1. ประเด็นความรู้และการขับเคลื่อน (Knowledge Themes & Drivers)

      1.1 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กร (การเปลี่ยนผ่านสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัลและลดขั้นตอนการทำงาน)

     1.2 ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์คณะ: [ / ] ด้านการบริหารจัดการองค์กรที่เป็นเลิศ

     1.3 โจทย์ความรู้/ปัญหาที่พบ (Pain Point): เดิมการติดตามงบประมาณโครงการและการดำเนินกิจกรรมของภาควิชามักประสบปัญหา "ต่างคนต่างถือข้อมูล" อาจารย์ผู้รับผิดชอบโครงการไม่สามารถทราบสถานะงบประมาณคงเหลือหรือขั้นตอนการเบิกจ่ายได้ทันที ต้องรอรายงานสรุปประจำเดือนหรือสอบถามเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคล ส่งผลให้เกิดขั้นตอนซ้ำซ้อนและภาระงานเอกสารของเจ้าหน้าที่ภาควิชา

     1.4 วัตถุประสงค์ของกลุ่ม:  เพื่อพัฒนา Dashboard บริหารจัดการข้อมูลงบประมาณโครงการภาควิชา ให้อาจารย์เข้าถึงและติดตามสถานะงบประมาณและกิจกรรมได้แบบ Real-time จากจุดเดียว ลดการพิมพ์เอกสารและการสอบถามซ้ำซ้อน พร้อมทั้งเพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้ตามหลักการบริหารงานของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ

 

2. สรุปองค์ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยน (Knowledge Crystallization)

      2.1 แนวปฏิบัติเดิม/ปัญหาเดิม:  การบริหารจัดการงบประมาณและกิจกรรมของภาควิชายังพึ่งพาระบบกระดาษและเอกสารตารางคำนวณ (สเปรดชีต) ที่กระจัดกระจายอยู่กับแต่ละบุคคล ยังไม่มีฐานข้อมูลกลางที่รวมข้อมูลไว้ในที่เดียว ทำให้อาจารย์ต้องคอยสอบถามสถานะงบประมาณผ่านเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคล

      2.2 องค์ความรู้และเทคนิคสำคัญ (Key Knowledge & Tips):

            ขั้นตอนที่ 1 การรวบรวมและวางโครงสร้างฐานข้อมูล (Data Structuring): จัดทำฐานข้อมูลกลาง (Central Data Source) เช่น Google Sheets หรือ Microsoft Excel Online โดยแบ่งคอลัมน์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ ได้แก่ ชื่อโครงการ/อาจารย์ผู้รับผิดชอบ/พันธกิจ, งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ/ใช้ไปแล้ว/คงเหลือ และสถานะการดำเนินงาน (ยังไม่เริ่ม / อยู่ระหว่างดำเนินการ / เบิกจ่ายแล้ว / เสร็จสิ้นโครงการ)

            ขั้นตอนที่ 2 การเชื่อมโยงและประมวลผลข้อมูล (Data Integration): เชื่อมต่อฐานข้อมูลกลางเข้ากับโปรแกรมสร้าง Dashboard สารสนเทศ เช่น Looker Studio หรือ Power BI เพื่อประมวลผลคำนวณงบประมาณคงเหลือและเปอร์เซ็นต์ความก้าวหน้าของโครงการโดยอัตโนมัติ

            ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบหน้าต่างแสดงผล (Visual Design for User Experience): ออกแบบให้อ่านง่ายและสบายตา ประกอบด้วย Cards/KPIs แสดงตัวเลขรวม (งบประมาณรวม เบิกจ่ายแล้ว คงเหลือ), Charts เป็นแผนภูมิแท่งหรือวงกลมแสดงสัดส่วนการใช้งบประมาณแยกตามโครงการหรืออาจารย์ผู้รับผิดชอบ และ Filters ให้อาจารย์เลือกดูเฉพาะ "โครงการของตนเอง" หรือ "สถานะโครงการ" ได้ทันที

            ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดสิทธิ์และการให้บริการ (Access Control & Service): ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลผ่านบัญชีอีเมลองค์กรของมหาวิทยาลัย (@ubu.ac.th) เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล และนำลิงก์ Dashboard ไปปักหมุดไว้ในช่องทางบริการของภาควิชา เช่น Portal ระบบภายใน หรือ Line Official Account

      2.3 เครื่องมือ/สื่อสนับสนุน:

ฐานข้อมูลกลางบน Google Sheets หรือ Microsoft Excel Online

โปรแกรมสร้าง Dashboard สารสนเทศ เช่น Looker Studio หรือ Power BI

บัญชีอีเมลองค์กรของมหาวิทยาลัย (@ubu.ac.th) สำหรับควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล

 

3. แนวปฏิบัติที่ดีและการนำไปใช้ประโยชน์ (Best Practice & Application)

      3.1 นวัตกรรม/แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice): การพัฒนา Dashboard บริหารจัดการข้อมูลงบประมาณโครงการภาควิชาแบบ Real-time & Centralized ที่รวมข้อมูลกิจกรรมและงบประมาณไว้ในจุดเดียว ให้อาจารย์ในภาควิชาเข้าถึงและติดตามความคืบหน้าได้ด้วยตนเองตลอดเวลา (Self-Service)

      3.2 ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม (Tangible Outcomes):

Real-time & Centralized Data: อาจารย์เข้าถึงและดูการอัปเดตข้อมูลกิจกรรมและงบประมาณได้ตลอดเวลาจากจุดเดียว

Reduce Paper & Workload: ลดการพิมพ์เอกสารรายงานสรุป และลดการสอบถามซ้ำซ้อนทางกระดาษหรือไลน์กลุ่ม

Transparency & Governance: เพิ่มความโปร่งใส ตรวจสอบได้ ตามหลักการบริหารงานของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ

ส่งเสริมการพัฒนาทักษะดิจิทัล (Digital Literacy) ของบุคลากรทั้งสายวิชาการและสายสนับสนุน และหนุนเสริมวัฒนธรรมองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)

      3.3 ข้อจำกัดและข้อควรระวัง:  การเข้าถึง Dashboard จำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่มีบัญชีอีเมลองค์กรของมหาวิทยาลัย (@ubu.ac.th) เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล และความถูกต้องของข้อมูลบน Dashboard ขึ้นอยู่กับการปรับปรุงฐานข้อมูลกลาง (Central Data Source) อย่างสม่ำเสมอ