รายงานการถอดบทเรียนและถ่ายทอดองค์ความรู้ (Community of Practice: CoP)

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

ชื่อองค์ความรู้ เรื่อง  ระบบบริหารจัดการลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเชิงรุกด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล และการกำกับดูแลแบบบูรณาการ

Proactive & Digital-Driven Advance Payment & Liquidity Management Framework

กลุ่ม CoP  Future Office POLUBU

จุดเริ่มต้น

          จุดเริ่มต้นขององค์ความรู้นี้มาจากปัญหาการบริหารจัดการเงินทดรองจ่ายและลูกหนี้เงินยืมของคณะรัฐศาสตร์ ปีงบประมาณ พ.ศ. 2568 ซึ่งพบว่าการติดตามลูกหนี้ยังพึ่งพาการทวงถามเป็นรายบุคคล ขาดระบบแจ้งเตือนเชิงรุก
ผู้ยืมบางรายไม่ทราบสถานะการยืมเงิน และการส่งใช้เงินยืม ตลอดจนมีความซับซ้อนในการรวบรวมเอกสารประกอบการส่งใช้เงินยืม ส่งผลให้เกิดการส่งเอกสารกลับมาแก้ไข และมีลูกหนี้คงค้างเกินกำหนดระเบียบ ทั้งยังส่งผลต่อสภาพคล่องของวงเงินทดรองราชการประเภท ข. และเป็นความเสี่ยงด้านการควบคุมภายในและธรรมาภิบาลของคณะฯ จากการ
ถอดบทเรียน กลุ่ม CoP จึงปรับแนวคิดจากการ “ติดตามเมื่อเกิดปัญหา” ไปสู่การ “ป้องกันและติดตามเชิงรุก”
โดยออกแบบกระบวนงานที่ผสานเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ากับกลไกกำกับดูแลระดับบริหาร เพื่อให้ผู้ยืมรับรู้สถานะ
และกำหนดเวลาที่ชัดเจน ขณะที่ฝ่ายการเงินสามารถติดตาม ตรวจสอบ และมีหลักฐานการดำเนินงานที่เป็นระบบ

วางกรอบแนวคิด มองให้ครบ 3 ขา

การออกแบบแนวทางแก้ไขพิจารณาพร้อมกัน 3 มิติ เพื่อให้ระบบไม่ใช่เพียงเครื่องมือดิจิทัล แต่เป็นระบบบริหารจัดการ
ที่ควบคุมได้จริง

1. กระบวนการและระบบ (Process & System) — ออกแบบวงจรตั้งแต่การยืมเงิน การแจ้งเตือน การติดตาม
ไปจนถึงการส่งใช้เงินยืมแล้วเสร็จ

2. พฤติกรรมและการบังคับใช้ (Behavioral & Enforcement) — สร้างการรับรู้ ความตระหนัก และกำหนดกลไกจำกัดสิทธิการยืมสำหรับผู้มีลูกหนี้เกินกำหนด

3. ผลกระทบและความเสี่ยงต่อองค์กร (Impact & Risk) — เชื่อมโยงการบริหารลูกหนี้กับสภาพคล่อง การควบคุมภายใน ธรรมาภิบาล และการตรวจสอบ

โจทย์สำคัญและ Pain Points

ฐานระเบียบที่ทำให้ “กล้าเดิน”

          การติดตามและกำกับลูกหนี้ดำเนินการภายใต้กฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง ดังนี้

          1. ระเบียบมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ว่าด้วยเงินทดรองจากเงินรายได้ พ.ศ. 2562

          2. ประกาศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ว่าด้วย เงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ. 2569

          3. การจัดทำหลักฐานการติดตามผ่านระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ระบบที่นำมาปะติดปะต่อกันและการพัฒนาระบบใหม่

          ระยะที่ 1 คณะฯ ใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้ว ได้แก่ Google Calendar,E-mail และระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) เพื่อสร้างวงจรแจ้งเตือนและติดตามอย่างเป็นระบบ ก่อนพัฒนาเข้าสู่ระยะที่ 2 คือ “ระบบบริหารจัดการเงินยืมทดรองจ่ายและบริหารจัดการลูกหนี้เงินยืม” ซึ่งครอบคลุมกระบวนงานตั้งแต่การยืมเงินจนถึงการส่งใช้เงินยืมแล้วเสร็จ และสามารถกำหนดสิทธิการยืมตามสถานะลูกหนี้ได้

กระบวนการแบบเดิม: จุดที่ทำให้ติดตามล่าช้า

• ผู้ยืมไม่ทราบสถานะการยืมเงินและการเบิกจ่าย ทำให้ต้องสอบถามเจ้าหน้าที่เป็นระยะ

• การติดตามลูกหนี้คงค้างไม่มีมาตรการเชิงรุกที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

• การแจ้งเตือนวันครบกำหนดและเงินเข้าบัญชียังไม่เป็นระบบอัตโนมัติ

• เมื่อมีลูกหนี้คงค้างจำนวนมาก ส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องของเงินหมุนเวียนคณะ

หัวใจขององค์ความรู้: เปลี่ยนจาก Reactive เป็น Proactive

          หัวใจของการปรับปรุงคือการย้ายจุดควบคุมจาก “การติดตามภายหลังเกิดลูกหนี้เกินกำหนด”ไปสู่ “การเตือนล่วงหน้าและการกำกับตามสถานะ” โดยใช้ระบบดิจิทัลเป็นตัวช่วยลดภาระการติดตามรายบุคคล และใช้กลไก Governance เป็นตัวเสริมให้มาตรการเกิดผลในทางปฏิบัติ

1. แจ้งเตือนเงินเข้าบัญชี 3 ครั้ง : 5 วัน, 3 วัน และ 1 วันก่อนเงินเข้าบัญชี ผ่าน Google Calendar และแจ้งอัตโนมัติผ่าน E-mail และระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS)

2. แจ้งเตือนวันครบกำหนด 3 ครั้ง : 7 วัน, 5 วัน และ 1 วันก่อนครบกำหนด ผ่าน Google Calendar และแจ้งอัตโนมัติผ่าน E-mailและระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS)

3. เมื่อเกินกำหนด ให้ติดตามผ่านระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) ครั้งที่ 1 และครั้งที่ 2 โดยกำหนดระยะเวลาให้ดำเนินการภายใน 7 วันทำการต่อครั้ง

4. จัดทำรายงานสถานะลูกหนี้เงินทดรองจ่ายคงค้างเสนอคณะกรรมการประจำคณะฯ เป็นประจำทุกเดือน

5. พิจารณามาตรการเชิงบังคับใช้และการจำกัดสิทธิการยืมเงินสำหรับผู้มีลูกหนี้เดิมค้างเกินกำหนด

ทดลองจริงแล้วเจอแรงต้าน

          ระยะที่ 1 ไตรมาสที่ 1 ทดลองใช้ แจ้งเตือนวันครบกำหนดผ่าน Google Calendarและระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) พบกับแรงต้านดังนี้

          1. ขาดการเชื่อมต่อของเอกสารเบิกจ่ายส่งใช้เงินยืม เนื่องจากผู้ยืมส่งเอกสารเบิกจ่ายส่งใช้เงินยืมแล้ว แต่ระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS) จะแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่บัญชีวันที่คณบดีอนุมัติซึ่งมันเกินกำหนด ส่งผลทำให้เจ้าหน้าที่บัญชีทำหนังสือทวงหนี้ ทำให้ผู้ยืมไม่พอใจเนื่องจากได้ส่งเอกสารเบิกจ่ายแล้ว

          จากแรงต้านข้างต้น เจ้าหน้าที่บัญชีรับฟังความคิดเห็นแล้วนำเสนอผู้บริหารและเสนอแนวทางแก้ไขดังนี้

          1. แก้ไขด้วยการให้ธุรการTagเอกสารเบิกจ่ายส่งใช้เงินยืมผ่านระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS)ให้เจ้าหน้าบัญชีเพื่อจะได้ติดตามสถานะลูกหนี้ตั้งแต่วันที่ที่ยื่นเอกสารเบิกจ่าย

เครื่องมือและสื่อสนับสนุน

• ระยะที่ 1 (ไตรมาสที่ 1–3): Google Calendar, E-mail และ ระบบสารสนเทศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (DMS)

• ระยะที่ 2 (ไตรมาสที่ 4): ระบบบริหารจัดการเงินยืมทดรองจ่ายและบริหารจัดการลูกหนี้เงินยืม

• Smart Cleared-Doc Checklist: แบบตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายออนไลน์/QR Code แยกตามประเภทโครงการ

• Executive Liquidity & AR Dashboard: Dashboard สำหรับติดตามลูกหนี้และสภาพคล่องของคณะแบบเรียลไทม์

แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

“ระบบบริหารจัดการลูกหนี้เงินทดรองจ่ายเชิงรุกด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล และการกำกับดูแลแบบบูรณาการ” เป็นแนวปฏิบัติที่ผสาน 3 กลไกเข้าด้วยกัน ได้แก่

1. นวัตกรรมด้านกระบวนงานและเทคโนโลยี — ระบบ Pre-Warning และ Post-Warning พร้อม Digital Audit Trail และ Checklist ออนไลน์

2. นวัตกรรมด้านการกำกับดูแล — Dashboard สำหรับผู้บริหาร การรายงานลูกหนี้ประจำเดือน และกลไก Lock-Out สิทธิการยืม

3. นวัตกรรมด้านวัฒนธรรมองค์กร — คลินิกการเงินและสัญญาเงินยืม เพื่อให้คำปรึกษาและเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มโครงการ

ผลลัพธ์ที่คาดหวังและการนำไปใช้ประโยชน์

• ลดจำนวนวันเฉลี่ยในการส่งใช้เงินยืม (DSO) ให้เป็นไปตามกรอบเวลาของระเบียบมหาวิทยาลัยฯ 100%

• รักษาเสถียรภาพสภาพคล่อง ลดการพึ่งพาการยืมเงินสำรองจากมหาวิทยาลัย

• ลดความเสี่ยงจากการถูกระบุเป็นข้อสังเกตของฝ่ายตรวจสอบภายใน

• ยกระดับความตระหนักรู้และวินัยทางการเงินของบุคลากร

• ทำให้ผู้บริหารเห็นสถานะลูกหนี้แยกตามหน่วยงาน/บุคคลและแนวโน้มความเสี่ยงด้านสภาพคล่องล่วงหน้า

ตารางสรุปสาระสำคัญสำหรับผู้บริหาร

ความท้าทายและบทเรียนสำคัญ

• การเปลี่ยนผ่านต้องอาศัยทั้งเทคโนโลยี กระบวนการ และการกำกับดูแล ไม่สามารถพึ่งเครื่องมือใดเครื่องมือหนึ่ง

• การ Lock-Out ในระยะที่ 1 ยังมีข้อจำกัด เนื่องจากเจ้าหน้าที่ตรวจสอบสัญญากับเจ้าหน้าที่ดูแลลูกหนี้เป็นคนละคน ทำให้ผู้มีลูกหนี้คงค้างบางรายยังสามารถยืมเงินได้

• ระยะที่ 2 จึงมุ่งให้ระบบกำหนดสิทธิการยืมโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ยืมมีลูกหนี้คงค้างรายเก่า

• บทเรียนสำคัญคือ ต้องสร้างความรับผิดชอบร่วมของผู้ยืม เจ้าหน้าที่การเงิน และผู้บริหาร โดยใช้ข้อมูลสถานะจริงเป็นฐานในการตัดสินใจ

ข้อเสนอแนะเพื่อขยายผลต่อไป

1. พัฒนาระบบบริหารเงินยืมและลูกหนี้ให้ครอบคลุมทุกขั้นตอนและเชื่อมโยงข้อมูลสถานะแบบครบวงจร

2. พัฒนา Dashboard ระดับผู้บริหารให้รองรับการวิเคราะห์แนวโน้มลูกหนี้และสภาพคล่อง เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจ

3. จัดทำ SOP และคู่มือการส่งใช้เงินยืม พร้อม Smart Checklist เพื่อสร้างมาตรฐานเดียวกันทั้งคณะ

4. ประเมินผลหลังใช้งานจริง โดยติดตามตัวชี้วัด เช่น จำนวนลูกหนี้เกินกำหนด ระยะเวลาส่งใช้เงินยืม และผลต่อสภาพคล่อง

5. เผยแพร่องค์ความรู้ผ่าน KM Share, Google Drive ส่วนกลาง และ KM Portal ของมหาวิทยาลัย พร้อมจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้