รายงานการถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้ (Community of Practice: CoP)

สำนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

ชื่อองค์ความรู้เรื่อง: แนวทางการบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการผ่านระบบ ORIIS ตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2566

กลุ่ม CoP :  Future Office POLUBU

1. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

1.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การพัฒนาคุณภาพองค์กรสู่ความเป็นเลิศและการเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัล)

1.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

2. โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point)

จากการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการดำเนินงานด้านการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม เมื่อวันจันทร์ที่ 3 สิงหาคม 2569 พบว่าผู้ประสานงานวิจัยและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการของแต่ละคณะ/หน่วยงาน ยังขาดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2566 แนวปฏิบัติในการปรับแผนการดำเนินงานและแผนงบประมาณ ขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินกองทุนวิจัยฯ ตลอดจนการใช้งานระบบ ORIIS สำหรับติดตามและรายงานผลโครงการ ส่งผลให้การรายงานผลการดำเนินงานล่าช้าหรือไม่ครบถ้วน การเบิกจ่ายผิดพลาดต้องแก้ไขซ้ำ และบางหน่วยงานยังดำเนินการนอกกรอบข้อบังคับ ดังนั้น จึงได้จัดทำการถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้จากการประชุมครั้งนี้ เพื่อให้ผู้ประสานงานและเจ้าหน้าที่สามารถบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการได้อย่างถูกต้อง เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ

สภาพปัญหาที่พบจากการปฏิบัติงานจริง

2.1 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม: เพื่อถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้จากการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการดำเนินงานด้านการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม รวมถึงแนวทางการบริหารจัดการโครงการผ่านระบบ ORIIS ให้ผู้ประสานงานและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เป็นระบบ สอดคล้องกับข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2566 และมีประสิทธิภาพ

3. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

3.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม: การบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการที่ผ่านมา ผู้ประสานงานและเจ้าหน้าที่แต่ละคณะ/หน่วยงานเรียนรู้ขั้นตอนการปฏิบัติงานจากประสบการณ์ตรงและการสอบถามกันเองเป็นหลัก โดยยังไม่มีการรวบรวมข้อบังคับ แนวปฏิบัติ และขั้นตอนการใช้งานระบบ ORIIS ไว้อย่างเป็นระบบ ส่งผลให้การรายงานผลการดำเนินงาน การเบิกจ่ายงบประมาณ และการขอปรับแผน/ขยายเวลาโครงการ เกิดความล่าช้าหรือคลาดเคลื่อนจากข้อบังคับที่กำหนด

3.2 องค์ความรู้ (Key Knowledge):

1. ทำความเข้าใจข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2566 ซึ่งเป็นกรอบการบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการ ครอบคลุมการบริหารงบประมาณ การรายงานผลตามตัวชี้วัด KPI และการติดตามประเมินผล
2. ศึกษาแนวปฏิบัติการขอปรับแผนการดำเนินงาน/แผนงบประมาณ และการโอนงบประมาณระหว่างหมวด ทั้งกรณีแหล่งทุนภายนอกและกรณีงบมหาวิทยาลัยหรือแหล่งทุนที่ให้อำนาจอธิการบดี เช่น การโอนงบดำเนินงานระหว่างหมวดไม่เกินร้อยละ 20 และข้อจำกัดของหมวดค่าตอบแทน
3. เรียนรู้ข้อควรปฏิบัติในการเบิกจ่ายเงินกองทุนวิจัย นวัตกรรมและบริการวิชาการ เช่น การใช้แบบฟอร์มที่มหาวิทยาลัยกำหนด การแนบเอกสารประกอบให้ครบถ้วน และไม่ต้องลงวันที่ในใบสำคัญรับเงินเนื่องจากกองคลังเป็นผู้ลงวันที่ ณ วันจ่ายจริง
4. ฝึกใช้งานระบบ ORIIS ตั้งแต่การนำเข้าโครงการ การรายงานผลการดำเนินงานและผลผลิต การรายงานการใช้จ่ายงบประมาณ การขอขยายระยะเวลาโครงการ (ไม่เกิน 2 ครั้ง ครั้งที่ 1 ไม่เกิน 6 เดือน ครั้งที่ 2 ไม่เกิน 3 เดือน) จนถึงการปิดโครงการและรายงานผลลัพธ์ต่อเนื่อง 5 ปี
5. ติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัด KPI ของกองวิจัย นวัตกรรมและบริการวิชาการ ทั้งด้านผลงานตีพิมพ์ SCOPUS นวัตกรรมและทรัพย์สินทางปัญญา บริการวิชาการ และเศรษฐกิจสร้างสรรค์ เพื่อเชื่อมโยงผลการดำเนินงานกับเป้าหมายของมหาวิทยาลัย

3.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน:

1. ข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2566 และประกาศ/แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการ
2. ระบบบริหารจัดการโครงการวิจัยและนวัตกรรมของหน่วยงาน (ORIIS) และระบบข้อมูลสารสนเทศวิจัยและนวัตกรรมแห่งชาติ (NRIIS) ที่ https://nriis.go.th
3. คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure: SOP) สำหรับเจ้าหน้าที่บริหารโครงการผ่านระบบ NRIIS ทั้งหน่วยงาน PMU และหน่วยรับงบประมาณ FF
4. แบบฟอร์มเบิกจ่ายเงินกองทุนวิจัยฯ ตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด ดาวน์โหลดได้ที่ https://www.ubu.ac.th/web/research/document/
5. รายงานผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัด KPI และ dashboard ติดตามความก้าวหน้าโครงการวิจัยและบริการวิชาการรายไตรมาส

4. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

4.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): จัดประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการดำเนินงานด้านการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ร่วมกับผู้ประสานงานวิจัยของคณะ/หน่วยงาน โดยครอบคลุมเนื้อหาตั้งแต่ข้อบังคับมหาวิทยาลัยฯ พ.ศ. 2566 การบริหารงบประมาณโครงการ การรายงานผลตามตัวชี้วัด KPI แผนและการติดตามประเมินผล พร้อมสาธิตการใช้งานระบบ ORIIS แบบ step-by-step ทั้งการนำเข้าโครงการ การเบิกจ่าย การรายงานผล และการขอขยายเวลา เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเห็นภาพรวมและสามารถปฏิบัติได้จริง

4.2 ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes): ผู้ประสานงานและเจ้าหน้าที่มีความเข้าใจข้อบังคับและขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการที่ชัดเจนขึ้น สามารถขอปรับแผน โอนงบประมาณ และเบิกจ่ายเงินได้ถูกต้องตามแบบฟอร์มและเอกสารที่กำหนด ลดข้อผิดพลาดและความล่าช้าในการดำเนินการ อีกทั้งสามารถใช้งานระบบ ORIIS ในการรายงานผลการดำเนินงาน ผลผลิต และการใช้จ่ายงบประมาณได้ด้วยตนเอง ส่งผลให้อัตราการรายงานผลตรงเวลาเพิ่มขึ้นและข้อมูลโครงการวิจัยของมหาวิทยาลัยมีความครบถ้วนเป็นปัจจุบันมากขึ้น

4.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง: ข้อบังคับ ประกาศ และแนวปฏิบัติของมหาวิทยาลัยอาจมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตามระยะเวลา ผู้ปฏิบัติงานจึงควรติดตามฉบับล่าสุดอยู่เสมอและไม่ควรยึดติดกับแนวปฏิบัติเดิมโดยไม่ตรวจสอบ นอกจากนี้ระบบ ORIIS อาจมีการปรับปรุงฟังก์ชันการใช้งานเป็นระยะ จึงควรอ้างอิงคู่มือ SOP ฉบับปัจจุบันประกอบการปฏิบัติงานทุกครั้ง และผู้รับผิดชอบโครงการยังคงต้องชี้แจงเหตุผลความจำเป็นในการขอปรับแผนหรือขยายเวลาในทุกกรณี

5. ช่องทางการเผยแพร่และขยายผล (Knowledge Dissemination)

1. จัดทำและเผยแพร่เอกสารถอดบทเรียนแนวทางการบริหารจัดการโครงการวิจัยและบริการวิชาการผ่านระบบ ORIIS เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับผู้ประสานงานและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการของแต่ละคณะ/หน่วยงาน
2. จัดประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการดำเนินงานด้านการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม เป็นประจำในทุกไตรมาสเพื่อทบทวนข้อบังคับและสาธิตการใช้งานระบบอย่างต่อเนื่อง
3. เผยแพร่คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) แบบฟอร์มเบิกจ่าย และ QR Code เข้าถึงระบบ ORIIS/NRIIS ผ่านช่องทางออนไลน์ของกองวิจัย นวัตกรรมและบริการวิชาการ
4. นำแนวทางที่ได้ไปใช้สนับสนุนผู้ประสานงานคณะ/หน่วยงานในการติดตามและรายงานผลโครงการวิจัยและบริการวิชาการให้เป็นไปตามกำหนดเวลา
5. ติดตามผลการนำไปใช้จริงผ่านอัตราการรายงานผลและความถูกต้องของการเบิกจ่ายในรอบถัดไป พร้อมรับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ประสานงานเพื่อปรับปรุงแนวทางและคู่มือให้เหมาะสมและเป็นปัจจุบัน