ภารกิจของหน่วยงาน

        งานบริหารทั่วไป  มีภารกิจหลักและรับผิดชอบในการบริหารงานเอกสาร โดยเป็นศูนย์กลางงานด้านสารบรรณของมหาวิทยาลัย โดยมีปริมาณเอกสารที่หมุนเวียนในการรับ-ส่งเอกสารจาก 10 คณะ 4 สำนัก รวมทั้งสิ้น 30 หน่วยงาน วันละประมาณ 400-450 ฉบับ มีกระบวนการรับ-ส่งเอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งพัฒนาโดยบุคลากรของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี โดยมีศูนย์ข้อมูลเพื่อการอ้างอิงเรื่องเดิม และการติดตามเอกสารตลอดเวลา จึงมีดัชนีชี้วัดคือ “ความถูกต้อง และความรวดเร็ว”ในการบริหารงานเอกสารที่งานสารบรรณให้ความสำคัญ เพื่อให้ผู้รับบริการมีความพึงพอใจ  และภารกิจด้านการปฏิบัติงานบริหารงานทั่วไป เช่น การจัดการประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย  การประสานงานกับหน่วยงานภายในและภายนอก ฯลฯ  การจัดพิธีการต่างๆ รวมทั้งการเข้าร่วมในงานพิธีการวันสำคัญของชาติตามปฏิทินที่ทางจังหวัดอุบลราชธานีกำหนด  และการให้บริการไปรษณีย์  การให้บริการห้องประชุม รวมทั้งการยืมวัสดุอุปกรณ์งานบ้านงานครัว และอื่นๆ 

งานบริหารทั่วไป กองกลาง

           1.1 กลุ่มบริหารงานทั่วไป   มีหน้าที่สนับสนุนการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีและการจัดการระบบหนังสือราชการภายในและภายนอก ตลอดจนการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายในและภายนอก องค์กร บุคคลทั่วไป ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย อย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุวัตถุประสงค์ของทางราชการ  ดังนี้

1) การจัดการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย (คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) ) โดยมีการนำระบบสารสนเทศ (e-Meeting) มาใช้ในการบริหารจัดการ เพื่อลดการใช้กระดาษ ตลอดจนการจัดเก็บและเผยแพร่ โดยรวบรวมจัดทำเป็นรูปเล่มตามปีปฏิทิน ให้อยู่ในรูปแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์และบันทึกลงแผ่น CD และนำไปเผยแพร่ทางสื่ออินเตอร์เน็ตในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย      

2) การบริหารจัดการเอกสาร ทำหน้าที่เป็นหน่วยงานกลางในการบริหารจัดการหนังสือราชการ ที่ส่งมาจากหน่วยงาน องค์กรภายนอกและบุคคลทั่วไป และหนังสือราชการจากหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยไปยังหน่วยงาน องค์กรภายนอกและบุคคลทั่วไป โดยดำเนินการบันทึก จัดเก็บและทำลายเอกสารตามระเบียบของทางราชการ โดยแยกประเภทของเอกสารตามข้อกำหนดของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และนำส่งหอจดหมายเหตุ โดยใช้ระบบสารสนเทศ (e-Document) มาใช้ในการบริหารจัดการ             

3) การบริการเอกสารและไปรษณีย์  บริการนำส่งจดหมาย เอกสาร และพัสดุภัณฑ์ของหน่วยงาน  บุคลากร และนักศึกษาของมหาวิทยาลัย ทางไปรษณีย์ รถไฟ รถยนต์ และเครื่องบิน  และนำจ่ายจดหมายและพัสดุภัณฑ์จากไปรษณีย์และจากงานประสานงาน ให้แก่หน่วยงาน บุคลากร และนักศึกษาของมหาวิทยาลัยแห่งชาติ

4) เลขานุการอธิการบดี ปฏิบัติงานด้านบริหารงานทั่วไป เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติราชการของอธิการบดี เช่น งานรับ-ส่งเอกสาร งานพิมพ์เอกสาร การติดต่อนัดหมายและการประสานงานกับหน่วยงานและบุคคลภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย และการเบิกเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ สำหรับการปฏิบัติราชการของอธิการบดี

5) การจัดทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือกับหน่วยงานภายนอกในประเทศ ประสานงานและอำนวยความสะดวกในการจัดทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการ จัดกิจกรรมส่งสนับสนุนตาม MOU วิเคราะห์และแสวงหาความร่วมมือเพื่อส่งเสริมการดำเนินงานตามพันธกิจในด้านต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย

          1.2 กลุ่มพิธีการและการบริการ  มีหน้าที่ติดต่อประสานงานในการจัดงานพิธีการภายในมหาวิทยาลัย การเข้าร่วมงานพิธีการและกิจกรรมด้านศิลปวัฒนธรรม และประเพณีกับหน่วยงาน องค์กรภายนอก  และการให้บริการวัสดุอุปกรณ์ ห้องประชุม และไปรษณีย์แก่บุคลากร นักศึกษา และหน่วยงาน องค์กร ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ตลอดจนการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายในและภายนอก องค์กรและบุคคลทั่วไป ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุด  ดังนี้

1) งานพิธีการ   ติดต่อประสานงานในด้านบุคคลเข้าร่วมพิธี การจัดเตรียมสถานที่ ยานพาหนะ วัสดุอุปกรณ์สำหรับใช้ในพิธีการต่างๆ   

2) การให้บริการไปรษณีย์  บริการนำส่งจดหมาย เอกสาร และพัสดุภัณฑ์ของหน่วยงาน  บุคลากร และนักศึกษาของมหาวิทยาลัย ทางไปรษณีย์ รถไฟ รถยนต์ และเครื่องบิน  และนำส่งจดหมายและพัสดุภัณฑ์จากไปรษณีย์และจากงานประสานงาน ให้แก่หน่วยงาน บุคลากร และนักศึกษาของมหาวิทยาลัย

3) การให้บริการห้องประชุม  ให้บริการห้องประชุมแก่หน่วยงานและองค์กรทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ตั้งแต่การจองห้องประชุม การจัดห้องประชุม และวัสดุอุปกรณ์ ตลอดจนการติดต่อประสานงานการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม

 4) การให้บริการยืมวัสดุอุปกรณ์  ให้บริการยืม-คืนวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในพิธีการ วัสดุงานบ้านงานครัว และอุปกรณ์โสตทัศน์ที่มีอยู่แก่หน่วยงานภายในและภายนอก