1. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

    1.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย:  [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัลและลดขั้นตอนการทำงาน)

     1.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ:  [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

     1.3 โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point): 

เดิมการติดตามมติที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะดำเนินการผ่านเอกสารและตารางบันทึกข้อมูลแบบแยกส่วน (เช่น ไฟล์ Excel หรือรายงานการประชุมที่จัดเก็บกระจัดกระจาย) ทำให้ค้นหาสถานะมติแต่ละเรื่องได้ยาก ใช้เวลานานในการรวบรวมข้อมูลเพื่อรายงานผู้บริหาร และการรายงานความคืบหน้าล่าช้า ไม่ทันต่อการติดตามและตัดสินใจของผู้บริหาร

     1.4 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม:  เพื่อพัฒนาแดชบอร์ด (Dashboard) ติดตามมติที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะรัฐศาสตร์ ที่ช่วยให้ผู้บริหาร คณาจารย์ และบุคลากรเข้าถึงข้อมูลสถานะมติแบบเรียลไทม์ ถูกต้อง โปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดระยะเวลาในการรวบรวมรายงานเมื่อเทียบกับวิธีการเดิม

2. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

     2.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม:  เดิมทีฝ่ายเลขานุการที่ประชุมบันทึกและติดตามมติผ่านเอกสารกระดาษและไฟล์ Excel แยกเล่มในแต่ละครั้งของการประชุม เมื่อผู้บริหารต้องการทราบความคืบหน้า เจ้าหน้าที่ต้องค้นและรวบรวมข้อมูลใหม่ทุกครั้ง ทำให้เสียเวลาและมีความเสี่ยงต่อข้อมูลตกหล่นหรือไม่ตรงกันระหว่างแหล่งข้อมูล

     2.2   องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips):

เทคนิคออกแบบโครงสร้างข้อมูลกลาง: กำหนดฟิลด์ข้อมูลให้ครบตั้งแต่ต้น ได้แก่ เลขที่วาระ เรื่อง มติ ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด และสถานะ เพื่อไม่ต้องแก้โครงสร้างฐานข้อมูลภายหลังเมื่อเริ่มใช้งานจริงแล้ว

เคล็ดลับการอัปเดตสถานะให้ทันเวลา: กำหนดผู้รับผิดชอบปรับปรุงข้อมูลในระบบเป็นประจำทุกสัปดาห์ พร้อมตั้งสถานะสี (เขียว/เหลือง/แดง) เพื่อให้เห็นความคืบหน้าของแต่ละมติได้ในทันทีที่เปิดแดชบอร์ด

การตรวจสอบก่อนนำเสนอผู้บริหาร: ตรวจทานจำนวนและรายละเอียดมติในแดชบอร์ดให้ตรงกับรายงานการประชุมฉบับจริงทุกครั้งก่อนเผยแพร่หรือนำเสนอข้อมูล

     2.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน:

ฐานข้อมูลกลาง (Database) เชื่อมโยงกับแดชบอร์ดแสดงผล (Dashboard Visualization) แบบเรียลไทม์ 

คู่มือการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลมติ สำหรับฝ่ายเลขานุการที่ประชุม

 

3. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

     3.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice):  การจัดทำ "แดชบอร์ดติดตามมติที่ประชุม (Dashboard)" ที่แสดงจำนวนมติ สถานะการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลาดำเนินการ และสถิติรายเดือน/รายปี โดยเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูลกลางแบบเรียลไทม์ ให้ผู้บริหารและบุคลากรเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก

     3.2   ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes):

ลดระยะเวลาและภาระงานเอกสารในการรวบรวมและสรุปสถานะมติเพื่อรายงานผู้บริหาร [ระบุตัวเลข/สัดส่วนจริงเมื่อมีข้อมูลการใช้งาน เช่น ระยะเวลาก่อน-หลังใช้ระบบ]

เพิ่มความถูกต้อง โปร่งใส และสามารถตรวจสอบสถานะมติย้อนหลังได้ทุกเรื่อง [ระบุจำนวนมติที่ติดตามผ่านระบบ หากมีข้อมูล]

     3.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง:  แดชบอร์ดนี้ครอบคลุมเฉพาะมติจากที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะ หากต้องการขยายผลไปยังที่ประชุมอื่น (เช่น ที่ประชุมภาควิชา หรือคณะกรรมการชุดย่อย) จำเป็นต้องปรับโครงสร้างข้อมูลและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพิ่มเติม รวมถึงความถูกต้องของข้อมูลยังขึ้นอยู่กับความสม่ำเสมอในการบันทึกข้อมูลของฝ่ายเลขานุการที่ประชุม