คู่มือปฏิบัติงานเป็นเหมือนคัมภีร์ประจำตัว เมื่อได้เข้ามาทำงานในส่วนงานของราชการแล้ว หลายคนอาจจะไม่ทราบว่ามีไว้ทำไม ? แท้จริงแล้วเกณฑ์ในการประเมินที่เริ่มเปลี่ยนไป ตำแหน่งสายงานเกิดสภาวะไปต่อไม่ได้เมื่อถึงทางตัน การ เขียนคู่มือปฏิบัติงาน ย่อมมีประโยชน์ คล้ายกับการเล่นเกมส์แล้วตีบวกอาวุธให้ตีได้รุนแรงยิ่งขึ้น เพื่อไปใช้ยื่นประเมินภาระงาน เพื่อนำไปใช้ในการขอตำแหน่งที่สูงขึ้น บทความนี้อาจจะช่วยคุณหาทางออกได้

ทำความรู้จักกับโครงสร้างของการ เขียนคู่มือปฏิบัติงาน

ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงานมีโครงสร้าง 5 บท ซึ่งแต่ละบทมีรายละเอียดดังนี้

1. บทที่ 1 ประกอบด้วยหัวข้อย่อยดังนี้
   1. บทนำ มีรายละเอียดความเป็นมาของหน่วยงานพอสังเขป ในความเป็นมานั้นประกอบไปด้วย 3 ย่อหน้า ได้แก่
      1. ประวัติ เขียนประวัติของหน่วยงาน การก่อตั้งหน่วยงาน หรือฝ่ายที่ตนเองกำลังปฏิบัติงาน
      2. พันธกิจ หรือหน้าที่ของหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบ ซึ่งแปลแบบง่ายๆคือ หน่วยงานคุณมีหน้าที่อะไร
      3. ภาระหน้าที่ หน้าที่ภาระงานของคุณ เช่น “ดังนั้น จึงต้องมีงานซ่อมบำรุงมาเพื่อขับเคลื่อนหน่วยงานให้ปฏิบัติภารกิจต่อไปได้” ซึ่งประโยคนี้คือย่อหน้าสุดท้ายของบทนำ
   2. วัตถุประสงค์ของการเขียนคู่มือ การเขียนวัตถุประสงค์ของการเขียนคู่มือ มีคำตอบอยู่ในสายงานของคุณเองอยู่แล้ว เพียงแต่บางครั้งก็คิดไม่ออกว่าจะเขียนยังไงดี ตัวอย่าง ผมเป็นช่างเครื่องคอมพิวเตอร์ วัตถุประสงค์ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงานของผมก็คือ เพื่อให้ทราบการดำเนินการของงานที่กระทำ และเพื่อให้ผู้ที่กระทำสายงานเดียวกันได้ทราบถึงการดำเนินงานที่กำลังทำอยู่ เป็นต้น
   3. ขอบเขตของการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน ขอบเขตของคู่มือปฏิบัติงานนั้น จะเชื่อมโยงมาจากวัตถุประสงค์ คืออยากให้ผู้อ่านได้ทราบถึงอะไร เช่น เพื่อให้ทราบการดำเนินงานที่กระทำนั้น มีขอบเขตคือในขั้นตอนนั้น เราทำอย่างไร? หรือผู้ที่กระทำสายงานเดียวกันได้ทราบว่า งานซ่อมภายในนั้นมีขั้นตอนอย่างไร บางครั้งคุณทำงานการเงิน แต่จะเขียนเกินออกไปทำงานพัสดุนั้นก็ไม่ได้ ขอบเขตของการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน คือการเขียนรายละเอียดของงานที่กำลังทำ (น่าจะเป็นประมาณนั้น)
2. บทที่ 2 โครงสร้างของหน่วยงาน ซึ่งประกอบไปด้วย
   1. โครงสร้างขององค์กร โครงสร้างของหน่วยงาน โครงสร้างของฝ่าย โครงสร้างการบริหาร เพื่อให้ทราบว่าคุณที่กำลังทำงานอยู่ที่ไหนขององค์กร ใครเป็นหัวหน้า ใครเป็นผู้ดูแล
   2. ภาระงานที่ปฏิบัติ นำภาระงานตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง เปรียบเทียบกับงานที่ปฏิบัติ
3. บทที่ 3 วิธีการปฏิบัติงาน เขียนร่ายออกไปเลยว่าคุณมีวิธีการปฏิบัติงานอย่างไร ซึ่งประกอบไปด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็น Flowchat  หรือแผนภูมิก้างปลา หรือ Sequent Diagram ก็ได้ เพื่อให้ทราบถึงขั้นตอนการปฏิบัติงาน พร้อมอธิบาย Flowchat
4. บทที่ 4 เทคนิคการปฏิบัติงาน นำเสนอเทคนิคต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น จรรยาบรรณในการปฏิบัติงาน เทคนิคการบริการ หรือเทคนิคการทำงาน
5. บทที่ 5 ปัญหาและข้อเสนอแนะ บอกกล่าวถึงปัญหาที่พบ และข้อเสนอแนะในการแก้ไขปัญหานั้น

เทคนิคการใช้ AI ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

1. ร่างคู่มือปฏิบัติงานเป็นรายบท หรือกำหนดโครงสร้างเนื้อหาของแต่ละบท

2. คุยกับ AI ให้เปรียบเสมือนผู้ช่วยที่แสนดี ยกตัวอย่างคุณใช้ AI สักตัว เช่น Gemini หรือ ChatGPTแล้วเขียนบทนำสั้นๆ เช่น “มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มีจุดเริ่มต้นจากการเป็น "วิทยาลัยอุบลราชธานี" สังกัดมหาวิทยาลัยขอนแก่น ก่อตั้งขึ้นเมื่อวันที่ 14 กันยายน พ.ศ. 2530 เพื่อเป็นศูนย์กลางการศึกษาระดับอุดมศึกษาและการค้นคว้าวิจัยในเขตภาคตะวันออกเฉียงเหนือตอนล่าง.” คุณช่วยเพิ่มเติมประวัติ ความเป็นมา และปัจจุบัน(บอกกับ AI ) จะสังเกตว่า คำว่า “คุณช่วยเพิ่มเติมประวัติ ความเป็นมา และปัจจุบัน” คือ Prompt สั่งการ และมีข้อมูลให้ AI จะทำการ Gen ข้อมูลออกมา

3. ทำทีละบทและทำควบคู่กัน ใช้ AI เป็นเครื่องมือสนับสนุนความคิดขณะเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน เพราะในขณะที่คุณเขียนคู่มือปฏิบัติงาน มักจะเกิดอาการทางความคิดที่ถึงทางตันและคิดไม่ออก ตอนนั้น AI จะเป็นผู้ช่วยที่แสนดีอย่างมาก

แนะนำ AI ที่ใช้ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

ในส่วนสุดท้ายคือมี AI หลายตัวที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้คุณเพื่อที่จะเขียนคู่มือการปฏิบัติงานได้สำเร็จ แต่ผมจะแนะนำเพียงแค่ส่วนที่ผมใช้งานเท่านั้น ได้แก่

1. Gemini ข้อดีคือ ฟรีการใช้ Prompt ที่ค่อนข้างเป็นมิตร Gemini เป็น AI ของ Google ที่เป็นโมเดลภาษาลักษณะการตอบของ Gemini จะตอบเชิงรุกเชิงแย้ง บางทีก็เถียงกับ Gemini

2. ChatGPT เจ้าพ่อ AI ถ้าบอกอันดับหนึ่งเลยก็เรียกว่า “ใช่” ค่าบริการรายเดือนก็ 20us หรือประมาณ 750 บาทต่อเดือน แต่ ChatGPT ใช้ฟรีรายวัน หมดโควตาก็ต้องรอพรุ่งนี้ ChatGPT มีพื้นฐานในการตอบคำถามและการเขียนบทวิจัยหรือคู่มือการฏิบัติงานที่ดี หากคุณมีข้อมูลเพียงพอ เช่น คุณร่างคู่มือปฏิบัติงานเสร็จแล้ว อัพให้ ChatGPT สรุปและแก้ไข คุณจะได้คำตอบที่น่ายินดียิ่งขึ้น เหตุที่ให้อยู่ลำดับสองทั้งที่เป็นที่หนึ่งคือ มันฟรีแต่มีโควตา

3. Perplexity ใช้งานดีเมื่อจ่ายเงิน เดือนล่ะ 20us หรือ 750 บาท เช่นกัน เป็น AI ที่มีโมเดลหลายตัวให้เลือกใช้ ไม่ว่าจะเป็น ChatGPT, Gemini, Claude, Deepseek แต่หากเป็นเวอร์ชันฟรีตอบเหมือนขี้เกียจตอบ ข้อดีคือ Perplexity ช่วยค้นหาแหล่งอ้างอิงของงานวิจัยให้ดีกว่าสองข้อที่กล่าวมา

ที่แนะนำคือ 3 ตัวนี้พอครับ เพราะว่าใช้งานได้ฟรี !

เคล็ดลับเพิ่มเติม

1. ใช้ Prompt อย่างเป็นธรรมชาติสื่อสารกับ AI เหมือนคุยกับเพื่อน (เช่น "ช่วยสรุป" "ช่วยอ่านและแก้ไข")

2. ใช้ AI หลายตัวร่วมกัน ในบางกรณี การใช้ AI หลายตัวเพื่อช่วยในแต่ละขั้นตอนอาจได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

3. อย่าพึ่งพา AI มากเกินไปAI อาจให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน โดยเฉพาะในส่วนที่ต้องการความรู้เฉพาะทาง ผู้เขียนควรมีข้อมูลพื้นฐานที่เพียงพอ