ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกมิติของการทำงาน หน่วยงานต่าง ๆ  มุ่งมั่นที่จะปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ  ซึ่งงานสารบรรณเป็นงานสำคัญที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร การรับ-ส่ง และการจัดเก็บข้อมูล จึงเป็นหนึ่งในเป้าหมายหลักของการเปลี่ยนแปลงนี้

ซี่งระบบเดิมงานสารบรรณเป็นระบบที่ใช้เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นหลัก ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ เช่น การใช้ทรัพยากรที่สิ้นเปลือง การจัดเก็บและค้นหาที่ใช้เวลานาน การติดตามสถานะเอกสารที่ยากลำบาก รวมถึงความเสี่ยงในการสูญหายหรือชำรุดของเอกสาร ดังนั้น การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) จึงเกิดขึ้น  เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้  สำนักนายกรัฐมนตรีได้มีการออก ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานภาครัฐสามารถดำเนินงานสารบรรณด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ  อีกทั้งเป็นการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากระบบปฏิบัติงานด้านเอกสารแบบ เดิม ไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นแนวทางสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อน และส่งเสริมความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา

                   ปัจจุบันการบริหารงานเอกสารในมหาวิทยาลัยยังมีขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและใช้ทรัพยากรจำนวนมาก โดยเฉพาะกระดาษและเวลาในการเวียนเอกสาร การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะเมนู “หนังสือร่างลงนาม” ช่วยให้สามารถจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสนอผู้บริหารลงนามได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบย้อนกลับได้ สอดคล้องกับนโยบายการพัฒนาระบบราชการดิจิทัล (Digital Government) และการดำเนินงานตามหลักธรรมาภิบาล

                   สำนักงานเลขานุการ สำนักวิทยบริการ ในฐานะหน่วยงานสนับสนุนภารกิจด้านการเรียนการสอนและบริการวิชาการของมหาวิทยาลัย ได้เล็งเห็นถึงความจำเป็นในการพัฒนารูปแบบการจัดทำหนังสือราชการให้มีความคล่องตัวและตอบสนองต่อบริบทการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะการใช้เมนู “หนังสือร่างลงนาม” ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการจัดทำเอกสาร ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ และเพิ่มความรวดเร็วในการเสนอเรื่องเพื่อพิจารณา