รายงานการถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้ (CoP)

4. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

     4.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

          "ระบบบริหารจัดการลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเชิงรุกด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล และการกำกับดูแลแบบบูรณาการ"(Proactive & Digital-Driven Advance Payment & Liquidity Management Framework)

          1. นวัตกรรมด้านกระบวนงานและเทคโนโลยี (Process & Digital Innovation)

             1.1 ระบบการติดตามและเตือนภัยล่วงหน้าผ่านสารสนเทศ (Automated Pre- & Post-Warning System via DMS/Line Alert)

oก่อนครบกำหนด (Pre-Warning)ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติล่วงหน้า 5 วัน และ 3 วันก่อนสิ้นสุดสัญญาแจ้งไปยังผู้ยืมเงิน เพื่อเตรียมความพร้อมด้านเอกสารเบิกจ่ายเพื่อส่งใช้เงินยืมภายในกำหนดตามระเบียบ

oหลังครบกำหนด (Post-Warning Process via DMS)การใช้ระบบ DMS เป็นหนังสือติดตามอัตโนมัติ 2 งวด (งวดละ 7 วันทำการ) ที่มีระบบบันทึกเวลาการรับหนังสือ (Digital Audit Trail) สามารถใช้อ้างอิงทางกฎหมายและการบังคับใช้มาตรการทางปกครองได้ทันที

1.2 การจัดทำแบบฟอร์มตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายออนไลน์ (Smart Cleared-Doc Checklist)

• พัฒนา Checklist เอกสารประกอบการเคลียร์เงินยืมผ่านระบบออนไลน์/QR Code แยกตามประเภทโครงการ เพื่อให้ผู้ยืมสามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จและเอกสารก่อนนำส่งฝ่ายการเงิน ลดอัตราการตีกลับเอกสารซึ่งเป็นสาเหตุหลักของการส่งใช้เงินล่าช้า

  2. นวัตกรรมด้านกลไกการกำกับดูแลเชิงบริหาร (Governance & Transparency Innovation)

• ศูนย์เฝ้าระวังและรายงานสภาพคล่องแบบเรียลไทม์ (Executive Liquidity & AR Dashboard)
  • พัฒนา Dashboard แสดงสถานะเงินทดรองจ่ายประเภท ข และวงเงินคงเหลือของคณะแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารเห็นสถานะลูกหนี้แยกตามหน่วยงาน/บุคคล และเห็นแนวโน้มความเสี่ยงด้านสภาพคล่องล่วงหน้า
• การนำกลไก "Social & Governance Sanction" มาใช้กำกับดูแล
  • การบรรจุวาระ "รายงานสถานะลูกหนี้เงินทดรองจ่ายคงค้าง"เข้าเป็นวาระประจำทุกเดือนของคณะกรรมการประจำคณะฯ เพื่อสร้างความตระหนักร่วมกันในระดับบริหาร
  • มาตรการ Lock-Out สิทธิการยืมเงิน  ใช้เงื่อนไขทางระบบ ไม่เปิดสิทธิการขออนุมัติยืมเงินโครงการใหม่ หากยังมีสัญญายืมเงินเดิมค้างชำระเกินกำหนดเวลาตามระเบียบฯ (Zero Tolerance for Overdue Advance)

  3. นวัตกรรมด้านการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร (Culture & Capacity Building)

• คลินิกการเงินและสัญญาเงินยืม (Advance Payment Financial Clinic)
  • จัดกิจกรรมคลินิกให้คำปรึกษาการจัดทำเอกสารการเงินล่วงหน้าก่อนจัดโครงการ (Pre-Project Financial Coaching) โดยเฉพาะโครงการขนาดใหญ่ เพื่อแนะนำการเก็บหลักฐานการจ่ายเงินที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่เริ่มดำเนินกิจกรรม
• ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes)

1. ลดจำนวนวันเฉลี่ยในการส่งใช้เงินยืม (Days Sales Outstanding - DSO)ให้เป็นไปตามกรอบเวลาของระเบียบมหาวิทยาลัยฯ 100%

2. รักษาความเสถียรของสภาพคล่อง (Liquidity Protection)ลดการพึ่งพาการยืมเงินสำรองจากมหาวิทยาลัย และป้องกันการถูกระบุเป็นข้อสังเกตจากฝ่ายตรวจสอบภายใน

3. ยกระดับความตระหนักรู้และวินัยทางการเงิน (Financial Discipline)ของบุคลากรในคณะอย่างเป็นรูปธรรมในการยืมเงินและการส่งใช้เงินยืมตามระเบียบ

     4.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง:ระยะที่ 1 มีข้อจำกัดการ Lock-Out สิทธิการยืมเงิน เนื่องจากเจ้าหน้าที่ตรวจสอบสัญญาการยืมกับเจ้าหน้าที่ดูแลลูกหนี้เงินยืมเป็นคนละคนทำให้ผู้ยืมบางรายที่คงค้างสามารถยืมเงินได้ ในระยะที่ 2 ระบบบริหารเงินยืมและลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย จะมีการกำหนดสิทธิการยืมเงินอัตโนมัติทันทีหากผู้ยืมมีลูกหนี้คงค้างรายเก่า

3. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

     แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม    

1. ผู้ยืมไม่ทราบสถานะยืมเงิน และการเบิกจ่าย (เดิมใช้ระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) ในการแจ้งเตือนตั้งแต่รับเอกสารเข้าระบบจนสิ้นสุดกระบวนงาน ทำให้ผู้ยืมมีการสอบถามว่าเอกสารถึงขั้นตอนไหน เงินจะออกเมื่อไหร่ เป็นต้น

     2. ผู้ยืมละเลยการส่งใช้เงินยืมภายในกำหนด ทำให้มีลูกหนี้คงค้างจำนวนมาก ส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องเงินหมุนเวียนของคณะ

     3. คณะฯ ขาดมาตรการติดตามลูกหนี้คงค้าง ทำให้มีลูกหนี้คงค้างจำนวนมาก

        องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญทางกฎหมายพัสดุ (Legal Knowledge & Technical Tips)

     1. ระบบการแจ้งเตือนเงินเข้าบัญชี โดยใช้ Google Calendarแจ้งเตือนเงินเข้าบัญชี กำหนดแจ้งเตือน 3 ครั้ง (ครั้งที่ 1 กำหนด 5 วันก่อนเงินเข้าบัญชี ครั้งที่ 2 กำหนด 3 วันก่อนเงินเข้าบัญชี และครั้งที่ 3 กำหนด 1 วันก่อนเงินเข้าบัญชี) และแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่าน E-mailมหาวิทยาลัย และระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี(DMS) เพื่อแก้ไขการสอบถามเรื่องเงินเข้าบัญชี

     2. พัฒนาระบบแจ้งเตือนวันครบกำหนด โดยใช้ Google Calendarแจ้งเตือนก่อนวันครบ กำหนด 3 ครั้ง ( ครั้งที่ 1 กำหนด 7 วันก่อนวันครบกำหนด ครั้งที่ 2 กำหนด 5 วันก่อนวันครบกำหนด และครั้งที่ 3 กำหนด 1 วันก่อนวันครบกำหนด) และแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่าน E-mailมหาวิทยาลัย และระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี(DMS) เพื่อสร้างการรับรู้และตระหนักถึงการส่งใช้เงินยืมภายในกำหนด

          3. การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการติดตามและเร่งรัดลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเกินกำหนดผ่านระบบสารสนเทศเพื่อปิดช่องว่างการทำงานและเสริมสร้างระบบการควบคุมภายในคณะฯ ได้กำหนด มาตรการและปรับปรุงกระบวนงานการติดตามลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเกินกำหนด โดยนำระบบสารสนเทศสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์/บริหารจัดการเอกสาร (DMS) ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มาใช้เป็นช่องทางหลักในการดำเนินการติดตามและจัดเก็บหลักฐานการแจ้งเตือนอย่างเป็นรูปธรรม ดังนี้

          1. มาตรการติดตามและแจ้งเตือนผ่านระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS)

             1.1 การแจ้งติดตามลูกหนี้เกินกำหนดครั้งที่ 1  เมื่อพ้นกำหนดส่งใช้เงินยืมตามระเบียบฯ ให้หน่วยงานการเงินจัดทำหนังสือแจ้งเตือนผ่านระบบ DMS ไปยังผู้ยืมเงินทดรองจ่าย เพื่อให้ดำเนินการส่งใช้เงินยืม หรือชำระคืนเงินทดรองจ่ายให้แล้วเสร็จ ภายใน 7 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับแจ้งผ่านระบบ

  1.2 การแจ้งติดตามลูกหนี้เกินกำหนด ครั้งที่ 2ในกรณีที่ครบกำหนดตามการแจ้งครั้งที่ 1 แล้ว ผู้ยืม

ยังไม่ดำเนินการส่งใช้เงินยืม ให้จัดทำหนังสือติดตาม ครั้งที่ 2 ผ่านระบบ DMS ไปยังผู้ยืมเงิน และกำหนดให้ผู้ยืมต้องดำเนินการส่งใช้เงินยืมให้แล้วเสร็จ ภายใน 7 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับแจ้ง

2. มาตรการกำกับดูแลและรายงานระดับบริหาร (Governance & Oversight)

          2.1 การรายงานสถานะลูกหนี้ประจำเดือนงานบัญชีสรุปการจัดทำ "รายงานสถานะลูกหนี้เงินทดรองจ่ายคงค้างประจำเดือน"เสนอต่อคณะกรรมการประจำคณะฯ เพื่อรับทราบสถานะและพิจารณาเป็นประจำทุกเดือน

          2.2 การกำหนดมาตรการเชิงบังคับใช้ให้คณะกรรมการประจำคณะฯ พิจารณากำหนดมาตรการหรือสั่งการเร่งรัดลูกหนี้คงค้างเป็นรายกรณี รวมทั้งพิจารณาบังคับใช้มาตรการทางปกครองและการหักชำระเงินตามระเบียบมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ว่าด้วยเงินทดรองจากเงินรายได้ พ.ศ. 2562 เพื่อให้การส่งใช้เงินยืมเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง        

4. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

"ระบบบริหารจัดการลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเชิงรุกด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล และการกำกับดูแลแบบบูรณาการ"(Proactive & Digital-Driven Advance Payment & Liquidity Management Framework)

          1. นวัตกรรมด้านกระบวนงานและเทคโนโลยี (Process & Digital Innovation)

             1.1 ระบบการติดตามและเตือนภัยล่วงหน้าผ่านสารสนเทศ (Automated Pre- & Post-Warning System via DMS/Line Alert)

oก่อนครบกำหนด (Pre-Warning)ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติล่วงหน้า 5 วัน และ 3 วันก่อนสิ้นสุดสัญญาแจ้งไปยังผู้ยืมเงิน เพื่อเตรียมความพร้อมด้านเอกสารเบิกจ่ายเพื่อส่งใช้เงินยืมภายในกำหนดตามระเบียบ

oหลังครบกำหนด (Post-Warning Process via DMS)การใช้ระบบ DMS เป็นหนังสือติดตามอัตโนมัติ 2 งวด (งวดละ 7 วันทำการ) ที่มีระบบบันทึกเวลาการรับหนังสือ (Digital Audit Trail) สามารถใช้อ้างอิงทางกฎหมายและการบังคับใช้มาตรการทางปกครองได้ทันที

1.2 การจัดทำแบบฟอร์มตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายออนไลน์ (Smart Cleared-Doc Checklist)

• พัฒนา Checklist เอกสารประกอบการเคลียร์เงินยืมผ่านระบบออนไลน์/QR Code แยกตามประเภทโครงการ เพื่อให้ผู้ยืมสามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จและเอกสารก่อนนำส่งฝ่ายการเงิน ลดอัตราการตีกลับเอกสารซึ่งเป็นสาเหตุหลักของการส่งใช้เงินล่าช้า

  2. นวัตกรรมด้านกลไกการกำกับดูแลเชิงบริหาร (Governance & Transparency Innovation)

• ศูนย์เฝ้าระวังและรายงานสภาพคล่องแบบเรียลไทม์ (Executive Liquidity & AR Dashboard)
  • พัฒนา Dashboard แสดงสถานะเงินทดรองจ่ายประเภท ข และวงเงินคงเหลือของคณะแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารเห็นสถานะลูกหนี้แยกตามหน่วยงาน/บุคคล และเห็นแนวโน้มความเสี่ยงด้านสภาพคล่องล่วงหน้า
• การนำกลไก "Social & Governance Sanction" มาใช้กำกับดูแล
  • การบรรจุวาระ "รายงานสถานะลูกหนี้เงินทดรองจ่ายคงค้าง"เข้าเป็นวาระประจำทุกเดือนของคณะกรรมการประจำคณะฯ เพื่อสร้างความตระหนักร่วมกันในระดับบริหาร
  • มาตรการ Lock-Out สิทธิการยืมเงิน  ใช้เงื่อนไขทางระบบ ไม่เปิดสิทธิการขออนุมัติยืมเงินโครงการใหม่ หากยังมีสัญญายืมเงินเดิมค้างชำระเกินกำหนดเวลาตามระเบียบฯ (Zero Tolerance for Overdue Advance)

  3. นวัตกรรมด้านการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร (Culture & Capacity Building)

• คลินิกการเงินและสัญญาเงินยืม (Advance Payment Financial Clinic)
  • จัดกิจกรรมคลินิกให้คำปรึกษาการจัดทำเอกสารการเงินล่วงหน้าก่อนจัดโครงการ (Pre-Project Financial Coaching) โดยเฉพาะโครงการขนาดใหญ่ เพื่อแนะนำการเก็บหลักฐานการจ่ายเงินที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่เริ่มดำเนินกิจกรรม