทคนิคการตั้งค่า การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets) และการวิเคราะห์ระยะเวลาในการดำเนินงาน: โดยคำนวณระยะเวลาการดำเนินการใน Dashboard เพื่อให้ระบบเปลี่ยนสีเตือนสถานะโครงการที่มีความเสี่ยงเบิกจ่ายไม่ทันกำหนดไตรมาส

2.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน: 

1. Google Drive (Central Data Repository): ใช้เป็นคลังจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลกลาง เอกสาร Checklist และแบบฟอร์มตัวอย่าง

2. Google Sheets & Google Looker Studio: เครื่องมือประมวลผลและสร้าง Dashboard 

3. คู่มือและแนวปฏิบัติงานการเงิน/พัสดุ (SOP & Checklist): ถอดบทเรียนจากบุคลากรสายสนับสนุนผู้ชำนาญการ

3. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

3.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): 

"PA Budget Smart Dashboard & Digital Checklist": นวัตกรรมกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงฐานข้อมูลกลางบน Google Drive เข้ากับ Looker Studio เพื่อแสดงผลภาพรวมงบประมาณทั้งหมด โดยมีระบบแจ้งเตือนโครงการความเสี่ยงสูง พร้อมระบบเช็คลิสต์ตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารก่อนส่งงานการเงิน

3.2 ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes):

1. ด้านประสิทธิภาพและเวลา: ลดเวลาในการรวบรวมข้อมูลจัดทำรายงานจากเดิมใช้เวลาหลายวัน เหลือเพียงการดึงข้อมูลจาก Dashboard ได้ทันที และลดเวลาการตรวจเช็คเอกสารรายโครงการลงได้มากกว่า 50%

2. ด้านการบริหารจัดการ (Data-driven Decision Making): ผู้บริหารคณะและหัวหน้าภาควิชาสามารถเข้าถึงข้อมูลสถานะงบประมาณคงเหลือ สถานะการยืมเงิน และสถิติการใช้จ่ายย้อนหลังผ่านสมาร์ทโฟนหรือ

คอมพิวเตอร์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อใช้วางแผนจัดสรรงบประมาณในปีถัดไปได้อย่างสมเหตุสมผล

3. ด้านการลดความเสี่ยง: อัตราเอกสารสะพัดสะดุดหรือถูกส่งกลับแก้ไขลดลงอย่างมีนัยสำคัญ และไม่พบโครงการที่เบิกจ่ายไม่ทันสิ้นปีงบประมาณ 

3.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง: 

1. Data Governance & Security: ต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Rights) ของฐานข้อมูลกลางบน Google Drive อย่างเคร่งครัด แยกสิทธิ์ระหว่างการดู (Viewer) และการแก้ไข (Editor) เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

2. Data Hygiene (วินัยในการลงข้อมูล): ความแม่นยำของ Dashboard ขึ้นอยู่กับการอัปเดตข้อมูลของเลขานุการภาควิชาและผู้เกี่ยวข้อง หากไม่อัปเดตเป็นปัจจุบัน ระบบแจ้งเตือนความเสี่ยงจะไม่สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

3. ความยืดหยุ่นต่อระเบียบการเงินภาครัฐ: ต้องหมั่นอัปเดต Checklist ให้สอดคล้องกับระเบียบกระทรวงการคลังหรือประกาศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีที่อาจมีการเปลี่ยนแปลง