จดหมายเวียน (Mail Merge) ในโปรแกรม Word คือกระบวนการสร้างเอกสารหลักเพียงฉบับเดียวแล้วนำไปเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล เช่น ไฟล์ Excel เพื่อผลิตจดหมายหรือประกาศนียบัตรจำนวนมากที่มีข้อมูลเฉพาะบุคคลได้อย่างรวดเร็ว โดยเริ่มจากการเตรียมไฟล์ข้อมูลและเอกสารหลักให้พร้อม จากนั้นไปที่แท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)เพื่อเลือกรูปแบบเอกสารและเชื่อมโยงรายชื่อผ่านคำสั่ง Select Recipientsเมื่อเชื่อมต่อแล้วให้ทำการแทรกฟิลด์ข้อมูลตรงจุดที่ต้องการด้วย Insert Merge Fieldก่อนจะตรวจสอบความถูกต้องผ่าน Preview Results และยืนยันการสร้างเอกสารทั้งหมดด้วยคำสั่ง Finish & Merge เพื่อให้ได้เอกสารที่สมบูรณ์พร้อมใช้งาน

            การทำจดหมายเวียนมีประโยชน์อย่างมากสำหรับบุคลากรสำนักงาน โดยเฉพาะในการลดระยะเวลาและขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน เพราะสามารถสร้างเอกสารจำนวนมากได้ในการสั่งการเพียงครั้งเดียวแทนการพิมพ์ทีละใบ ช่วยลดความผิดพลาดของการกรอกข้อมูล(Human Error) เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้มาใส่ในเอกสารโดยตรง อีกทั้งยังช่วยให้เอกสารดูมีความเป็นมืออาชีพและสร้างความประทับใจให้ผู้รับเพราะมีการระบุชื่อ-นามสกุล หรือข้อมูลเฉพาะบุคคลลงในจดหมาย ซองจดหมาย หรือประกาศนียบัตรได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

โดย คุณนวลละออง  อุทามนตรี