| การจัดการความรู้ |
| ส่งเอกสารผ่าน E-Doc สะดุด? มาดู 2 ทริคแก้ปัญหายอดฮิตที่คนทำงานสารบรรณต้องรู้ !
post: 2026-03-13 10:35:30 by: มะลิวัลย์ เผิ่งจันดา views: 107 กลุ่ม: สำนักงานเลขานุการ คณะพยาบาลศาสตร์ |
 2 ทริคแก้ปัญหา ส่งเอกสาร E-doc ให้ผ่านฉลุย การพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Doc) ของคณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เพื่อมุ่งสู่การเป็น สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) อย่างเต็มรูปแบบ เนื้อหาครอบคลุมถึง การฝึกอบรมบุคลากรด้านการใช้โปรแกรม Adobe Acrobat ในการจัดการไฟล์ PDF การสร้าง ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และขั้นตอนการเสนอหนังสือผ่านระบบออนไลน์ที่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วและตรวจสอบได้ นอกจากนี้ยังมีการให้คำแนะนำในการ แก้ไขปัญหาทางเทคนิค ที่พบบ่อย เช่น ปัญหาไฟล์เอกสารว่างเปล่า หรือการแสดงผลที่คลาดเคลื่อน เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับ ยุทธศาสตร์การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล ของมหาวิทยาลัย โดยเน้นย้ำเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดภายใต้กรอบกฎหมายที่เกี่ยวข้องในปัจจุบัน
จากอบรมการใช้งาน Adobe Acrobat ร่วมกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Doc) เมื่อวันที่ 13 มกราคม 2569 จัดโดย กองกลาง สำนักงานอธิการบดี สถานที่ สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลและทรัพยากรการเรียนรู้ ได้รับความรู้และเทคนิคสำคัญ ดังนี้ 1. การจัดการเอกสารไฟล์ PDF
(ฟังก์ชันนี้จำเป็นต้องใช้งานผ่านโปรแกรมที่ติดตั้งลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น) ส่งเอกสารผ่าน E-Doc สะดุด? มาดู 2 ทริคแก้ปัญหายอดฮิตที่คนทำงานสารบรรณต้องรู้ จากการปฏิบัติงานด้านสารบรรณ คณะพยาบาลศาสตรื มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี โดยได้นำใช้ระบบการลงนามหนังสือออนไลน์มาสักระยะ พบปัญหา เช่น แนบไฟล์ PDF ไปแล้วเปิดมาเป็นหน้าว่าง หรือ ผู้บริหารลงลายมือชื่อดิจิทัลไม่ได้ หรือการลงนามไม่ตรงจุด เป็นต้น ทั้งนี้ มีเทคนิคในการแก้ไขปัญหานี้ ดังนี้ ปัญหาที่ 1: แนบไฟล์ PDF ไปแล้วเปิดมาเป็นหน้าว่าง หรือ ผู้บริหารลงลายมือชื่อดิจิทัลไม่ได้
ปัญหาที่ 2: เอกสารแนบที่เป็น "แนวนอน" แสดงผลไม่ครบถ้วน โดนตัดขอบ
ปัญหาที่ 3: ลายเซ็นกระโดดหรือไม่ตรงตำแหน่ง ให้ตรวจสบการตั้งค่าหน้าจอ Browser ให้ซูมอยู่ที่ระดับ 100% เสมอ การนำองค์ความรู้จากการอบรม ไปถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จากการเข้ารับการอบรมเรื่อง ระบบ e-Doc และ Adobe Acrobat ได้นำองค์ความรู้ที่ได้รับมาประยุกต์ใช้และถ่ายทอดสู่การปฏิบัติงานจริง โดยดำเนินการตามกระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) จำนวน 4 ขั้นตอน ดังนี้ 1. การถอดองค์ความรู้และจัดทำเป็นแนวปฏิบัติ ได้นำความรู้จากการอบรมมาปรับปรุงกระบวนการทำงานเดิมให้เป็นระบบดิจิทัล โดยจัดทำ ขั้นตอนการปฏิบัติงานทะเบียนหนังสือส่งผ่านระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Doc) เพื่อใช้เป็นแนวปฏิบัติร่วมกันภายในหน่วยงาน และได้นำเสนอแนวทางดังกล่าวในการประชุมสำนักงานเลขานุการ เมื่อวันที่ 30 มกราคม 2569 เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันก่อนเริ่มนำไปใช้จริง 2. การเผยแพร่และถ่ายทอดองค์ความรู้ ได้ดำเนินการเผยแพร่แนวปฏิบัติใหม่ผ่านช่องทาง e-mail เพื่อแจ้งเวียนให้คณาจารย์และบุคลากรที่เกี่ยวข้องรับทราบ พร้อมจัดทำสื่อประกอบในรูปแบบ ภาพเปรียบเทียบขั้นตอนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ เพื่อช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจขั้นตอนการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น และเห็นประโยชน์ของการลดขั้นตอนการทำงานและการใช้กระดาษตามแนวคิด Paperless Office 3. การแลกเปลี่ยนเรียนรู้และการแก้ไขปัญหาหน้างาน ภายหลังจากเริ่มใช้งานจริง งานบริหารทั่วไปได้รวบรวมปัญหาและข้อขัดข้องจากผู้ปฏิบัติงาน พร้อมจัดทำ เทคนิคการแก้ปัญหาเบื้องต้น (Tips & Tricks) เพื่อแจ้งเวียนให้ผู้ใช้งานทราบ เมื่อวันที่ 18 กุมภาพันธ์ 2569 โดยมีตัวอย่างองค์ความรู้ที่นำไปใช้แก้ปัญหา เช่น
4. การประเมินผลและพัฒนาต่อยอด เพื่อให้การจัดการความรู้เกิดผลอย่างต่อเนื่อง ได้จัดทำ แบบประเมินการใช้งานระบบ e-Doc และ Digital Signature ผ่าน Google Forms เมื่อวันที่ 5 มีนาคม 2569 เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บริหารและบุคลากรสะท้อนความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะนำไปวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตามหลัก วงจรการพัฒนาคุณภาพ (PDCA) สรุปผลการดำเนินการ การดำเนินงานดังกล่าวถือเป็นการนำความรู้จากการอบรมมาพัฒนาเป็นองค์ความรู้ขององค์กร โดยเปลี่ยนจากความรู้เฉพาะบุคคล (Tacit Knowledge) ให้เป็น คู่มือและแนวปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ร่วมกันได้ (Explicit Knowledge) รวมทั้งมีการเผยแพร่ นำไปใช้จริง ติดตามปัญหา และพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง |
 |
