1. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

      1.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัลและลดขั้นตอนการทำงาน)

      1.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

      1.3 โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point): การประชุมระดับภาควิชาแบบเดิมต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษจำนวนมาก บุคลากรต้องจัดพิมพ์ คัดแยก และแจกจ่ายเอกสารวาระการประชุมด้วยมือทุกครั้ง ทำให้เสียเวลาในการเตรียมการประชุม สิ้นเปลืองกระดาษและงบประมาณของหน่วยงาน อีกทั้งการสืบค้นมติที่ประชุมย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารจัดเก็บกระจัดกระจายอยู่ในรูปแบบกระดาษ

      1.4 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม: เพื่อนำระบบบริหารการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (e-Meeting UBU) มาใช้บริหารจัดการประชุมภาควิชาแบบครบวงจร ตั้งแต่การจัดทำวาระการประชุม การจัดส่งเอกสารประกอบการประชุมล่วงหน้า การลงมติ ไปจนถึงการบันทึกและติดตามมติที่ประชุม เพื่อลดการใช้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน และสนับสนุนการก้าวสู่สำนักงานดิจิทัลอย่างยั่งยืน

 

2. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

      2.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม: เดิมทีการประชุมภาควิชาใช้เอกสารกระดาษเป็นหลักตลอดกระบวนการ ตั้งแต่การจัดพิมพ์วาระการประชุม การถ่ายสำเนาและแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน ไปจนถึงการจดบันทึกและเก็บรักษารายงานการประชุมในรูปแบบแฟ้มเอกสาร ซึ่งใช้เวลาเตรียมการนาน สิ้นเปลืองทรัพยากร และเสี่ยงต่อเอกสารสูญหายหรือค้นหาย้อนหลังไม่พบ

      2.2 องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips): 

            ปรับปรุงกระบวนการทำงานและลดความซ้ำซ้อน (Work Process Improvement): ใช้ระบบ e-Meeting UBU ลดขั้นตอนการจัดพิมพ์ คัดแยก และแจกจ่ายเอกสารรูปเล่ม บุคลากรเข้าถึงวาระการประชุมได้สะดวกผ่านอุปกรณ์ส่วนบุคคล เพิ่มความคล่องตัวและลดภาระงานสารบรรณ

            สร้างสังคมไร้กระดาษและบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ (Paperless & Digital Data Management): สนับสนุนการพัฒนาระบบงานอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ประหยัดงบประมาณหน่วยงาน และลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ขณะเดียวกันข้อมูลวาระ สรุปรายงาน และมติที่ประชุมจะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลที่ค้นหาง่าย ปลอดภัย และมีระบบสิทธิ์การเข้าถึงที่ชัดเจน

            ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และการพัฒนาบุคลากร (Learning Organization): เป็นเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้และพัฒนาทักษะดิจิทัล (Digital Literacy) ของบุคลากรในการปฏิบัติงานจริง ช่วยปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานให้พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงและเทคโนโลยีใหม่ ๆ

      2.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน: ระบบบริหารการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (e-Meeting UBU) สำหรับจัดทำวาระ จัดส่งเอกสารประกอบการประชุมล่วงหน้า ลงมติ และบันทึก-ติดตามมติที่ประชุมแบบครบวงจร 

    

3. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

      3.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): การนำระบบ e-Meeting UBU มาประยุกต์ใช้ในการประชุมระดับภาควิชา ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ที่ไม่เพียงเป็นการนำเครื่องมือมาใช้งาน แต่ยังสามารถถ่ายทอดและขยายผลไปยังหน่วยงานอื่น ๆ ภายในคณะและมหาวิทยาลัยได้จริง

      3.2 ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes):ลดปริมาณการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ในการจัดประชุมภาควิชาได้อย่างชัดเจน [ระบุปริมาณ/งบประมาณที่ประหยัดได้จริง หากมีข้อมูล] บุคลากรเข้าถึงวาระและเอกสารประกอบการประชุมได้สะดวกและรวดเร็วขึ้นผ่านอุปกรณ์ส่วนบุคคล มติที่ประชุมถูกจัดเก็บเป็นระบบดิจิทัล สืบค้นและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายและโปร่งใสมากขึ้น

      3.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง: การใช้งานระบบ e-Meeting UBU ให้ได้ผลเต็มที่ ต้องอาศัยความพร้อมด้านอุปกรณ์และทักษะดิจิทัลของบุคลากรทุกคน รวมถึงระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่เสถียร หากมีบุคลากรบางส่วนยังไม่ถนัดการใช้เทคโนโลยี ควรจัดอบรมเสริมทักษะดิจิทัลควบคู่ไปด้วยเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น