สรุปรายงานการถอดบทเรียนการพัฒนาการให้บริการออกหนังสือราชการลงพื้นที่สู่ยุคไร้แบบฟอร์มคำร้อง (Paperless) คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี:

1. โจทย์และปัญหาเดิม (Pain Point)

• ขั้นตอนยุ่งยาก สิ้นเปลืองกระดาษ ขัดกับนโยบาย Green University

• ใช้เวลานาน 2–3 วันทำการ เนื่องจากต้องรอเสนอแฟ้มและพิมพ์ข้อมูลซ้ำซ้อน

• ขาดฐานข้อมูลกลางสำหรับติดตามการลงพื้นที่ของนักศึกษา

2. แนวทางการดำเนินงานและการประยุกต์ใช้ EdPEx

• Digital Workflow: เปลี่ยนมาใช้ Google Forms/Microsoft Forms ร่วมกับระบบลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) และส่วนเสริมสร้างไฟล์ PDF อัตโนมัติ (Autocrat)

• หัวใจ "4 ได้": ทำได้ (ออนไลน์ 24 ชม.), ซ้ำได้ (มี SOP มาตรฐาน), วัดได้ (วัดจาก Cycle time และความพึงพอใจ), ทบทวนได้ (นำสถิติมาปรับปรุงระบบ)

• กรอบ ADLI: ลดกระดาษ 100% (Approach), ประชาสัมพันธ์ใช้งานจริง (Deployment), ส่งไฟล์ PDF เข้าอีเมลนักศึกษาโดยตรง (Learning), นำข้อมูลไปใช้ร่วมกับแผนเครือข่ายความร่วมมือ (Integration)

3. ผลลัพธ์และประโยชน์ที่ได้รับ

• การยื่นคำร้อง: ยื่นผ่านออนไลน์ได้ 24 ชั่วโมง จากเดิมที่ต้องเดินทางมาในเวลาราชการ

• ระยะเวลาดำเนินการ: ลดลงเหลือไม่เกิน 1 วันทำการ (รวดเร็วสุด 1–2 ชั่วโมง)

• ทรัพยากร: ลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ลงได้ 100%

• การจัดการข้อมูล: มีฐานข้อมูลอัตโนมัติที่นำมาทำ Data Visualization ประมวลผลพื้นที่เป้าหมายได้ทันที

4. แผนการพัฒนาต่อไป

• 30 วัน: ทดลองใช้อย่างเป็นทางการ (Soft Launch) ควบคู่กับคู่มือออนไลน์

• 90 วัน: ยกเลิกแบบฟอร์มกระดาษ 100% และสำรวจความพึงพอใจเพื่อปรับปรุง

• 180 วัน: พัฒนา Dashboard แสดงแผนที่หมุดหมาย (Mapping) การลงพื้นที่ เพื่อสร้างเครือข่ายความร่วมมือในอนาคต